よく使うメールフィルターの設定例と活用方法

フィルターを使うと、受信メールの分類、転送、強調を自動化できます。一度ルールを作れば、サーバーが常時処理します。

ここでは業務でよくある問題を解決する設定例を紹介します。TrekMailの画面から設定でき、コードは不要です。

初めて作成する場合は、先にフィルターの作成と管理をご覧ください。

設定例の見方

各例には次の情報があります。

• 状況：解決する問題。
• 条件：検索する内容。「もし」に当たるフィールド、演算子、値。
• 処理：一致時に行う「その場合」の動作。
• ヒント：知っておきたい補足。

設定するには、メールボックスで管理を選び、フィルターを開いてフィルターを追加をクリックします。

1. 請求書を会計担当者へ転送する

**状況：**複数の取引先から届く請求書を手動操作なしで会計担当者と共有したい。

• **条件：**件名、含む、invoice
• **処理：**コピーを転送、accountant@yourcompany.com
• **処理を停止：**はい

**ヒント：**原本を残すため「リダイレクト」ではなく「コピーを転送」を使います。後続ルールを止め、無関係なメールも該当するなら差出人に billing を含む条件を追加します。

2. ニュースレターをフォルダーへ分ける

**状況：**受信トレイを埋める業界ニュースを後で読みたい。

• **条件：**差出人、含む、newsletter
• **処理：**フォルダーへ移動、Newsletters

ヒント：よくあるアドレスは newsletter@... と noreply@... です。判別できない場合はカスタムヘッダーに List-Unsubscribe を指定し、存在するを選びます。Newsletters/Marketing と Newsletters/Industry に分ける方法もあります。

3. 最重要顧客のメールを強調する

**状況：**特定顧客のメールを埋もれさせず、受信トレイで目立たせたい。

• **条件：**差出人、含む、@bigclient.com
• **処理：**フラグを付ける

**ヒント：**多くのメールアプリで星や旗が表示されます。メールは受信トレイに残ります。「フォルダーへ移動」との併用も可能です。

4. 既知の迷惑な差出人を削除する

**状況：**迷惑メール判定を通過する不要なメールが同じ相手から届く。

• **条件：**差出人、完全一致、spam@annoyingcompany.com
• **処理：**通知せず破棄

ヒント：「拒否」と違い、相手へ通知せずアドレスの利用も知られません。削除後は復元できません。「完全一致」なら似た文字を含む正当なアドレスを誤検出しません。

5. 顧客メールをチーム共有受信箱へ転送する

**状況：**個人メールボックスで対応しながら、顧客との全会話をチームでも共有したい。

• **条件：**差出人、含む、@clientdomain.com
• **処理：**コピーを転送、team@youragency.com

**ヒント：**顧客ドメインごとに作成すれば個別に切り替えられます。原本は個人の受信箱に残り、チームにコピーが届きます。

6. 大きな添付ファイルを別フォルダーへ移動する

**状況：**特にモバイルで同期を遅くする大容量添付を、パソコンで後から処理したい。

• **条件：**サイズ、より大きい、5000 KB
• **処理：**フォルダーへ移動、Large Attachments

**ヒント：**5000 KBは約5 MBです。必要に応じて調整してください。デザイン、動画、データベース出力をLarge Attachmentsで後から確認できます。

7. 不要な営業提案を丁寧に拒否する

**状況：**一方的な営業メールへ専門的な断りを自動返信したい。

• **条件：**件名、含む、partnership opportunity
• **処理：**メッセージ付きで拒否、Thank you for reaching out. This mailbox does not accept unsolicited proposals. Please visit our website for the appropriate contact channels.

ヒント：「拒否」は文章を返送し、再送を減らせます。範囲が広すぎると正当なメールも拒否するため、確実に不要なパターンだけに使います。

8. 件名に「urgent」があるメールをスマートフォンへ転送する

**状況：**スマートフォンで頻繁に確認する別アドレスへ緊急メールをすぐ送りたい。

• **条件：**件名、含む、urgent
• **処理：**コピーを転送、yourname@gmail.com

ヒント：ASAP や time-sensitive も使えます。「いずれかの条件」を選び、単語ごとに条件を追加します。原本はTrekMailに残ります。

9. サービスの自動通知を整理する

**状況：**GitHub、Stripe、Trello、監視ツールから有用だが多すぎる通知が届く。

• **条件：**差出人、含む、notifications@github.com
• **処理：**フォルダーへ移動、Notifications/GitHub

**ヒント：**サービス別に Notifications/GitHub、Notifications/Stripe、Notifications/Trello などへ保存します。1日に1、2回まとめて確認できます。

10. 条件を組み合わせて転送、強調、保存する

**状況：**最重要顧客から提案メールが届いたら、パートナーへ転送し、フラグを付け、顧客フォルダーへ保存したい。

• **一致方法：**すべての条件 (AND)
• **条件 1：**差出人、含む、@bigclient.com
• **条件 2：**件名、含む、proposal
• **処理 1：**コピーを転送、partner@youragency.com
• **処理 2：**フラグを付ける
• **処理 3：**フォルダーへ移動、Clients/BigClient

ヒント：「すべての条件」では全項目の一致が必要です。複数の処理は一緒に実行され、順序は結果に影響しません。

11. 「いずれかの条件」で複数の差出人をまとめる

**状況：**3人のフリーランサーから届くメールを同じプロジェクトフォルダーへ保存したい。

• **一致方法：**いずれかの条件 (OR)
• **条件 1：**差出人、含む、alice@freelancer.com
• **条件 2：**差出人、含む、bob@designer.net
• **条件 3：**差出人、含む、carol@writer.io
• **処理：**フォルダーへ移動、Projects/Website Redesign

**ヒント：**1条件の一致で動作します。複数の差出人を1ルールにまとめれば、プロジェクト終了時の無効化や削除も簡単です。

12. 最後に全メール対象の予備フィルターを置く

**状況：**他のルールに該当しないメールを「要確認」に入れ、自分で選んだものだけ受信トレイへ置きたい。

• **条件：**差出人、含む、@（すべてのメールに一致）
• **処理：**フォルダーへ移動、To Review

**ヒント：**必ず最後に置きます。上から処理され、処理を停止した一致ルールは後続を止めます。重要でないメールボックスで先に試してください。

フィルター利用の一般的なヒント

• **順序が重要です。**重要で対象が限定されたルールほど上に置きます。
• **「処理を停止」は意図して使います。**下位ルールの評価を止め、他へ保存したくない転送などに役立ちます。
• **実際のメールで試します。**条件に合うテストメールを送り、結果を確認します。
• **定期的に見直します。**終了した案件や以前の顧客に関する古いルールは無効化または削除します。
• **迷惑メールには適用されません。**サーバーが先に検出します。迷惑メールとして報告し、判定を学習させてください。