常用邮件筛选规则示例与实用方案

筛选规则可自动处理新邮件。您只需设置一次，服务器便会全天候完成分类、转发和标记。

本文提供可直接使用的工作方案，均可通过TrekMail可视化工具设置，无需编程。

如果从未创建过规则，请先阅读创建和管理筛选规则。

如何阅读这些方案

每个方案包括：

• 场景：要解决的问题。
• 条件：规则查找的内容，即“如果”部分，包括字段、运算符和值。
• 操作：匹配后执行的动作，即“那么”部分。
• 提示：需要了解的实用信息。

设置时，请打开邮箱，选择管理，进入筛选规则，然后点击添加规则。

1. 将账单转发给会计

**场景：**会计需要收到不同供应商的账单，而您不想逐封转发。

• **条件：**主题，包含，invoice
• **操作：**将副本转发至，accountant@yourcompany.com
• **停止处理：**是

**提示：**选择“转发副本”而非“重定向”，即可保留原件。停止处理可避免后续规则再次处理。如果无关邮件也有“invoice”，可增加条件：发件人包含 billing。

2. 将新闻简报放入文件夹

**场景：**行业简报挤满收件箱，但您想稍后阅读。

• **条件：**发件人，包含，newsletter
• **操作：**移至文件夹，Newsletters

提示：常见地址有 newsletter@... 和 noreply@...。如果地址不明显，请选择自定义邮件头，输入 List-Unsubscribe，比较方式选存在。也可按来源分到 Newsletters/Marketing 和 Newsletters/Industry。

3. 标记最重要客户的邮件

**场景：**某位客户的邮件绝不能被埋没，需要在收件箱中醒目显示。

• **条件：**发件人，包含，@bigclient.com
• **操作：**标记为重要

**提示：**多数邮件应用会显示星标或旗标。邮件仍在收件箱中，只是更加醒目，也可与“移至文件夹”组合。

4. 丢弃已知骚扰者的邮件

**场景：**某个发件人的垃圾邮件不断绕过垃圾邮件过滤器。

• **条件：**发件人，完全等于，spam@annoyingcompany.com
• **操作：**静默丢弃

**提示：**与会退信的“拒收”不同，此操作不通知对方，也不会暴露地址仍在使用。邮件删除后无法恢复。选择“完全等于”可避免误伤文字相近的正常地址。

5. 将客户邮件转发至团队共享邮箱

**场景：**代理机构使用个人邮箱沟通，但团队共享邮箱也需要收到所有客户对话。

• **条件：**发件人，包含，@clientdomain.com
• **操作：**将副本转发至，team@youragency.com

**提示：**每个客户域名单独创建规则，便可独立开关。原件留在个人收件箱，团队收到副本。

6. 将大附件移至单独文件夹

**场景：**大附件会拖慢同步，尤其是在手机上，您希望回到电脑前再处理。

• **条件：**大小，大于，5000 KB
• **操作：**移至文件夹，Large Attachments

**提示：**5000 KB约为5 MB，请按需调整。设计文件、视频和数据库导出可先进入Large Attachments，之后在电脑上查看。

7. 礼貌拒绝未经请求的推销邮件

**场景：**您想自动用专业措辞回绝陌生推销。

• **条件：**主题，包含，partnership opportunity
• **操作：**附带消息拒收，Thank you for reaching out. This mailbox does not accept unsolicited proposals. Please visit our website for the appropriate contact channels.

提示：“拒收”会向发件人返回您的文字，可能减少重复联系。仅对确定不需要的模式使用，否则过宽的条件会拒绝正常邮件。

8. 将主题含“urgent”的邮件转发到手机

**场景：**您更常在手机查看另一个地址，希望立即收到真正紧急的消息。

• **条件：**主题，包含，urgent
• **操作：**将副本转发至，yourname@gmail.com

**提示：**也可加入 ASAP 和 time-sensitive。选择“任一条件”，每个关键词设置一个条件。原件仍保留在TrekMail中。

9. 归档服务自动通知

**场景：**GitHub、Stripe、Trello或监控工具每天发送大量有用但干扰工作的通知。

• **条件：**发件人，包含，notifications@github.com
• **操作：**移至文件夹，Notifications/GitHub

**提示：**每项服务单独创建规则，分别使用 Notifications/GitHub、Notifications/Stripe、Notifications/Trello 等文件夹。每天集中查看一两次即可。

10. 组合条件：转发、标记并归档

**场景：**主要客户谈到方案时，邮件应转发给合伙人、标记待办并归档到客户文件夹。

• **匹配类型：**所有条件 (AND)
• **条件 1：**发件人，包含，@bigclient.com
• **条件 2：**主题，包含，proposal
• **操作 1：**将副本转发至，partner@youragency.com
• **操作 2：**标记为重要
• **操作 3：**移至文件夹，Clients/BigClient

提示：“所有条件”要求每项均匹配，适合精确规则。一条规则可有多个操作，它们会一起执行，先后顺序不影响结果。

11. 用“任一条件”匹配多个发件人

**场景：**您与三位自由职业者合作，希望将他们的邮件放入同一个项目文件夹。

• **匹配类型：**任一条件 (OR)
• **条件 1：**发件人，包含，alice@freelancer.com
• **条件 2：**发件人，包含，bob@designer.net
• **条件 3：**发件人，包含，carol@writer.io
• **操作：**移至文件夹，Projects/Website Redesign

**提示：**至少一个条件匹配就会执行。多个发件人或关键词可归入一条规则，项目结束后只需停用或删除这一条。

12. 将兜底规则放在最后

**场景：**未被其他规则处理的邮件都应进入“待查看”文件夹，收件箱只保留您主动放回的内容。

• **条件：**发件人，包含，@（匹配所有邮件）
• **操作：**移至文件夹，To Review

提示：务必放在最后。规则从上到下执行，匹配且启用停止处理的规则会阻止后续规则。请先用非关键邮箱测试。

使用筛选规则的一般建议

• **顺序很重要。**重要且具体的规则应靠前。
• **谨慎使用“停止处理”。**它会阻止下方规则检查邮件，适合不希望再归档到别处的转发规则。
• **用真实邮件测试。**创建后给自己发送符合条件的邮件并检查结果。
• **定期检查规则。**停用或删除已结束项目和旧客户的规则。
• **规则不处理垃圾邮件。**服务器会先拦截垃圾邮件。请将其举报为垃圾邮件，让系统学习。