Популярные примеры и шаблоны почтовых фильтров

Фильтры автоматизируют обработку входящих сообщений. Вместо ежедневной ручной сортировки, пересылки и отметки писем достаточно один раз задать правило. После этого сервер работает круглосуточно.

Здесь собраны готовые решения типичных рабочих задач. Все они настраиваются в визуальном конструкторе TrekMail без программирования.

Если вы еще не создавали фильтры, сначала прочитайте Создание и управление фильтрами.

Как читать эти шаблоны

Каждый шаблон содержит:

• Ситуацию: решаемую задачу.
• Условие: что ищет фильтр, то есть часть «если» с полем, оператором и значением.
• Действие: что происходит при совпадении, то есть часть «то».
• Советы: полезные пояснения.

Для настройки откройте Почтовые ящики, выберите Управление, перейдите в Фильтры и нажмите Добавить фильтр.

1. Пересылка счетов бухгалтеру

Ситуация: бухгалтер должен получать счета разных поставщиков без вашей ручной пересылки.

• Условие: Тема, содержит, invoice
• Действие: Переслать копию на, accountant@yourcompany.com
• Остановить обработку: Да

Советы: выберите «Переслать копию», а не «Перенаправить», чтобы сохранить оригинал. Остановка обработки не даст сработать нижним фильтрам. Если «invoice» встречается в посторонних письмах, добавьте От содержит billing.

2. Сортировка рассылок по папкам

Ситуация: отраслевые рассылки заполняют Входящие, но вы хотите читать их позже.

• Условие: От, содержит, newsletter
• Действие: Переместить в папку, Newsletters

Советы: рассылки часто приходят с newsletter@... или noreply@.... Если адрес не показателен, выберите Пользовательский заголовок, укажите List-Unsubscribe и сравнение существует. Разных отправителей можно разделить на Newsletters/Marketing и Newsletters/Industry.

3. Отметка писем от самого важного клиента

Ситуация: письма одного клиента не должны затеряться и обязаны выделяться во Входящих.

• Условие: От, содержит, @bigclient.com
• Действие: Отметить флажком

Советы: большинство почтовых приложений показывает звезду или флажок. Письмо остается во Входящих, но выделяется. При необходимости добавьте «Переместить в папку».

4. Удаление писем известного спамера

Ситуация: отправитель продолжает слать мусор, который пропускает спам-фильтр.

• Условие: От, точно совпадает, spam@annoyingcompany.com
• Действие: Удалить без уведомления

Советы: в отличие от «Отклонить», это действие не отвечает отправителю и не подтверждает активность адреса. Удаление необратимо. Используйте «точно совпадает», чтобы не затронуть легитимные адреса с похожим текстом.

5. Пересылка клиентских писем в общий ящик команды

Ситуация: сотрудники агентства пользуются личными ящиками, но все разговоры с клиентом должны копироваться в общий ящик.

• Условие: От, содержит, @clientdomain.com
• Действие: Переслать копию на, team@youragency.com

Советы: создайте отдельный фильтр для домена каждого клиента. Тогда пересылку можно переключать независимо. Оригинал остается у вас, команда получает копию.

6. Перемещение больших вложений в отдельную папку

Ситуация: крупные вложения замедляют синхронизацию, особенно на телефоне, и их удобнее разбирать на компьютере.

• Условие: Размер, больше, 5000 KB
• Действие: Переместить в папку, Large Attachments

Советы: 5000 KB примерно равны 5 MB. Измените значение под свои задачи. Это удобно для макетов, видео и выгрузок баз данных, которые можно позже открыть из Large Attachments.

7. Вежливый отказ от нежелательных коммерческих предложений

Ситуация: вы хотите автоматически отвечать на холодные предложения профессиональным отказом.

• Условие: Тема, содержит, partnership opportunity
• Действие: Отклонить с сообщением, Thank you for reaching out. This mailbox does not accept unsolicited proposals. Please visit our website for the appropriate contact channels.

Советы: «Отклонить» возвращает ваш текст отправителю и может сократить повторные обращения. Используйте только для заведомо нежелательных шаблонов: слишком широкое условие способно отклонить полезное письмо.

8. Пересылка на телефон писем со словом «urgent» в теме

Ситуация: вы чаще проверяете на телефоне второй адрес и хотите сразу получать туда срочные сообщения.

• Условие: Тема, содержит, urgent
• Действие: Переслать копию на, yourname@gmail.com

Советы: для простого оповещения подойдут также ASAP и time-sensitive. Выберите «Любое условие» и добавьте по условию для каждого слова. Оригинал останется в TrekMail.

9. Архивирование автоматических уведомлений сервисов

Ситуация: GitHub, Stripe, Trello и средства мониторинга ежедневно присылают полезные, но отвлекающие уведомления.

• Условие: От, содержит, notifications@github.com
• Действие: Переместить в папку, Notifications/GitHub

Советы: заведите по фильтру для Notifications/GitHub, Notifications/Stripe, Notifications/Trello и других сервисов. Входящие останутся чистыми, а уведомления можно проверять вместе один или два раза в день.

10. Сочетание условий: переслать, отметить и сохранить

Ситуация: письмо главного клиента о предложении нужно переслать партнеру, отметить для ответа и сохранить в клиентской папке.

• Тип совпадения: Все условия (AND)
• Условие 1: От, содержит, @bigclient.com
• Условие 2: Тема, содержит, proposal
• Действие 1: Переслать копию на, partner@youragency.com
• Действие 2: Отметить флажком
• Действие 3: Переместить в папку, Clients/BigClient

Советы: при выборе «Все условия» должны совпасть все проверки. Это позволяет создавать точные правила. Добавляйте в один фильтр нужные действия: они выполнятся вместе, а их порядок неважен.

11. «Любое условие» для нескольких отправителей

Ситуация: письма трех внештатных специалистов должны попадать в одну папку проекта.

• Тип совпадения: Любое условие (OR)
• Условие 1: От, содержит, alice@freelancer.com
• Условие 2: От, содержит, bob@designer.net
• Условие 3: От, содержит, carol@writer.io
• Действие: Переместить в папку, Projects/Website Redesign

Советы: фильтр срабатывает при совпадении хотя бы одного условия. Так несколько отправителей или ключевых слов объединяются в одном правиле, которое легко отключить после проекта.

12. Общий перехватывающий фильтр в самом конце

Ситуация: все письма, пропущенные другими фильтрами, должны попадать в папку «На проверку», а во Входящих останутся только выбранные вами сообщения.

• Условие: От, содержит, @ (совпадает с любым письмом)
• Действие: Переместить в папку, To Review

Советы: поставьте фильтр последним. Правила выполняются сверху вниз, а совпадение с включенной настройкой Остановить обработку блокирует последующие. Сначала испытайте этот подход на некритичном ящике.

Общие советы по работе с фильтрами

• Порядок важен. Самые важные и точные фильтры размещайте вверху.
• Используйте «Остановить обработку» осознанно. Настройка не дает нижним фильтрам проверять письмо, например когда пересылка не должна сопровождаться архивированием.
• Проверяйте на настоящем письме. Отправьте себе сообщение, подходящее под условия, и убедитесь в правильном результате.
• Периодически пересматривайте фильтры. Отключайте или удаляйте правила завершенных проектов и бывших клиентов.
• Фильтры не работают со спамом. Сервер отсеивает его раньше. Отмечайте такие сообщения как спам, чтобы система обучалась.

Связанные статьи

• Обзор почтовых фильтров
• Создание и управление фильтрами
• Пересылка по отправителю, теме или содержанию
• Настройка автоответа на время отпуска