Esempi e ricette comuni per i filtri email

I filtri automatizzano la gestione dei messaggi in arrivo. Invece di ordinare, inoltrare e contrassegnare email ogni mattina, imposti una regola una volta e il server se ne occupa sempre.

Queste ricette pronte all’uso risolvono problemi aziendali concreti e si configurano nell’editor visuale di TrekMail, senza codice.

Se non hai mai creato un filtro, leggi prima Creare e gestire i filtri.

Come leggere le ricette

Ogni ricetta indica:

• Situazione: il problema da risolvere.
• Condizione: cosa cerca il filtro, la parte “se”, con campo, operatore e valore.
• Azione: cosa accade in caso di corrispondenza, la parte “allora”.
• Consigli: informazioni utili.

Per configurarle, apri Caselle email, scegli Gestisci, apri Filtri e fai clic su Aggiungi filtro.

1. Inoltrare le fatture al commercialista

Situazione: il commercialista deve ricevere le fatture di vari fornitori senza inoltri manuali.

• Condizione: Oggetto, contiene, invoice
• Azione: Inoltra una copia a, accountant@yourcompany.com
• Interrompi elaborazione: Sì

Consigli: usa “Inoltra una copia” invece di “Reindirizza” per conservare l’originale. Interrompi l’elaborazione per evitare filtri successivi. Se “invoice” compare altrove, aggiungi Da contiene billing.

2. Ordinare le newsletter in una cartella

Situazione: le newsletter affollano la posta in arrivo, ma vuoi leggerle più tardi.

• Condizione: Da, contiene, newsletter
• Azione: Sposta nella cartella, Newsletters

Consigli: spesso arrivano da newsletter@... o noreply@.... Se l’indirizzo non basta, scegli Intestazione personalizzata, inserisci List-Unsubscribe e usa esiste. Puoi separare i mittenti in Newsletters/Marketing e Newsletters/Industry.

3. Contrassegnare le email del cliente più importante

Situazione: i messaggi di un cliente non devono mai passare inosservati.

• Condizione: Da, contiene, @bigclient.com
• Azione: Contrassegna

Consigli: la maggior parte dei client mostra una stella o bandierina. Il messaggio resta nella posta in arrivo, ma risalta. Puoi aggiungere anche “Sposta nella cartella”.

4. Eliminare i messaggi di uno spammer noto

Situazione: un mittente continua a inviare posta indesiderata che sfugge all’antispam.

• Condizione: Da, è esattamente, spam@annoyingcompany.com
• Azione: Elimina senza avvisare

Consigli: diversamente da “Rifiuta”, questa azione non risponde e non conferma che l’indirizzo è attivo. L’eliminazione è definitiva. Usa “è esattamente” per non colpire indirizzi legittimi con testo simile.

5. Inoltrare tutte le email cliente a una casella condivisa

Situazione: l’agenzia usa caselle personali, ma vuole una copia di ogni conversazione nella casella del team.

• Condizione: Da, contiene, @clientdomain.com
• Azione: Inoltra una copia a, team@youragency.com

Consigli: crea un filtro per dominio, così puoi attivare ogni inoltro separatamente. L’originale resta nella casella personale e il team riceve la copia.

6. Spostare gli allegati grandi in una cartella separata

Situazione: gli allegati pesanti rallentano la sincronizzazione, soprattutto sul telefono, e vuoi gestirli dal computer.

• Condizione: Dimensione, è superiore a, 5000 KB
• Azione: Sposta nella cartella, Large Attachments

Consigli: 5000 KB equivalgono a circa 5 MB. Adatta il valore. È utile per file grafici, video o esportazioni di database da consultare poi in Large Attachments.

7. Rifiutare cortesemente le proposte commerciali indesiderate

Situazione: vuoi rispondere automaticamente alle offerte a freddo con un rifiuto professionale.

• Condizione: Oggetto, contiene, partnership opportunity
• Azione: Rifiuta con messaggio, Thank you for reaching out. This mailbox does not accept unsolicited proposals. Please visit our website for the appropriate contact channels.

Consigli: “Rifiuta” restituisce il testo al mittente e può ridurre i nuovi tentativi. Usalo solo per schemi certamente indesiderati, perché una condizione troppo ampia può respingere messaggi legittimi.

8. Inoltrare al telefono gli oggetti con “urgent”

Situazione: controlli più spesso un indirizzo secondario sul telefono e vuoi ricevere lì le urgenze.

• Condizione: Oggetto, contiene, urgent
• Azione: Inoltra una copia a, yourname@gmail.com

Consigli: puoi usare anche ASAP e time-sensitive. Seleziona “Una condizione qualsiasi” e aggiungi un termine per condizione. L’originale rimane in TrekMail.

9. Archiviare le notifiche automatiche dei servizi

Situazione: GitHub, Stripe, Trello e gli strumenti di monitoraggio inviano molti avvisi utili ma invadenti.

• Condizione: Da, contiene, notifications@github.com
• Azione: Sposta nella cartella, Notifications/GitHub

Consigli: crea un filtro per servizio usando Notifications/GitHub, Notifications/Stripe, Notifications/Trello e così via. La posta resta pulita e puoi controllare gli avvisi insieme una o due volte al giorno.

10. Combinare condizioni: inoltrare, contrassegnare e archiviare

Situazione: quando il cliente principale scrive di una proposta, vuoi inoltrare il messaggio al socio, contrassegnarlo e archiviarlo automaticamente.

• Tipo di corrispondenza: Tutte le condizioni (AND)
• Condizione 1: Da, contiene, @bigclient.com
• Condizione 2: Oggetto, contiene, proposal
• Azione 1: Inoltra una copia a, partner@youragency.com
• Azione 2: Contrassegna
• Azione 3: Sposta nella cartella, Clients/BigClient

Consigli: con “Tutte le condizioni” devono corrispondere tutte. Puoi aggiungere al filtro le azioni necessarie: vengono eseguite insieme e il loro ordine non conta.

11. Usare “Una condizione qualsiasi” per più mittenti

Situazione: lavori con tre freelance e vuoi archiviare tutti i loro messaggi nella stessa cartella di progetto.

• Tipo di corrispondenza: Una condizione qualsiasi (OR)
• Condizione 1: Da, contiene, alice@freelancer.com
• Condizione 2: Da, contiene, bob@designer.net
• Condizione 3: Da, contiene, carol@writer.io
• Azione: Sposta nella cartella, Projects/Website Redesign

Consigli: basta una condizione per attivare il filtro. Puoi raggruppare mittenti o parole chiave in una regola sola e disattivarla o eliminarla al termine del progetto.

12. Impostare un filtro generale come ultima risorsa

Situazione: ogni messaggio ignorato dagli altri filtri deve finire nella cartella “Da esaminare”, lasciando nella posta solo ciò che scegli tu.

• Condizione: Da, contiene, @ (corrisponde a tutte le email)
• Azione: Sposta nella cartella, To Review

Consigli: metti questo filtro per ultimo. L’elaborazione va dall’alto in basso e un filtro con Interrompi elaborazione blocca quelli successivi. Prova prima con una casella non essenziale.

Consigli generali sui filtri

• L’ordine conta. Metti in alto i filtri più importanti e specifici.
• Usa “Interrompi elaborazione” consapevolmente. Impedisce ai filtri inferiori di valutare il messaggio, utile negli inoltri che non devono anche archiviarlo altrove.
• Prova con un’email reale. Invia un messaggio che soddisfa le condizioni e verifica il risultato.
• Controlla periodicamente i filtri. Disattiva o elimina le vecchie regole di progetti conclusi e clienti passati.
• I filtri non si applicano allo spam. Il server intercetta lo spam prima. Segnalalo come tale affinché il server impari.