Ejemplos y recetas habituales de filtros de correo

Los filtros permiten automatizar lo que ocurre con el correo entrante. En vez de ordenar, reenviar y marcar mensajes cada mañana, configuras una regla una vez y el servidor se ocupa a partir de entonces, a cualquier hora, incluso mientras duermes.

Este artículo reúne recetas listas para usar. Cada una resuelve un problema real que las empresas encuentran con frecuencia. Todas se pueden configurar con el creador visual de filtros de TrekMail, sin escribir código.

Si nunca has creado un filtro, consulta primero la guía Crear y gestionar filtros y vuelve después para buscar ideas.

Cómo leer estas recetas

Cada receta incluye:

• Situación: el problema que quieres resolver.
• Condición: lo que busca el filtro, es decir, la parte «si». Incluye el campo, el operador y el valor.
• Acción: lo que hace el filtro cuando se cumple la condición, es decir, la parte «entonces».
• Consejos: información útil que conviene conocer.

Para configurarlas, ve a Buzones, elige Administrar para el buzón, abre Filtros y haz clic en Añadir filtro.

1. Reenviar facturas a tu contable

Situación: recibes facturas de distintos proveedores y necesitas que tu contable las vea sin reenviarlas una por una.

• Condición: Asunto, contiene, invoice
• Acción: Reenviar una copia a, accountant@yourcompany.com
• Detener el procesamiento: Sí

Consejos: usa «Reenviar una copia» en lugar de «Redirigir» para conservar el original en tu bandeja. Activa «Detener el procesamiento» para evitar que otros filtros posteriores capturen el mensaje. Si «invoice» aparece en correos no relacionados, puedes añadir una segunda condición: De contiene billing.

2. Clasificar boletines en una carpeta

Situación: los boletines del sector llenan tu bandeja. Quieres leerlos más tarde, no a primera hora.

• Condición: De, contiene, newsletter
• Acción: Mover a carpeta, Newsletters

Consejos: muchos boletines llegan de direcciones como newsletter@... o noreply@.... Si la dirección no los distingue bien, elige Cabecera personalizada, escribe List-Unsubscribe como nombre y usa existe como comparación. También puedes crear filtros separados para distintos remitentes, como Newsletters/Marketing y Newsletters/Industry.

3. Destacar correos de tu cliente más importante

Situación: no quieres que los mensajes de un cliente concreto queden enterrados. Necesitas destacarlos visualmente en la bandeja.

• Condición: De, contiene, @bigclient.com
• Acción: Marcar como destacado

Consejos: en la mayoría de clientes de correo, los mensajes destacados muestran una estrella o bandera y son fáciles de localizar. El filtro no mueve el mensaje: permanece en la bandeja, marcado como importante. También puedes combinarlo con «Mover a carpeta».

4. Descartar mensajes de un remitente de spam conocido

Situación: una persona sigue enviándote mensajes basura que el filtro de spam no detecta y no quieres volver a verlos.

• Condición: De, es exactamente, spam@annoyingcompany.com
• Acción: Descartar sin avisar

Consejos: «Descartar sin avisar» elimina el mensaje sin notificar al remitente. No es lo mismo que «Rechazar», que devuelve un aviso. Para un remitente de spam conviene descartar, pues no quieres confirmar que la dirección está activa. Usa esta acción con cuidado: los mensajes descartados no se pueden recuperar. Elige «es exactamente» en vez de «contiene» para no atrapar direcciones legítimas con texto parecido.

5. Reenviar todo el correo de un cliente a una bandeja compartida

Situación: tu agencia usa buzones personales para hablar con clientes, pero necesita copiar todas las conversaciones a una bandeja compartida del equipo.

• Condición: De, contiene, @clientdomain.com
• Acción: Reenviar una copia a, team@youragency.com

Consejos: si tienes varios clientes, crea un filtro por dominio. Así puedes activar o desactivar el reenvío de cada cliente sin afectar a los demás. El original queda en tu bandeja personal y el equipo recibe una copia.

6. Mover archivos adjuntos grandes a otra carpeta

Situación: los mensajes con adjuntos grandes ralentizan la sincronización, sobre todo en el móvil. Prefieres revisarlos cuando estés en el escritorio.

• Condición: Tamaño, es superior a, 5000 KB
• Acción: Mover a carpeta, Large Attachments

Consejos: 5000 KB son aproximadamente 5 MB. Ajusta la cifra según tus necesidades. Resulta útil si recibes diseños, vídeos o exportaciones de bases de datos por correo. Puedes revisar la carpeta Large Attachments desde el ordenador sin esperar a que el móvil descargue archivos grandes.

7. Rechazar propuestas comerciales no solicitadas con cortesía

Situación: recibes ofertas comerciales en frío. En vez de ignorarlas, quieres que el remitente reciba automáticamente una respuesta profesional.

• Condición: Asunto, contiene, partnership opportunity
• Acción: Rechazar con mensaje, Thank you for reaching out. This mailbox does not accept unsolicited proposals. Please visit our website for the appropriate contact channels.

Consejos: «Rechazar» devuelve al remitente un aviso con tu texto personalizado. Es más profesional que descartar sin avisar y puede reducir los nuevos intentos, pues el remitente sabe que el mensaje no se entregó. Úsalo solo con patrones que tengas la certeza de que no deseas. Una condición demasiado amplia podría rechazar correo legítimo.

8. Reenviar al móvil los mensajes con «urgente» en el asunto

Situación: consultas con más frecuencia una dirección secundaria en el móvil y quieres recibir allí inmediatamente los mensajes realmente urgentes.

• Condición: Asunto, contiene, urgent
• Acción: Reenviar una copia a, yourname@gmail.com

Consejos: funciona bien como sistema sencillo de alertas. También puedes añadir ASAP o time-sensitive como palabras clave. Para detectar cualquiera de ellas, selecciona «Cualquier condición» y añade una condición por palabra. El original permanece en la bandeja de TrekMail para que lo gestiones después.

9. Archivar notificaciones automáticas de servicios

Situación: recibes decenas de avisos diarios de GitHub, Stripe, Trello o herramientas de supervisión. Son útiles, pero interrumpen.

• Condición: De, contiene, notifications@github.com
• Acción: Mover a carpeta, Notifications/GitHub

Consejos: crea un filtro por servicio y guarda cada uno en su subcarpeta: Notifications/GitHub, Notifications/Stripe, Notifications/Trello, etc. Mantendrás limpia la bandeja sin perder avisos y podrás revisarlos juntos una o dos veces al día.

10. Combinar condiciones: reenviar, destacar y archivar

Situación: cuando tu principal cliente escribe sobre una propuesta, quieres reenviar el mensaje a tu socio, marcarlo para seguimiento y guardarlo en la carpeta del cliente de forma automática.

• Tipo de coincidencia: Todas las condiciones (AND)
• Condición 1: De, contiene, @bigclient.com
• Condición 2: Asunto, contiene, proposal
• Acción 1: Reenviar una copia a, partner@youragency.com
• Acción 2: Marcar como destacado
• Acción 3: Mover a carpeta, Clients/BigClient

Consejos: con «Todas las condiciones», cada condición debe cumplirse para ejecutar las acciones. Así puedes crear filtros muy precisos. Puedes añadir todas las acciones necesarias a un mismo filtro y se ejecutarán juntas. Su orden no importa: el servidor las completa antes de pasar al siguiente filtro.

11. Usar «Cualquier condición» para varios remitentes

Situación: trabajas con tres profesionales independientes y quieres archivar todos sus mensajes en la misma carpeta del proyecto.

• Tipo de coincidencia: Cualquier condición (OR)
• Condición 1: De, contiene, alice@freelancer.com
• Condición 2: De, contiene, bob@designer.net
• Condición 3: De, contiene, carol@writer.io
• Acción: Mover a carpeta, Projects/Website Redesign

Consejos: «Cualquier condición» activa el filtro si coincide al menos una. Es una forma sencilla de agrupar varios remitentes o palabras clave en una sola regla. Al terminar el proyecto, podrás desactivar o borrar una regla en vez de buscar varias.

12. Crear un filtro general como último recurso

Situación: quieres que todo mensaje que no hayan capturado otros filtros llegue a una carpeta «Para revisar», de modo que la bandeja solo contenga mensajes que hayas decidido conservar allí.

• Condición: De, contiene, @ (coincide con todos los mensajes)
• Acción: Mover a carpeta, To Review

Consejos: coloca este filtro al final. Los filtros se procesan de arriba abajo y, si uno coincide y tiene activado Detener el procesamiento, impide que se ejecuten los posteriores. Este método convierte la bandeja en un espacio para el correo que tú mismo muevas allí. Pruébalo primero con un buzón que no sea crítico.

Consejos generales para trabajar con filtros

• El orden importa. Los filtros se ejecutan de arriba abajo. Coloca los más importantes y específicos cerca del principio.
• Usa «Detener el procesamiento» de forma deliberada. Si está activado, impide que los filtros inferiores evalúen el mensaje. Es útil en reglas de reenvío cuando no quieres que el correo se archive también en otro lugar.
• Haz una prueba con un mensaje real. Después de crear un filtro, envíate un correo que cumpla sus condiciones y comprueba el resultado.
• Revisa los filtros de vez en cuando. Las reglas antiguas de proyectos terminados o clientes con los que ya no trabajas pueden crear confusión. Desactívalas o elimínalas cuando dejen de servir.
• Los filtros no se aplican al spam. El servidor intercepta el spam antes de ejecutar tus filtros. Si quieres filtrar spam, es mejor denunciarlo como tal para que el servidor aprenda.