Veelgebruikte voorbeelden en recepten voor e-mailfilters

Filters automatiseren wat er met inkomende berichten gebeurt. U stelt één keer een regel in, waarna de server dag en nacht het sorteren, doorsturen en markeren overneemt.

Deze gebruiksklare recepten lossen herkenbare zakelijke problemen op. U maakt ze zonder code in de visuele filterbouwer van TrekMail.

Lees eerst Filters maken en beheren als u nog nooit een filter hebt gemaakt.

Deze recepten lezen

Elk recept vermeldt:

• Situatie: het probleem.
• Voorwaarde: waarnaar het filter zoekt, het gedeelte “als”, met veld, operator en waarde.
• Actie: wat er bij een overeenkomst gebeurt, het gedeelte “dan”.
• Tips: nuttige bijzonderheden.

Ga naar Mailboxen, kies Beheren, open Filters en klik op Filter toevoegen.

1. Facturen naar uw boekhouder doorsturen

Situatie: uw boekhouder moet facturen van verschillende leveranciers ontvangen zonder handmatig doorsturen.

• Voorwaarde: Onderwerp, bevat, invoice
• Actie: Een kopie doorsturen naar, accountant@yourcompany.com
• Verwerking stoppen: Ja

Tips: kies “Een kopie doorsturen” om het origineel te bewaren en stop verdere verwerking. Voeg Van bevat billing toe als “invoice” ook in andere mail staat.

2. Nieuwsbrieven in een map sorteren

Situatie: nieuwsbrieven vullen uw Postvak IN, maar u wilt ze later lezen.

• Voorwaarde: Van, bevat, newsletter
• Actie: Naar map verplaatsen, Newsletters

Tips: veel afzenders gebruiken newsletter@... of noreply@.... Kies anders Aangepaste header, vul List-Unsubscribe in en gebruik bestaat. Splits desgewenst op in Newsletters/Marketing en Newsletters/Industry.

3. E-mail van uw belangrijkste klant markeren

Situatie: berichten van één klant mogen niet verdwijnen tussen andere mail.

• Voorwaarde: Van, bevat, @bigclient.com
• Actie: Markeren met vlag

Tips: de meeste mailapps tonen een ster of vlag. Het bericht blijft gemarkeerd in het Postvak IN. Combineer eventueel met “Naar map verplaatsen”.

4. Berichten van een bekende spammer verwijderen

Situatie: een afzender verstuurt ongewenste mail die het spamfilter mist.

• Voorwaarde: Van, is exact, spam@annoyingcompany.com
• Actie: Stil verwijderen

Tips: anders dan “Weigeren” stuurt dit geen reactie en bevestigt het geen actief adres. Verwijderde mail is niet herstelbaar. “Is exact” voorkomt dat vergelijkbare legitieme adressen worden geraakt.

5. Alle klantmail naar een gedeelde teammailbox sturen

Situatie: uw bureau gebruikt persoonlijke mailboxen, maar wil alle klantgesprekken ook centraal ontvangen.

• Voorwaarde: Van, bevat, @clientdomain.com
• Actie: Een kopie doorsturen naar, team@youragency.com

Tips: maak één filter per klantdomein, zodat elk afzonderlijk aan of uit kan. Het origineel blijft persoonlijk en het team ontvangt een kopie.

6. Grote bijlagen naar een aparte map verplaatsen

Situatie: grote bijlagen vertragen vooral mobiel de synchronisatie en u behandelt ze liever op uw computer.

• Voorwaarde: Grootte, is groter dan, 5000 KB
• Actie: Naar map verplaatsen, Large Attachments

Tips: 5000 KB is ongeveer 5 MB. Pas dit aan. Ideaal voor ontwerpen, video’s en database-exports die u later uit Large Attachments opent.

7. Ongevraagde verkoopvoorstellen beleefd weigeren

Situatie: u wilt koude acquisitie automatisch professioneel afwijzen.

• Voorwaarde: Onderwerp, bevat, partnership opportunity
• Actie: Weigeren met bericht, Thank you for reaching out. This mailbox does not accept unsolicited proposals. Please visit our website for the appropriate contact channels.

Tips: “Weigeren” stuurt uw tekst terug en kan herhaling beperken. Gebruik dit alleen voor zeker ongewenste patronen; een te ruime voorwaarde kan legitieme mail weigeren.

8. Onderwerpen met “urgent” naar uw telefoon sturen

Situatie: u controleert een tweede adres op uw telefoon vaker en wilt daar urgente berichten ontvangen.

• Voorwaarde: Onderwerp, bevat, urgent
• Actie: Een kopie doorsturen naar, yourname@gmail.com

Tips: voeg ook ASAP of time-sensitive toe. Kies “Een van de voorwaarden” met één voorwaarde per woord. Het origineel blijft in TrekMail.

9. Automatische meldingen van diensten archiveren

Situatie: GitHub, Stripe, Trello en monitoringtools sturen veel nuttige maar storende meldingen.

• Voorwaarde: Van, bevat, notifications@github.com
• Actie: Naar map verplaatsen, Notifications/GitHub

Tips: gebruik per dienst een filter voor Notifications/GitHub, Notifications/Stripe, Notifications/Trello enzovoort. Bekijk ze één of twee keer per dag als groep.

10. Voorwaarden combineren: doorsturen, markeren en archiveren

Situatie: een voorstel van uw grootste klant moet naar uw partner, een vlag krijgen en in de klantmap worden opgeslagen.

• Overeenkomsttype: Alle voorwaarden (AND)
• Voorwaarde 1: Van, bevat, @bigclient.com
• Voorwaarde 2: Onderwerp, bevat, proposal
• Actie 1: Een kopie doorsturen naar, partner@youragency.com
• Actie 2: Markeren met vlag
• Actie 3: Naar map verplaatsen, Clients/BigClient

Tips: bij “Alle voorwaarden” moet alles overeenkomen. Meerdere acties worden samen uitgevoerd; hun volgorde maakt niet uit.

11. “Een van de voorwaarden” voor meerdere afzenders gebruiken

Situatie: mail van drie freelancers moet in dezelfde projectmap komen.

• Overeenkomsttype: Een van de voorwaarden (OR)
• Voorwaarde 1: Van, bevat, alice@freelancer.com
• Voorwaarde 2: Van, bevat, bob@designer.net
• Voorwaarde 3: Van, bevat, carol@writer.io
• Actie: Naar map verplaatsen, Projects/Website Redesign

Tips: één overeenkomst activeert het filter. Zo groepeert u afzenders in één regel die na het project eenvoudig kan worden uitgeschakeld of verwijderd.

12. Een algemeen vangnetfilter als laatste instellen

Situatie: mail die andere filters missen moet naar “Te beoordelen”, zodat alleen bewust gekozen berichten in het Postvak IN staan.

• Voorwaarde: Van, bevat, @ (komt overeen met elke e-mail)
• Actie: Naar map verplaatsen, To Review

Tips: zet dit filter onderaan. Filters lopen van boven naar beneden; een overeenkomst met Verwerking stoppen blokkeert latere filters. Test eerst met een niet-kritieke mailbox.

Algemene tips voor filters

• De volgorde telt. Zet belangrijke, specifieke filters bovenaan.
• Gebruik “Verwerking stoppen” bewust. Lagere filters beoordelen het bericht dan niet, nuttig bij exclusieve doorsturing.
• Test met echte e-mail. Stuur een passend testbericht en controleer het resultaat.
• Controleer filters regelmatig. Schakel oude project- en klantregels uit of verwijder ze.
• Filters gelden niet voor spam. De server onderschept spam eerder. Meld het als spam zodat het systeem leert.