أمثلة ووصفات شائعة لعوامل تصفية البريد

تؤتمت العوامل معالجة البريد الوارد. تضبط القاعدة مرة واحدة، ثم يتولى الخادم التصنيف وإعادة التوجيه والتمييز على مدار الساعة.

هذه وصفات جاهزة لمشكلات عمل حقيقية، ويمكن إعدادها كلها عبر أداة TrekMail المرئية من دون كتابة كود.

إن لم تنشئ عاملاً من قبل، اقرأ إنشاء عوامل التصفية وإدارتها أولاً.

طريقة قراءة الوصفات

تتضمن كل وصفة:

• الحالة: المشكلة المراد حلها.
• الشرط: ما يبحث عنه العامل، أي جزء «إذا»، ويشمل الحقل والمعامل والقيمة.
• الإجراء: ما يحدث عند التطابق، أي جزء «عندئذ».
• نصائح: معلومات مفيدة.

للإعداد، افتح صناديق البريد واختر إدارة ثم عوامل التصفية وانقر على إضافة عامل تصفية.

1. إعادة توجيه الفواتير إلى المحاسب

الحالة: يحتاج المحاسب إلى فواتير الموردين من دون إعادة توجيهها يدوياً.

• الشرط: الموضوع، يحتوي على، invoice
• الإجراء: إعادة توجيه نسخة إلى، accountant@yourcompany.com
• إيقاف المعالجة: نعم

نصائح: استخدم «إعادة توجيه نسخة» للاحتفاظ بالأصل، وأوقف المعالجة لمنع العوامل التالية. إذا ظهرت «invoice» في بريد آخر، أضف من يحتوي على billing.

2. تصنيف النشرات في مجلد

الحالة: تملأ النشرات صندوق الوارد لكنك تريد قراءتها لاحقاً.

• الشرط: من، يحتوي على، newsletter
• الإجراء: نقل إلى مجلد، Newsletters

نصائح: من العناوين الشائعة newsletter@... وnoreply@.... إن لم يكن العنوان مميزاً، اختر رأس مخصص وأدخل List-Unsubscribe واستخدم موجود. يمكن الفصل بين Newsletters/Marketing وNewsletters/Industry.

3. تمييز بريد أهم عميل

الحالة: يجب ألا تضيع رسائل عميل معين وأن تبرز في الوارد.

• الشرط: من، يحتوي على، @bigclient.com
• الإجراء: تمييز بعلامة

نصائح: تعرض معظم التطبيقات نجمة أو علماً. تبقى الرسالة في الوارد ويمكن جمع الإجراء مع «نقل إلى مجلد».

4. حذف رسائل مزعج معروف

الحالة: يرسل شخص بريداً غير مرغوب فيه يتجاوز مرشح البريد المزعج.

• الشرط: من، يساوي تماماً، spam@annoyingcompany.com
• الإجراء: تجاهل بصمت

نصائح: بخلاف «رفض»، لا يرسل هذا الإجراء رداً ولا يكشف أن العنوان نشط. لا يمكن استعادة الرسالة. يمنع «يساوي تماماً» إصابة عناوين شرعية متشابهة.

5. إرسال بريد العملاء إلى صندوق مشترك

الحالة: تستخدم الوكالة صناديق شخصية، لكنها تريد نسخة من كل محادثة في صندوق الفريق.

• الشرط: من، يحتوي على، @clientdomain.com
• الإجراء: إعادة توجيه نسخة إلى، team@youragency.com

نصائح: أنشئ عاملاً لكل نطاق عميل لتشغيله مستقلاً. يبقى الأصل في صندوقك ويحصل الفريق على نسخة.

6. نقل المرفقات الكبيرة إلى مجلد منفصل

الحالة: تبطئ المرفقات الكبيرة المزامنة على الهاتف وتفضل معالجتها على الكمبيوتر.

• الشرط: الحجم، أكبر من، 5000 KB
• الإجراء: نقل إلى مجلد، Large Attachments

نصائح: تساوي 5000 KB نحو 5 MB. عدل الرقم كما يلزم. يناسب ملفات التصميم والفيديو وتصدير قواعد البيانات لمراجعتها لاحقاً في Large Attachments.

7. رفض عروض البيع غير المطلوبة بأدب

الحالة: تريد إرسال رفض مهني تلقائياً للتواصل التجاري البارد.

• الشرط: الموضوع، يحتوي على، partnership opportunity
• الإجراء: رفض مع رسالة، Thank you for reaching out. This mailbox does not accept unsolicited proposals. Please visit our website for the appropriate contact channels.

نصائح: يعيد «رفض» نصك إلى المرسل وقد يقلل التكرار. استخدمه فقط للأنماط غير المرغوبة المؤكدة، لأن الشرط الواسع قد يرفض بريداً سليماً.

8. إرسال الموضوع الذي يحوي «urgent» إلى الهاتف

الحالة: تفحص عنواناً ثانوياً على هاتفك أكثر وتريد وصول العاجل إليه فوراً.

• الشرط: الموضوع، يحتوي على، urgent
• الإجراء: إعادة توجيه نسخة إلى، yourname@gmail.com

نصائح: أضف ASAP أو time-sensitive أيضاً. اختر «أي شرط» وأضف شرطاً لكل كلمة. يبقى الأصل في TrekMail.

9. حفظ إشعارات الخدمات التلقائية

الحالة: ترسل GitHub وStripe وTrello وأدوات المراقبة إشعارات كثيرة مفيدة لكنها مزعجة.

• الشرط: من، يحتوي على، notifications@github.com
• الإجراء: نقل إلى مجلد، Notifications/GitHub

نصائح: استخدم عاملاً لكل خدمة مع Notifications/GitHub وNotifications/Stripe وNotifications/Trello وهكذا. راجعها دفعة واحدة مرة أو مرتين يومياً.

10. جمع الشروط: إعادة التوجيه والتمييز والحفظ

الحالة: عند وصول اقتراح من أكبر عميل، تريد إرساله إلى شريكك وتمييزه وحفظه في مجلد العميل.

• نوع المطابقة: كل الشروط (AND)
• الشرط 1: من، يحتوي على، @bigclient.com
• الشرط 2: الموضوع، يحتوي على، proposal
• الإجراء 1: إعادة توجيه نسخة إلى، partner@youragency.com
• الإجراء 2: تمييز بعلامة
• الإجراء 3: نقل إلى مجلد، Clients/BigClient

نصائح: يجب أن تتطابق كل الشروط. تنفذ الإجراءات المتعددة معاً ولا يهم ترتيبها.

11. استخدام «أي شرط» لعدة مرسلين

الحالة: تريد حفظ بريد ثلاثة مستقلين في مجلد مشروع واحد.

• نوع المطابقة: أي شرط (OR)
• الشرط 1: من، يحتوي على، alice@freelancer.com
• الشرط 2: من، يحتوي على، bob@designer.net
• الشرط 3: من، يحتوي على، carol@writer.io
• الإجراء: نقل إلى مجلد، Projects/Website Redesign

نصائح: يكفي تطابق شرط واحد. تجمع المرسلين في قاعدة واحدة يسهل تعطيلها أو حذفها عند انتهاء المشروع.

12. وضع عامل شامل كحل أخير

الحالة: تريد إرسال كل ما لم تلتقطه العوامل الأخرى إلى مجلد «للمراجعة»، ليبقى في الوارد ما اخترته فقط.

• الشرط: من، يحتوي على، @ (يطابق كل بريد)
• الإجراء: نقل إلى مجلد، To Review

نصائح: ضعه أخيراً. تعمل العوامل من الأعلى، ويمنع التطابق مع إيقاف المعالجة تشغيل ما يليه. اختبره أولاً على صندوق غير مهم.

نصائح عامة للعمل مع العوامل

• الترتيب مهم. ضع العوامل الأهم والأدق في الأعلى.
• استخدم «إيقاف المعالجة» عن قصد. يمنع العوامل الأدنى من فحص الرسالة، ويفيد عند إعادة التوجيه من دون حفظ آخر.
• اختبر برسالة حقيقية. أرسل لنفسك بريداً مطابقاً وتحقق من النتيجة.
• راجع العوامل دورياً. عطل أو احذف قواعد المشروعات المنتهية والعملاء السابقين.
• لا تطبق العوامل على البريد المزعج. يلتقطه الخادم أولاً. أبلغ عنه كي يتعلم النظام.