자주 쓰는 메일 필터 예시와 실용적인 설정법

필터는 받은 메일의 분류, 전달, 표시를 자동화합니다. 규칙을 한 번 설정하면 서버가 항상 처리합니다.

이 문서에는 실제 업무 문제를 해결하는 설정 예시가 있습니다. 모두 TrekMail의 시각적 필터 도구에서 코딩 없이 만들 수 있습니다.

처음이라면 필터 만들기 및 관리를 먼저 읽어 보세요.

예시 읽는 법

각 예시는 다음 내용을 제공합니다.

• 상황: 해결할 문제.
• 조건: 필터가 찾는 “만약” 부분으로 필드, 연산자, 값을 포함합니다.
• 작업: 일치할 때 실행하는 “그러면” 부분.
• 팁: 알아둘 정보.

사서함에서 관리를 선택하고 필터를 연 다음 필터 추가를 클릭하세요.

1. 회계 담당자에게 청구서 전달하기

상황: 여러 공급업체의 청구서를 매번 직접 전달하지 않고 회계 담당자와 공유해야 합니다.

• 조건: 제목, 포함, invoice
• 작업: 사본 전달, accountant@yourcompany.com
• 처리 중지: 예

팁: 원본을 보관하려면 “리디렉션” 대신 “사본 전달”을 사용하고 이후 처리를 중지하세요. 관련 없는 메일에도 “invoice”가 있으면 보낸 사람에 billing 포함 조건을 추가합니다.

2. 뉴스레터를 폴더로 분류하기

상황: 받은편지함을 채우는 업계 뉴스레터를 나중에 읽고 싶습니다.

• 조건: 보낸 사람, 포함, newsletter
• 작업: 폴더로 이동, Newsletters

팁: 흔한 주소는 newsletter@...와 noreply@...입니다. 구분하기 어렵다면 사용자 지정 헤더에 List-Unsubscribe를 넣고 존재함을 선택하세요. Newsletters/Marketing과 Newsletters/Industry로 나눌 수도 있습니다.

3. 가장 중요한 고객의 메일 표시하기

상황: 특정 고객의 메일이 묻히지 않도록 받은편지함에서 강조해야 합니다.

• 조건: 보낸 사람, 포함, @bigclient.com
• 작업: 플래그 표시

팁: 대부분의 앱에서 별이나 깃발로 보입니다. 메일은 받은편지함에 남습니다. “폴더로 이동”과 함께 사용할 수도 있습니다.

4. 알려진 스팸 발송자의 메일 삭제하기

상황: 같은 사람이 스팸 필터를 통과하는 원치 않는 메일을 계속 보냅니다.

• 조건: 보낸 사람, 정확히 일치, spam@annoyingcompany.com
• 작업: 알림 없이 삭제

팁: “거부”와 달리 상대에게 알리지 않아 주소가 활성 상태임을 드러내지 않습니다. 삭제 후 복구할 수 없습니다. “정확히 일치”를 쓰면 비슷한 정상 주소를 잘못 잡지 않습니다.

5. 모든 고객 메일을 팀 공유 사서함으로 전달하기

상황: 개인 사서함으로 고객을 응대하면서 모든 대화를 팀 사서함에도 복사해야 합니다.

• 조건: 보낸 사람, 포함, @clientdomain.com
• 작업: 사본 전달, team@youragency.com

팁: 고객 도메인마다 규칙을 만들면 각각 켜고 끌 수 있습니다. 원본은 개인 받은편지함에 남고 팀은 사본을 받습니다.

6. 큰 첨부 파일을 별도 폴더로 옮기기

상황: 큰 첨부 파일이 특히 모바일 동기화를 늦춰 컴퓨터에서 나중에 처리하고 싶습니다.

• 조건: 크기, 보다 큼, 5000 KB
• 작업: 폴더로 이동, Large Attachments

팁: 5000 KB는 약 5 MB입니다. 필요에 맞게 바꾸세요. 디자인, 동영상, 데이터베이스 내보내기를 Large Attachments에서 나중에 볼 수 있습니다.

7. 원치 않는 영업 제안을 정중히 거부하기

상황: 요청하지 않은 영업 메일에 전문적인 거절을 자동으로 보내고 싶습니다.

• 조건: 제목, 포함, partnership opportunity
• 작업: 메시지와 함께 거부, Thank you for reaching out. This mailbox does not accept unsolicited proposals. Please visit our website for the appropriate contact channels.

팁: “거부”는 작성한 문구를 돌려보내 재발을 줄일 수 있습니다. 너무 넓은 조건은 정상 메일도 거부하므로 확실한 패턴에만 사용하세요.

8. 제목에 “urgent”가 있는 메일을 휴대전화로 전달하기

상황: 휴대전화에서 더 자주 확인하는 보조 주소로 긴급 메일을 즉시 받고 싶습니다.

• 조건: 제목, 포함, urgent
• 작업: 사본 전달, yourname@gmail.com

팁: ASAP과 time-sensitive도 추가할 수 있습니다. “조건 중 하나”를 선택하고 단어마다 조건을 만드세요. 원본은 TrekMail에 남습니다.

9. 서비스 자동 알림 보관하기

상황: GitHub, Stripe, Trello, 모니터링 도구에서 유용하지만 방해되는 알림이 많이 옵니다.

• 조건: 보낸 사람, 포함, notifications@github.com
• 작업: 폴더로 이동, Notifications/GitHub

팁: 서비스별로 Notifications/GitHub, Notifications/Stripe, Notifications/Trello 등에 넣으세요. 하루 한두 번 모아서 확인할 수 있습니다.

10. 여러 조건 결합하기: 전달, 표시, 보관

상황: 주요 고객이 제안에 관해 쓰면 파트너에게 전달하고 표시한 뒤 고객 폴더에 보관해야 합니다.

• 일치 유형: 모든 조건 (AND)
• 조건 1: 보낸 사람, 포함, @bigclient.com
• 조건 2: 제목, 포함, proposal
• 작업 1: 사본 전달, partner@youragency.com
• 작업 2: 플래그 표시
• 작업 3: 폴더로 이동, Clients/BigClient

팁: “모든 조건”은 전부 일치해야 합니다. 여러 작업은 함께 실행되며 순서는 중요하지 않습니다.

11. “조건 중 하나”로 여러 발송자 묶기

상황: 프리랜서 세 명의 메일을 같은 프로젝트 폴더에 보관하고 싶습니다.

• 일치 유형: 조건 중 하나 (OR)
• 조건 1: 보낸 사람, 포함, alice@freelancer.com
• 조건 2: 보낸 사람, 포함, bob@designer.net
• 조건 3: 보낸 사람, 포함, carol@writer.io
• 작업: 폴더로 이동, Projects/Website Redesign

팁: 하나만 일치해도 실행됩니다. 여러 발송자를 규칙 하나에 묶으면 프로젝트 종료 후 한 번에 끄거나 삭제할 수 있습니다.

12. 마지막에 모든 메일을 잡는 필터 두기

상황: 다른 필터가 잡지 않은 메일은 “검토” 폴더에 넣고, 직접 선택한 메일만 받은편지함에 두고 싶습니다.

• 조건: 보낸 사람, 포함, @ (모든 메일과 일치)
• 작업: 폴더로 이동, To Review

팁: 반드시 마지막에 두세요. 위에서부터 처리되며 처리 중지가 켜진 일치 규칙은 이후 필터를 막습니다. 중요하지 않은 사서함에서 먼저 시험하세요.

필터 사용 일반 팁

• 순서가 중요합니다. 중요하고 구체적인 필터를 위에 두세요.
• “처리 중지”를 의도적으로 사용하세요. 아래 필터의 평가를 막으므로 다른 곳에 보관하면 안 되는 전달 규칙에 유용합니다.
• 실제 메일로 시험하세요. 조건에 맞는 메일을 자신에게 보내 결과를 확인하세요.
• 주기적으로 검토하세요. 끝난 프로젝트와 이전 고객의 규칙은 끄거나 삭제하세요.
• 스팸에는 적용되지 않습니다. 서버가 먼저 차단합니다. 스팸으로 신고해 시스템이 학습하게 하세요.