דוגמאות ומתכונים נפוצים למסנני דואר

מסננים הופכים את הטיפול בדואר נכנס לאוטומטי. מגדירים כלל פעם אחת, והשרת ממיין, מעביר ומסמן הודעות בכל שעה.

אלה מתכונים מוכנים לבעיות עסקיות אמיתיות. את כולם אפשר להגדיר בבונה החזותי של TrekMail בלי קוד.

אם טרם יצרתם מסנן, קראו תחילה את יצירה וניהול של מסננים.

איך לקרוא את המתכונים

כל מתכון כולל:

• המצב: הבעיה שפותרים.
• תנאי: מה המסנן מחפש, חלק ה"אם", כולל שדה, אופרטור וערך.
• פעולה: מה קורה בהתאמה, חלק ה"אז".
• טיפים: מידע שימושי.

להגדרה, פתחו תיבות דואר, בחרו ניהול, פתחו מסננים ולחצו על הוספת מסנן.

1. העברת חשבוניות למנהל החשבונות

המצב: מנהל החשבונות צריך לקבל חשבוניות מספקים בלי שתעבירו כל אחת ידנית.

• תנאי: נושא, מכיל, invoice
• פעולה: העברת עותק אל, accountant@yourcompany.com
• הפסקת עיבוד: כן

טיפים: השתמשו ב"העברת עותק" כדי לשמור את המקור, והפסיקו עיבוד כדי למנוע מסננים מאוחרים. אם "invoice" מופיע בדואר אחר, הוסיפו מאת מכיל billing.

2. מיון דיוורים לתיקייה

המצב: דיוורים מקצועיים ממלאים את הדואר הנכנס, אך תרצו לקרוא אותם מאוחר יותר.

• תנאי: מאת, מכיל, newsletter
• פעולה: העברה לתיקייה, Newsletters

טיפים: כתובות נפוצות הן newsletter@... ו-noreply@.... אם הכתובת אינה ייחודית, בחרו כותרת מותאמת אישית, הזינו List-Unsubscribe והשתמשו בקיים. אפשר להפריד בין Newsletters/Marketing ל-Newsletters/Industry.

3. סימון הודעות מהלקוח החשוב ביותר

המצב: הודעות של לקוח מסוים חייבות לבלוט ולא להיבלע בדואר הנכנס.

• תנאי: מאת, מכיל, @bigclient.com
• פעולה: סימון בדגל

טיפים: רוב יישומי הדואר מציגים כוכב או דגל. ההודעה נשארת בדואר הנכנס. אפשר לשלב עם "העברה לתיקייה".

4. מחיקת הודעות משולח ספאם ידוע

המצב: שולח ממשיך לשלוח דואר לא רצוי שמסנן הספאם מחמיץ.

• תנאי: מאת, שווה בדיוק, spam@annoyingcompany.com
• פעולה: מחיקה ללא הודעה

טיפים: בניגוד ל"דחייה", הפעולה אינה משיבה ואינה חושפת שהכתובת פעילה. אין אפשרות שחזור. "שווה בדיוק" מונע פגיעה בכתובות חוקיות דומות.

5. העברת כל דואר הלקוחות לתיבה משותפת

המצב: הסוכנות משתמשת בתיבות אישיות, אך זקוקה לעותק מכל שיחת לקוח בתיבת הצוות.

• תנאי: מאת, מכיל, @clientdomain.com
• פעולה: העברת עותק אל, team@youragency.com

טיפים: צרו מסנן לכל דומיין כדי להפעיל כל העברה בנפרד. המקור נשאר אצלכם והצוות מקבל עותק.

6. העברת קבצים מצורפים גדולים לתיקייה נפרדת

המצב: קבצים גדולים מאטים סנכרון, במיוחד בטלפון, ותרצו לטפל בהם במחשב.

• תנאי: גודל, גדול מ-, 5000 KB
• פעולה: העברה לתיקייה, Large Attachments

טיפים: 5000 KB הם בערך 5 MB. התאימו את המספר. שימושי לקובצי עיצוב, סרטונים ויצוא מסדי נתונים שתבדקו מאוחר יותר ב-Large Attachments.

7. דחייה מנומסת של הצעות מכירה לא רצויות

המצב: תרצו להשיב אוטומטית ובמקצועיות לפניות מכירה קרות.

• תנאי: נושא, מכיל, partnership opportunity
• פעולה: דחייה עם הודעה, Thank you for reaching out. This mailbox does not accept unsolicited proposals. Please visit our website for the appropriate contact channels.

טיפים: "דחייה" מחזירה את הטקסט לשולח ועשויה לצמצם ניסיונות נוספים. השתמשו רק בדפוסים שאינם רצויים בוודאות, כי תנאי רחב עלול לדחות דואר תקין.

8. העברת נושא המכיל "urgent" לטלפון

המצב: אתם בודקים כתובת משנית בטלפון לעיתים קרובות ורוצים לקבל שם דחופים מיד.

• תנאי: נושא, מכיל, urgent
• פעולה: העברת עותק אל, yourname@gmail.com

טיפים: אפשר להוסיף ASAP או time-sensitive. בחרו "תנאי כלשהו" והוסיפו תנאי לכל מילה. המקור נשאר ב-TrekMail.

9. תיוק התראות אוטומטיות משירותים

המצב: GitHub, Stripe, Trello וכלי ניטור שולחים התראות רבות שהן שימושיות אך מפריעות.

• תנאי: מאת, מכיל, notifications@github.com
• פעולה: העברה לתיקייה, Notifications/GitHub

טיפים: צרו מסנן לכל שירות עם Notifications/GitHub, Notifications/Stripe, Notifications/Trello וכן הלאה. עברו עליהן יחד פעם או פעמיים ביום.

10. שילוב תנאים: העברה, סימון ותיוק

המצב: הצעה מהלקוח הגדול צריכה לעבור לשותף, לקבל דגל ולהישמר בתיקיית הלקוח.

• סוג התאמה: כל התנאים (AND)
• תנאי 1: מאת, מכיל, @bigclient.com
• תנאי 2: נושא, מכיל, proposal
• פעולה 1: העברת עותק אל, partner@youragency.com
• פעולה 2: סימון בדגל
• פעולה 3: העברה לתיקייה, Clients/BigClient

טיפים: ב"כל התנאים" נדרשת התאמה מלאה. פעולות מרובות מתבצעות יחד וסדרן אינו משנה.

11. שימוש ב"תנאי כלשהו" לכמה שולחים

המצב: הודעות משלושה פרילנסרים צריכות להישמר באותה תיקיית פרויקט.

• סוג התאמה: תנאי כלשהו (OR)
• תנאי 1: מאת, מכיל, alice@freelancer.com
• תנאי 2: מאת, מכיל, bob@designer.net
• תנאי 3: מאת, מכיל, carol@writer.io
• פעולה: העברה לתיקייה, Projects/Website Redesign

טיפים: התאמה אחת מפעילה את המסנן. כלל יחיד מקבץ כמה שולחים וקל להשביתו או למחוק אותו בסיום הפרויקט.

12. הוספת מסנן כולל כמוצא אחרון

המצב: כל הודעה שלא נתפסה צריכה להגיע לתיקייה "לבדיקה", ובדואר הנכנס יישאר רק מה שבחרתם.

• תנאי: מאת, מכיל, @ (מתאים לכל הודעה)
• פעולה: העברה לתיקייה, To Review

טיפים: שימו אותו אחרון. המסננים פועלים מלמעלה, והתאמה עם הפסקת עיבוד מונעת את הבאים. בדקו תחילה בתיבה לא חיונית.

טיפים כלליים לעבודה עם מסננים

• הסדר חשוב. הציבו מסננים חשובים ומדויקים למעלה.
• השתמשו ב"הפסקת עיבוד" בכוונה. היא מונעת ממסננים נמוכים לבדוק את ההודעה, שימושי בהעברה שלא אמורה גם לתייק.
• בדקו עם הודעה אמיתית. שלחו לעצמכם הודעה מתאימה ובדקו את התוצאה.
• עברו על המסננים מדי פעם. השביתו או מחקו כללים ישנים של פרויקטים ולקוחות.
• מסננים אינם חלים על ספאם. השרת תופס אותו קודם. דווחו עליו כספאם כדי שהמערכת תלמד.