E-Mail-Filter in TrekMail erstellen und verwalten

Diese Anleitung führt Sie durch das Erstellen, Bearbeiten, Sortieren und Löschen von E-Mail-Filtern in TrekMail. Am Ende haben Sie einen funktionierenden Filter und können die häufigsten Probleme selbst beheben.

Wenn Filter für Sie neu sind, lesen Sie zuerst unsere Übersicht zu E-Mail-Filtern.

Filter im Dashboard finden

1. Melden Sie sich beim TrekMail-Dashboard an.
2. Klicken Sie links auf Postfächer.
3. Suchen Sie das gewünschte Postfach und klicken Sie auf Verwalten.
4. Öffnen Sie den Tab Filter.

Sie sehen die bereits erstellten Filter. Ist die Liste leer, werden Sie zum Anlegen des ersten Filters aufgefordert.

Schrittweise einen neuen Filter erstellen

Klicken Sie oben im Tab Filter auf + Filter hinzufügen. Ein Dialog mit mehreren Bereichen wird geöffnet. Im Folgenden erfahren Sie, wofür sie stehen und wie Sie sie ausfüllen.

Schritt 1: Filter benennen (optional, aber empfohlen)

Oben im Dialog befindet sich das Textfeld Filtername. Die Angabe ist optional, doch ein eindeutiger Name erleichtert später die Verwaltung mehrerer Filter. Geeignet sind etwa „Rechnungen an Sara weiterleiten“ oder „E-Mails von BigCorp markieren“.

Schritt 2: Bedingungen festlegen

Unter dem Namensfeld folgt der Bereich Bedingungen. Hier bestimmen Sie, welche E-Mails TrekMail diesem Filter zuordnen soll.

Jede Bedingung besteht aus drei Teilen:

• Feld: Auswahl des zu prüfenden Elements. Verfügbar sind Von, An, Betreff, Nachrichtentext, Größe und Benutzerdefinierter Header.
• Vergleich: Auswahl der Vergleichsmethode. Textfelder unterstützen enthält, entspricht genau, entspricht einem Muster und, wo sinnvoll, ist vorhanden. Für die Größe gibt es ist größer als und ist kleiner als.
• Wert: Eingabefeld für das gesuchte Wort, den Ausdruck oder die E-Mail-Adresse.

So erkennen Sie beispielsweise alle E-Mails Ihres Anbieters FreshBooks:

• Feld: Von
• Vergleich: enthält
• Wert: freshbooks.com

Klicken Sie unter der ersten Bedingung auf + Bedingung hinzufügen, um weitere anzulegen. Eine Regel kann bis zu 10 Bedingungen enthalten. Das reicht für präzise Regeln, ohne sie später unübersichtlich zu machen.

Schritt 3: „Alle Bedingungen“ oder „Eine beliebige Bedingung“ wählen

Bei mehreren Bedingungen erscheint oben im Bereich Bedingungen ein Umschalter. Diese Auswahl ist wichtig:

• Alle Bedingungen bedeutet, dass jede Bedingung erfüllt sein muss. Dies entspricht „AND“. Die E-Mail muss Bedingung 1 AND Bedingung 2 AND Bedingung 3 erfüllen.
• Eine beliebige Bedingung bedeutet, dass mindestens eine Bedingung genügt. Dies entspricht „OR“. Die E-Mail muss nur Bedingung 1 OR Bedingung 2 OR Bedingung 3 erfüllen.

Praxisbeispiel mit „Alle Bedingungen“: Sie möchten gezielt Rechnungen von FreshBooks erfassen und legen zwei Bedingungen an:

• Von enthält freshbooks.com
• Betreff enthält invoice

Mit „Alle Bedingungen“ werden nur E-Mails erfasst, die von FreshBooks stammen UND „invoice“ im Betreff enthalten. Eine Marketing-Mail von FreshBooks zu neuen Funktionen würde nicht erfasst, da ihr Betreff „invoice“ vermutlich nicht enthält.

Praxisbeispiel mit „Eine beliebige Bedingung“: Sie möchten E-Mails von jedem Ihrer drei wichtigsten Kunden markieren und legen drei Bedingungen an:

• Von enthält acmecorp.com
• Von enthält globex.com
• Von enthält initech.com

Mit „Eine beliebige Bedingung“ löst eine E-Mail aus einer dieser drei Domains den Filter aus. Sie muss nicht gleichzeitig aus allen drei stammen, was ohnehin unmöglich wäre.

Schritt 4: Aktionen auswählen

Unter den Bedingungen finden Sie den Bereich Aktionen. Öffnen Sie das Menü Aktion und wählen Sie, was mit passenden E-Mails geschehen soll:

Mit + Aktion hinzufügen können Sie einem Filter bis zu fünf Aktionen geben. Sie können zum Beispiel eine Kopie an die Buchhaltung senden UND das Original in den Ordner Rechnungen verschieben.

Schritt 5: Kontrollkästchen „Verarbeitung beenden“

Unten im Dialog befindet sich das Kontrollkästchen Verarbeitung weiterer Filter beenden.

Ist es aktiviert, prüft TrekMail für die passende E-Mail keine darunterliegenden Filter. Die Aktionen des aktuellen Filters werden ausgeführt, danach endet die Verarbeitung.

Ist es deaktiviert, prüft TrekMail die folgenden Filter weiter. Passt ein weiterer Filter, werden auch dessen Aktionen ausgeführt.

Empfehlung: Meist sollte die Option aktiviert bleiben, damit das Ergebnis vorhersehbar ist. Deaktivieren Sie sie nur, wenn mehrere Filter absichtlich dieselbe E-Mail bearbeiten sollen, etwa wenn einer sie markiert und ein zweiter sie verschiebt.

Schritt 6: Speichern

Klicken Sie auf Filter speichern. Bei Pro und Agency übermittelt das Dashboard die verwaltete Regel an den Mailserver. Erscheint eine Synchronisierungswarnung, wurde die Regel gespeichert, ist aber noch nicht aktiv. Lassen Sie sie bestehen und versuchen Sie es erneut oder wenden Sie sich an den Support, falls die Warnung bleibt. Filter gelten nur für Nachrichten, die nach Aktivierung der Regel eingehen.

Vorhandenen Filter bearbeiten

1. Suchen Sie im Tab Filter den gewünschten Filter.
2. Klicken Sie auf seiner Karte auf Bearbeiten.
3. Der Erstellungsdialog öffnet sich mit den vorhandenen Einstellungen.
4. Nehmen Sie die Änderungen vor und klicken Sie auf Filter speichern.

Die Änderungen gelten für neu eingehende E-Mails, sobald die aktualisierte Regel synchronisiert wurde.

Filter löschen

1. Suchen Sie im Tab Filter den zu entfernenden Filter.
2. Klicken Sie auf seiner Karte auf Löschen.
3. Bestätigen Sie die Rückfrage mit Bestätigen.

Der Filter wird sofort entfernt. Bereits verarbeitete E-Mails bleiben unverändert an dem Ort, an den der Filter sie verschoben hat.

Filter neu anordnen und warum die Reihenfolge zählt

Filter werden von oben nach unten ausgeführt. Ein passender Filter führt seine Aktionen aus, anschließend folgen die nächsten Filter, sofern Verarbeitung weiterer Filter beenden nicht aktiviert ist. Bei sich überschneidenden Regeln ist die Reihenfolge daher entscheidend.

Nutzen Sie zum Sortieren die Pfeiltasten links auf jeder Filterkarte. Der Pfeil nach oben verschiebt den Filter nach oben und erhöht seine Priorität, der Pfeil nach unten verschiebt ihn nach unten.

Konkretes Beispiel für die Bedeutung der Reihenfolge:

Angenommen, Sie haben diese beiden Filter:

1. Wenn Von anyone enthält, Kopie weiterleiten an team@company.com
2. Wenn Betreff spam-keyword enthält, Ohne Hinweis verwerfen

Eine E-Mail mit „spam-keyword“ im Betreff trifft ein. Ist bei Filter 1 Verarbeitung weiterer Filter beenden aktiviert, wird er zuerst ausgelöst und leitet die Nachricht weiter, bevor Filter 2 sie verwerfen kann.

Die Lösung: Schieben Sie den Filter „Verwerfen“ über den Filter „Weiterleiten“. So wird der Spam erkannt und gelöscht, bevor die Weiterleitung greifen kann.

Faustregel: Die genauesten Filter gehören nach oben, die allgemeinsten nach unten.

Filterlimits je Tarif

Jeder TrekMail-Tarif begrenzt die Anzahl der möglichen Filter:

Beim Erreichen des Limits für gespeicherte Filter wird + Filter hinzufügen deaktiviert und die Seite erläutert die geltende Obergrenze. Nano und Starter können bis zu drei inaktive Filter speichern. Für aktive verwaltete Filter ist Pro oder Agency erforderlich.

Fehlerbehebung: „Mein neuer Filter funktioniert nicht“

Wenn Ihr Filter scheinbar nichts bewirkt, prüfen Sie Folgendes:

1. Ist Ihr Tarif aktiv? Filter in Nano und Starter werden gespeichert, aber nicht ausgeführt. Prüfen Sie Ihren Tarif in den Kontoeinstellungen.
2. Kam die E-Mail nach dem Erstellen des Filters an? Filter gelten nur für neue eingehende Nachrichten. Bereits vorhandene E-Mails werden nicht nachträglich verarbeitet.
3. Landet die E-Mail im Spamordner? Spam wird vor den Filtern abgefangen. Eine als Spam eingestufte E-Mail erreicht die Filter nicht. Markieren Sie sie als „Kein Spam“, damit sie beim nächsten Mal verarbeitet wird.
4. Prüfen Sie die Bedingungen genau. Häufig wird „entspricht genau“ statt „enthält“ gewählt. Lautet die Bedingung Von entspricht genau john@acme.com, der Absender aber John Smith <john@acme.com>, gibt es keine Übereinstimmung, weil das Von-Feld auch den Anzeigenamen enthält.
5. Prüfen Sie die Reihenfolge. Passt ein weiter oben stehender Filter zuerst? Kontrollieren Sie seine Aktionen und ändern Sie bei Bedarf die Reihenfolge.
6. Prüfen Sie „Verarbeitung beenden“ bei früheren Filtern. Ist die Option bei einem vorher passenden Filter aktiv, wird Ihr Filter für diese Nachricht nicht ausgeführt.
7. Ist die Aktion richtig? Prüfen Sie Ihre Auswahl. „In Ordner verschieben“ und „Kopie weiterleiten“ können beim Überfliegen ähnlich wirken, haben aber völlig unterschiedliche Folgen.

Falls nichts davon hilft, wenden Sie sich mit dem Filternamen und einer Beispiel-E-Mail, die hätte passen müssen, an den TrekMail-Support. Wir können in den Serverprotokollen genau feststellen, was passiert ist.