Häufige Beispiele und Vorlagen für E-Mail-Filter

Filter automatisieren den Umgang mit eingehenden Nachrichten. Statt jeden Morgen E-Mails zu sortieren, weiterzuleiten und zu markieren, richten Sie einmal eine Regel ein. Danach übernimmt der Server jederzeit die Arbeit.

Dieser Artikel enthält einsatzbereite Lösungen für typische Geschäftsabläufe. Alle lassen sich ohne Programmierung im visuellen Filter-Editor von TrekMail einrichten.

Falls Sie noch keinen Filter angelegt haben, lesen Sie zuerst Filter erstellen und verwalten.

Diese Vorlagen richtig lesen

Jede Vorlage enthält:

• Situation: das zu lösende Problem.
• Bedingung: wonach der Filter sucht, also der „Wenn“-Teil mit Feld, Operator und Wert.
• Aktion: was bei einer Übereinstimmung geschieht, also der „Dann“-Teil.
• Tipps: hilfreiche Hinweise.

Öffnen Sie zum Einrichten Postfächer, wählen Sie beim Postfach Verwalten, öffnen Sie Filter und klicken Sie auf Filter hinzufügen.

1. Rechnungen an die Buchhaltung weiterleiten

Situation: Rechnungen verschiedener Anbieter sollen ohne manuelles Weiterleiten bei Ihrer Buchhaltung ankommen.

• Bedingung: Betreff, enthält, invoice
• Aktion: Kopie weiterleiten an, accountant@yourcompany.com
• Verarbeitung beenden: Ja

Tipps: Nutzen Sie „Kopie weiterleiten“ statt „Umleiten“, damit das Original bleibt. „Verarbeitung beenden“ verhindert Treffer durch spätere Filter. Falls „invoice“ auch in anderen E-Mails steht, ergänzen Sie Von enthält billing.

2. Newsletter in einen Ordner sortieren

Situation: Branchennewsletter füllen den Posteingang, sollen aber erst später gelesen werden.

• Bedingung: Von, enthält, newsletter
• Aktion: In Ordner verschieben, Newsletters

Tipps: Häufige Adressen sind newsletter@... oder noreply@.... Ist der Absender nicht eindeutig, wählen Sie Benutzerdefinierter Header, geben List-Unsubscribe ein und vergleichen mit ist vorhanden. Für verschiedene Absender eignen sich Newsletters/Marketing und Newsletters/Industry.

3. E-Mails des wichtigsten Kunden markieren

Situation: Nachrichten eines bestimmten Kunden dürfen nicht untergehen und sollen sofort auffallen.

• Bedingung: Von, enthält, @bigclient.com
• Aktion: Als markiert kennzeichnen

Tipps: Die meisten Mailprogramme zeigen dafür Stern oder Flagge. Die Nachricht bleibt markiert im Posteingang. Bei Bedarf kombinieren Sie dies mit „In Ordner verschieben“.

4. Nachrichten eines bekannten Spammers verwerfen

Situation: Ein Absender sendet weiterhin Müll, den der Spamfilter übersieht.

• Bedingung: Von, entspricht genau, spam@annoyingcompany.com
• Aktion: Ohne Hinweis verwerfen

Tipps: Anders als „Ablehnen“ löscht diese Aktion ohne Rückmeldung. So erfährt der Spammer nicht, dass Ihre Adresse aktiv ist. Die Nachricht ist danach nicht wiederherstellbar. „Entspricht genau“ schützt legitime Absender mit ähnlichem Text besser als „enthält“.

5. Alle Kunden-E-Mails an ein gemeinsames Team-Postfach senden

Situation: Ihre Agentur nutzt persönliche Postfächer, benötigt aber Kopien aller Kundennachrichten in einem gemeinsamen Postfach.

• Bedingung: Von, enthält, @clientdomain.com
• Aktion: Kopie weiterleiten an, team@youragency.com

Tipps: Legen Sie pro Kundendomain einen Filter an. So lässt sich jede Weiterleitung separat schalten. Das Original bleibt persönlich, das Team erhält die Kopie.

6. Große Anhänge in einen eigenen Ordner verschieben

Situation: Große Anhänge bremsen besonders auf Mobilgeräten die Synchronisierung und sollen später am Schreibtisch bearbeitet werden.

• Bedingung: Größe, ist größer als, 5000 KB
• Aktion: In Ordner verschieben, Large Attachments

Tipps: 5000 KB entsprechen ungefähr 5 MB. Passen Sie den Wert an. Der Filter eignet sich für Entwürfe, Videos oder Datenbankexporte, die Sie später am Computer aus Large Attachments öffnen.

7. Unverlangte Verkaufsangebote höflich ablehnen

Situation: Auf unaufgeforderte Angebote soll automatisch eine professionelle Absage folgen.

• Bedingung: Betreff, enthält, partnership opportunity
• Aktion: Mit Nachricht ablehnen, Thank you for reaching out. This mailbox does not accept unsolicited proposals. Please visit our website for the appropriate contact channels.

Tipps: „Ablehnen“ sendet Ihren Text zurück und kann weitere Versuche reduzieren. Verwenden Sie es nur bei eindeutig unerwünschten Mustern, da eine zu breite Bedingung legitime Nachrichten zurückweisen kann.

8. E-Mails mit „urgent“ im Betreff ans Handy weiterleiten

Situation: Eine zweite Adresse auf Ihrem Handy wird häufiger geprüft und soll dringende Nachrichten sofort erhalten.

• Bedingung: Betreff, enthält, urgent
• Aktion: Kopie weiterleiten an, yourname@gmail.com

Tipps: Als einfache Benachrichtigung können auch ASAP und time-sensitive dienen. Wählen Sie „Eine beliebige Bedingung“ und legen Sie je Begriff eine Bedingung an. Das Original bleibt in TrekMail.

9. Automatische Dienstbenachrichtigungen ablegen

Situation: Tägliche Meldungen von GitHub, Stripe, Trello oder Überwachungstools sind nützlich, aber störend.

• Bedingung: Von, enthält, notifications@github.com
• Aktion: In Ordner verschieben, Notifications/GitHub

Tipps: Erstellen Sie je Dienst einen Filter für Notifications/GitHub, Notifications/Stripe, Notifications/Trello usw. So bleibt der Posteingang leer und Sie prüfen alles ein- oder zweimal täglich gesammelt.

10. Mehrere Bedingungen kombinieren: weiterleiten, markieren, ablegen

Situation: Eine Kunden-E-Mail zu einem Angebot soll an Ihren Partner gehen, markiert und im Kundenordner abgelegt werden.

• Übereinstimmung: Alle Bedingungen (AND)
• Bedingung 1: Von, enthält, @bigclient.com
• Bedingung 2: Betreff, enthält, proposal
• Aktion 1: Kopie weiterleiten an, partner@youragency.com
• Aktion 2: Als markiert kennzeichnen
• Aktion 3: In Ordner verschieben, Clients/BigClient

Tipps: Bei „Alle Bedingungen“ muss jede Prüfung passen. So entstehen präzise Filter. Mehrere Aktionen laufen gemeinsam; ihre Reihenfolge ist unerheblich.

11. Mit „Eine beliebige Bedingung“ mehrere Absender erfassen

Situation: Die E-Mails dreier Freiberufler sollen im selben Projektordner landen.

• Übereinstimmung: Eine beliebige Bedingung (OR)
• Bedingung 1: Von, enthält, alice@freelancer.com
• Bedingung 2: Von, enthält, bob@designer.net
• Bedingung 3: Von, enthält, carol@writer.io
• Aktion: In Ordner verschieben, Projects/Website Redesign

Tipps: Mindestens eine Übereinstimmung löst den Filter aus. So gruppieren Sie Absender oder Stichwörter in einer Regel, die Sie nach Projektende gemeinsam deaktivieren oder löschen.

12. Einen Auffangfilter als letzte Regel einrichten

Situation: Jede von anderen Filtern übersehene E-Mail soll in „Zu prüfen“ landen, damit im Posteingang nur bewusst dort abgelegte Nachrichten bleiben.

• Bedingung: Von, enthält, @ (passt auf jede E-Mail)
• Aktion: In Ordner verschieben, To Review

Tipps: Dieser Filter gehört ans Ende. Die Verarbeitung läuft von oben nach unten; ein Treffer mit Verarbeitung beenden stoppt spätere Filter. Testen Sie diesen Posteingangs-Ansatz zuerst an einem unkritischen Postfach.

Allgemeine Tipps für Filter

• Die Reihenfolge zählt. Wichtige und genaue Filter gehören nach oben.
• Nutzen Sie „Verarbeitung beenden“ bewusst. Die Option verhindert, dass tiefere Filter dieselbe E-Mail auswerten, etwa bei einer ausschließlichen Weiterleitung.
• Testen Sie mit einer echten E-Mail. Senden Sie nach dem Erstellen eine passende Testnachricht und prüfen Sie das Ergebnis.
• Prüfen Sie Filter regelmäßig. Deaktivieren oder löschen Sie alte Regeln beendeter Projekte und früherer Kunden.
• Filter gelten nicht für Spam. Der Server fängt Spam vorher ab. Melden Sie ihn als Spam, damit das System daraus lernt.