Общие почтовые ящики для работы команд

Общий ящик это адрес команды, например support@ или sales@, со своими входящими. Доступ зависит от прав каждого человека. Все входят в собственный ящик, без общего пароля.

Отличия от других вариантов

• Обычный ящик принадлежит одному человеку и имеет один пароль. У общего ящика несколько участников и нет общего пароля.
• Пересылка копирует входящие письма, но ответы обычно отправляются с личного адреса получателя. Из общего ящика ответ уходит с общего адреса.
• Псевдоним доставляет письма в ящик одного человека. Общий ящик является отдельным входящим ящиком, где команда работает вместе.

Создание общего ящика

1. Откройте Почтовые ящики и выберите Добавить ящик.
2. В разделе Создать напрямую выберите Общий и введите имя, например support.
3. Выберите участников и нажмите Создать общий ящик.

Чтобы использовать существующий ящик:

1. На странице Почтовые ящики откройте меню существующего ящика и выберите Преобразовать в общий ящик.
2. Выберите участников и подтвердите. Прежний пароль перестанет работать, а все пароли приложений будут отозваны.
3. Участники используют собственные данные для входа.

Как участники открывают ящик

С правом Чтение после входа в свой ящик можно открыть входящие команды в переключателе Общие ящики. Для отправки и ответов из него также нужно право Отправка от имени. Ваш пароль и двухфакторная аутентификация защищают доступ.

В переключателе общему ящику можно задать личную метку. Она влияет только на ваш вид списка, но не меняет имя ящика или представление у других участников.

Ответ с адреса клиента

Если почта клиента пересылается в общий ящик, участник с правами Чтение + Отправка от имени может добавить разрешённый адрес клиента в разделе Настройки, Адреса отправки и выбрать его в поле От. Сначала домен клиента должен быть добавлен в ваш аккаунт и отмечен как домен, входящая почта которого остаётся у текущего провайдера. Подробнее в статье Отправка с домена, который не размещён в TrekMail.

В верхней части раздела Настройки, Адреса отправки выберите, с какого адреса начинать ответ: с адреса, на который было доставлено письмо, или всегда с адреса ящика по умолчанию. Это общая настройка ящика, поэтому вся команда следует одному правилу.

Работа в почтовом приложении на компьютере или телефоне

С правом Чтение подключите свой ящик к Outlook, Apple Mail, Thunderbird или другому IMAP-приложению со своим адресом и паролем приложения. Откройте входящие команды в Shared/<shared-address>/INBOX. Никогда не входите с общим адресом.

Не добавляйте общий адрес как второй аккаунт и не пытайтесь войти с ним. Участники с правами Чтение + Отправка от имени могут выбрать общий адрес в поле От, продолжая проходить аутентификацию под своей учётной записью. Участники с правом Только чтение могут открыть папку, но не могут изменять сообщения или отправлять письма с общего адреса. При удалении участника прекращается доступ как из веб-почты, так и из почтовых приложений. Настройка и устранение неполадок описаны в статье Общий ящик в Outlook и почтовых приложениях.

Объединённый входящий ящик

С правом Чтение общие входящие входят в объединённый ящик. Он собирает ваш личный входящий ящик и все доступные для чтения общие ящики в единую ленту по дате. В каждой строке указан исходный ящик. Ответы и пересылки отправляются с адреса исходного ящика.

В объединённом ящике можно искать текст по всем включённым ящикам. Здесь можно выбрать флажками письма из разных ящиков и одним действием архивировать, удалить, отметить как прочитанные или непрочитанные либо пожаловаться на спам. В ящике, где у вас есть только право Чтение, архивирование, удаление и жалоба на спам отклоняются (отметить письма как прочитанные или непрочитанные по-прежнему можно), а уведомление показывает, сколько писем изменено. После поиска в режиме Только входящие ссылка Выбрать все N писем во всех ящиках, найденных по этому поиску охватывает все совпадения во всех ящиках с теми же правами. Чтобы переместить несколько писем в папку за один раз или выбрать все письма папки без поиска, сначала откройте отдельный ящик.

Управление доступом

Откройте экран Управление общего ящика, затем вкладку Доступ. Там перечислены все участники с доступом и можно добавить другие ящики этого аккаунта.

• Чтение открывает общие входящие. Отправка от имени разрешает отправку от общего адреса. Новые участники получают оба права. Для чтения без отправки оставьте Чтение и выключите право Отправка от имени.
• Удаление действует сразу.
• Хотя бы у одного человека должно остаться Чтение для ответов клиентов. Дайте право Чтение другому перед удалением последнего читателя.
• Если после удаления ящика участника никто не может читать, добавьте читателя на вкладке Доступ.

Общего пароля нет намеренно

В общий ящик нельзя войти напрямую через веб-почту, IMAP или SMTP. Нет общих учётных данных, которые могут попасть к посторонним, требуют регулярной смены или остаются известны ушедшему сотруднику. Для делегированного доступа из почтового приложения каждый участник использует собственные данные входа. Чтобы отозвать доступ у сотрудника, удалите его на вкладке Доступ.

Чтобы снова сделать ящик личным:

1. На вкладке Доступ выберите Преобразовать в обычный.
2. Задайте новый пароль для веб-почты и подтвердите. Все участники потеряют доступ. Письма, псевдонимы и место для хранения сохранятся.
3. После преобразования создайте пароли приложений для телефонов и почтовых программ на вкладке Безопасность.

Тарифы и ограничения

• Общие ящики доступны начиная со Starter: 5 на домен в Starter, 15 в Pro и 30 в Agency.
• Общий ящик также учитывается в обычном лимите ящиков домена и расходует место из его пула хранилища.
• Обычные ящики участников могут находиться на любом домене того же аккаунта.

API и MCP

Управлять общими ящиками можно через публичный API и MCP: создавать их, преобразовывать существующие ящики, получать список участников или менять его, а также получать настройку почтового клиента для участника. Для запроса настройки клиента используйте идентификатор ящика участника. Ни один интерфейс не возвращает пароль от ящика. Инструкции по аутентификации и составлению запросов приведены в статье Обзор API.

Для отправки из общего ящика через Message API или MCP участнику нужны Чтение и Отправка от имени. Используйте его токен с shared_mailbox_id. Токен самого общего ящика может читать, но не отправлять. Подробнее: Адреса отправки через API и MCP.