Общие почтовые ящики для работы команд

Общий почтовый ящик, например support@ или sales@, предназначен для совместной работы команды. Несколько человек могут открыть его из своих ящиков, прочитать письма, ответить и отправить новое письмо от общего адреса. Никто не передаёт коллегам свой пароль и не входит во второй аккаунт.

Отличия от других вариантов

• Обычный ящик принадлежит одному человеку и имеет один пароль. У общего ящика несколько участников и нет общего пароля.
• Пересылка копирует входящие письма, но ответы обычно отправляются с личного адреса получателя. Из общего ящика ответ уходит с общего адреса.
• Псевдоним доставляет письма в ящик одного человека. Общий ящик является отдельным входящим ящиком, где команда работает вместе.

Создание общего ящика

Откройте Почтовые ящики, нажмите Добавить ящик и в разделе Создать напрямую выберите Общий. Задайте имя, например support, выберите участников и создайте ящик. У общего ящика нет пароля, поскольку никто не входит в него напрямую.

Чтобы превратить существующий ящик в общий, откройте его меню на странице Почтовые ящики и выберите Преобразовать в общий ящик. Прежний пароль станет недействительным. После этого участники будут открывать ящик через собственные аккаунты.

Как участники открывают ящик

Участники входят в свои аккаунты TrekMail. В веб-почте выберите командный ящик в переключателе Общие ящики. Баннер показывает, какой ящик сейчас открыт. Ответы и новые письма отправляются с общего адреса. Переключитесь обратно, чтобы вернуться к личному входящему ящику. Доступ каждого человека по-прежнему защищают его собственный пароль и двухфакторная аутентификация.

В переключателе общему ящику можно задать личную метку. Она влияет только на ваш вид списка, но не меняет имя ящика или представление у других участников.

Ответ с адреса клиента

Если почта клиента пересылается в общий ящик, участник с правом Может отвечать может добавить разрешённый адрес клиента в разделе Настройки → Адреса отправки и выбрать его в поле От. Сначала домен клиента должен быть добавлен в ваш аккаунт и отмечен как домен, входящая почта которого остаётся у текущего провайдера. Подробнее в статье Отправка с домена, который не размещён в TrekMail.

В верхней части раздела Настройки → Адреса отправки выберите, с какого адреса начинать ответ: с адреса, на который было доставлено письмо, или всегда с адреса ящика по умолчанию. Это общая настройка ящика, поэтому вся команда следует одному правилу.

Работа в почтовом приложении на компьютере или телефоне

Общие ящики также доступны в Outlook, Apple Mail, Thunderbird, приложении Gmail и других клиентах IMAP. Один раз подключите обычный ящик участника с помощью его собственного адреса и пароля. После этого общий входящий ящик появится в Shared/<shared-address>/INBOX.

Не добавляйте общий адрес как второй аккаунт и не пытайтесь войти с ним. Участники с правом Может отвечать могут выбрать общий адрес в поле От, продолжая проходить аутентификацию под своей учётной записью. Участники с правом Только чтение могут открыть папку, но не могут изменять сообщения или отправлять письма с общего адреса. При удалении участника прекращается доступ как из веб-почты, так и из почтовых приложений. Настройка и устранение неполадок описаны в статье Общий ящик в Outlook и почтовых приложениях.

Объединённый входящий ящик

Если вы состоите хотя бы в одном общем ящике, в верхней части переключателя появляется пункт Объединённые. Он собирает ваш личный входящий ящик и все доступные для чтения общие ящики в единую ленту по дате. В каждой строке указан исходный ящик. Ответы и пересылки отправляются с адреса исходного ящика.

В объединённом ящике можно искать текст по всем включённым ящикам. Для массовых действий с несколькими письмами сначала откройте отдельный ящик.

Управление доступом

Откройте экран Управление общего ящика, затем вкладку Доступ. Там перечислены все участники с доступом и можно добавить другие ящики этого аккаунта.

• Участники всегда могут читать. Обычно им также разрешено отвечать. Выберите для человека режим Только чтение, если он должен следить за ящиком без отправки писем.
• Удаление участника применяется сразу.
• В общем ящике должен оставаться хотя бы один участник. Добавьте другого перед удалением последнего или удалите сам ящик, если он больше не нужен команде.
• Если участников не осталось из-за удаления ящика одного из них, на странице Почтовые ящики появится метка Нет участников, чтобы вы могли восстановить доступ.

Общего пароля нет намеренно

В общий ящик нельзя войти напрямую через веб-почту, IMAP или SMTP. Нет общих учётных данных, которые могут попасть к посторонним, требуют регулярной смены или остаются известны ушедшему сотруднику. Для делегированного доступа из почтового приложения каждый участник использует собственные данные входа. Чтобы отозвать доступ у сотрудника, удалите его на вкладке Доступ.

Если позже понадобится личный ящик, на вкладке Доступ есть действие Преобразовать в обычный ящик. Оно удаляет участников и позволяет задать новый пароль для прямого входа.

Тарифы и ограничения

• Общие ящики доступны начиная со Starter: 5 на домен в Starter, 15 в Pro и 30 в Agency.
• Общий ящик также учитывается в обычном лимите ящиков домена и расходует место из его пула хранилища.
• Обычные ящики участников могут находиться на любом домене того же аккаунта.

API и MCP

Управлять общими ящиками можно через публичный API и MCP: создавать их, преобразовывать существующие ящики, получать список участников или менять его, а также получать настройку почтового клиента для участника. Для запроса настройки клиента используйте идентификатор ящика участника. Ни один интерфейс не возвращает пароль от ящика. Инструкции по аутентификации и составлению запросов приведены в статье Обзор API.