Exemplos e receitas comuns de filtros de e-mail

Os filtros automatizam o tratamento das mensagens recebidas. Em vez de organizar, encaminhar e sinalizar e-mails toda manhã, você configura uma regra uma vez e o servidor cuida dela a qualquer hora.

Este artigo reúne receitas prontas para problemas reais do dia a dia das empresas. Todas podem ser configuradas no criador visual do TrekMail, sem código.

Se nunca criou um filtro, leia primeiro Como criar e gerenciar filtros.

Como ler estas receitas

Cada receita informa:

• Situação: o problema a resolver.
• Condição: o que o filtro procura, a parte “se”, com campo, operador e valor.
• Ação: o que acontece quando há correspondência, a parte “então”.
• Dicas: informações úteis.

Para configurar, abra Caixas postais, escolha Gerenciar, entre em Filtros e clique em Adicionar filtro.

1. Encaminhar faturas ao contador

Situação: seu contador precisa receber faturas de vários fornecedores sem encaminhamento manual.

• Condição: Assunto, contém, invoice
• Ação: Encaminhar uma cópia para, accountant@yourcompany.com
• Interromper processamento: Sim

Dicas: use “Encaminhar uma cópia” em vez de “Redirecionar” para manter o original. Ative “Interromper processamento” para evitar filtros posteriores. Se “invoice” surgir em mensagens sem relação, acrescente De contém billing.

2. Organizar boletins em uma pasta

Situação: boletins do setor lotam a caixa de entrada, mas você quer lê-los mais tarde.

• Condição: De, contém, newsletter
• Ação: Mover para pasta, Newsletters

Dicas: muitos chegam de newsletter@... ou noreply@.... Se o endereço não for distintivo, escolha Cabeçalho personalizado, informe List-Unsubscribe e use existe. Você também pode separar remetentes em Newsletters/Marketing e Newsletters/Industry.

3. Sinalizar e-mails do cliente mais importante

Situação: as mensagens de um cliente nunca podem ficar escondidas e devem se destacar.

• Condição: De, contém, @bigclient.com
• Ação: Marcar com sinalizador

Dicas: a maioria dos aplicativos mostra uma estrela ou bandeira. A mensagem continua na caixa de entrada, apenas destacada. Também é possível combinar com “Mover para pasta”.

4. Descartar mensagens de um spammer conhecido

Situação: um remetente insiste em enviar lixo que passa pelo filtro de spam.

• Condição: De, é exatamente, spam@annoyingcompany.com
• Ação: Descartar silenciosamente

Dicas: ao contrário de “Rejeitar”, o descarte não avisa o remetente nem confirma que o endereço está ativo. A exclusão é definitiva. Use “é exatamente”, não “contém”, para não atingir endereços legítimos com texto parecido.

5. Encaminhar mensagens de clientes para uma caixa compartilhada

Situação: a agência usa caixas pessoais, mas precisa copiar todas as conversas de clientes para a caixa da equipe.

• Condição: De, contém, @clientdomain.com
• Ação: Encaminhar uma cópia para, team@youragency.com

Dicas: crie um filtro por domínio de cliente. Assim, cada encaminhamento pode ser ativado separadamente. O original fica com você e a equipe recebe uma cópia.

6. Mover anexos grandes para outra pasta

Situação: anexos grandes deixam a sincronização lenta, especialmente no celular, e você prefere tratá-los no computador.

• Condição: Tamanho, é maior que, 5000 KB
• Ação: Mover para pasta, Large Attachments

Dicas: 5000 KB são cerca de 5 MB. Ajuste o valor conforme necessário. É útil para arquivos de design, vídeos e exportações de bancos de dados, que podem ser vistos depois na pasta Large Attachments.

7. Rejeitar ofertas comerciais não solicitadas com educação

Situação: você recebe prospecção fria e quer responder automaticamente com uma recusa profissional.

• Condição: Assunto, contém, partnership opportunity
• Ação: Rejeitar com mensagem, Thank you for reaching out. This mailbox does not accept unsolicited proposals. Please visit our website for the appropriate contact channels.

Dicas: “Rejeitar” devolve seu texto ao remetente e pode reduzir novas tentativas. Use apenas para padrões certamente indesejados, pois uma condição ampla demais pode recusar mensagens legítimas.

8. Encaminhar ao celular assuntos com “urgent”

Situação: você consulta com mais frequência um endereço secundário no celular e quer receber nele as urgências imediatamente.

• Condição: Assunto, contém, urgent
• Ação: Encaminhar uma cópia para, yourname@gmail.com

Dicas: este alerta simples também pode usar ASAP e time-sensitive. Escolha “Qualquer condição” e crie uma condição para cada termo. O original permanece no TrekMail.

9. Arquivar notificações automáticas de serviços

Situação: GitHub, Stripe, Trello e ferramentas de monitoramento enviam muitos avisos úteis, mas barulhentos.

• Condição: De, contém, notifications@github.com
• Ação: Mover para pasta, Notifications/GitHub

Dicas: use um filtro por serviço com Notifications/GitHub, Notifications/Stripe, Notifications/Trello e assim por diante. A caixa fica limpa e você revisa os avisos em lote uma ou duas vezes ao dia.

10. Combinar condições: encaminhar, sinalizar e arquivar

Situação: quando o maior cliente escreve sobre uma proposta, a mensagem deve ir ao seu sócio, ser sinalizada e arquivada na pasta do cliente.

• Tipo de correspondência: Todas as condições (AND)
• Condição 1: De, contém, @bigclient.com
• Condição 2: Assunto, contém, proposal
• Ação 1: Encaminhar uma cópia para, partner@youragency.com
• Ação 2: Marcar com sinalizador
• Ação 3: Mover para pasta, Clients/BigClient

Dicas: em “Todas as condições”, todas precisam corresponder, permitindo regras precisas. Inclua quantas ações precisar no mesmo filtro. Elas são executadas juntas e sua ordem não importa.

11. Usar “Qualquer condição” para vários remetentes

Situação: você trabalha com três freelancers e quer guardar todas as mensagens na mesma pasta de projeto.

• Tipo de correspondência: Qualquer condição (OR)
• Condição 1: De, contém, alice@freelancer.com
• Condição 2: De, contém, bob@designer.net
• Condição 3: De, contém, carol@writer.io
• Ação: Mover para pasta, Projects/Website Redesign

Dicas: uma única condição correspondente aciona o filtro. É uma maneira simples de agrupar remetentes ou palavras-chave. Ao terminar o projeto, basta desativar ou excluir uma regra.

12. Criar um filtro geral como último recurso

Situação: toda mensagem ignorada pelos outros filtros deve ir para a pasta “Para revisar”, deixando na caixa apenas o que você decidiu manter ali.

• Condição: De, contém, @ (corresponde a todos os e-mails)
• Ação: Mover para pasta, To Review

Dicas: coloque este filtro por último. O processamento ocorre de cima para baixo, e uma correspondência com Interromper processamento impede os filtros seguintes. Teste essa organização primeiro em uma caixa postal não crítica.

Dicas gerais para trabalhar com filtros

• A ordem importa. Coloque os filtros mais importantes e específicos no alto.
• Use “Interromper processamento” conscientemente. A opção impede filtros abaixo de examinar a mensagem, algo útil em encaminhamentos que não devem arquivá-la em outro lugar.
• Teste com um e-mail real. Envie uma mensagem que corresponda às condições e confira o resultado.
• Revise seus filtros periodicamente. Desative ou exclua regras antigas de projetos encerrados e clientes anteriores.
• Filtros não se aplicam ao spam. O servidor captura spam antes deles. Denuncie a mensagem como spam para que o servidor aprenda.