E-mailfilters maken en beheren in TrekMail

Deze handleiding legt iedere stap uit voor het maken, bewerken, rangschikken en verwijderen van e-mailfilters in TrekMail. Na afloop hebt u een werkend filter en kunt u de meest voorkomende problemen oplossen.

Zijn filters nieuw voor u en wilt u eerst weten wat ze doen? Begin dan bij ons Overzicht van e-mailfilters.

Filters vinden in het dashboard

1. Meld u aan bij het TrekMail-dashboard.
2. Klik links op Mailboxen.
3. Zoek de mailbox die u wilt instellen en klik op Beheren.
4. Open het tabblad Filters.

U ziet de filters die al zijn gemaakt. Is de lijst leeg, dan verschijnt een uitnodiging om het eerste filter toe te voegen.

Stap voor stap een nieuw filter maken

Klik bovenaan het tabblad Filters op + Filter toevoegen. Er verschijnt een venster met verschillende onderdelen. Hieronder leest u wat elk onderdeel betekent en hoe u het invult.

Stap 1: geef het filter een naam (optioneel, maar aanbevolen)

Bovenaan staat het tekstveld Filternaam. Dit is optioneel, maar een duidelijke naam maakt het later eenvoudiger om meerdere filters te beheren. Kies bijvoorbeeld “Facturen doorsturen naar Sara” of “E-mails van BigCorp markeren”.

Stap 2: stel de voorwaarden in

Onder de naam staat het onderdeel Voorwaarden. Hier geeft u aan met welke e-mails dit filter moet overeenkomen.

Elke voorwaarde bestaat uit drie delen:

• Veld: keuzelijst voor wat er wordt gecontroleerd. De opties zijn Van, Aan, Onderwerp, Berichttekst, Grootte en Aangepaste header.
• Vergelijking: keuzelijst voor de vergelijkingswijze. Tekstvelden ondersteunen bevat, is exact, komt overeen met een patroon en, waar zinvol, bestaat. Voor grootte gebruikt u is groter dan en is kleiner dan.
• Waarde: tekstveld voor het woord, de woordgroep of het e-mailadres waarop u wilt zoeken.

Zo vindt u bijvoorbeeld alle e-mails van uw leverancier FreshBooks:

• Veld: Van
• Vergelijking: bevat
• Waarde: freshbooks.com

Klik onder de eerste voorwaarde op + Voorwaarde toevoegen om er meer toe te voegen. Een regel kan maximaal 10 voorwaarden bevatten. Dat is voldoende voor een gerichte regel zonder dat die later lastig te controleren wordt.

Stap 3: kies “Alle voorwaarden” of “Een van de voorwaarden”

Bij meer dan één voorwaarde verschijnt bovenaan een keuzeknop. Deze keuze is belangrijk:

• Alle voorwaarden betekent dat elke voorwaarde waar moet zijn. Dit is “AND”. De e-mail moet voldoen aan voorwaarde 1 AND voorwaarde 2 AND voorwaarde 3.
• Een van de voorwaarden betekent dat minstens één voorwaarde volstaat. Dit is “OR”. De e-mail hoeft alleen te voldoen aan voorwaarde 1 OR voorwaarde 2 OR voorwaarde 3.

Praktijkvoorbeeld met “Alle voorwaarden”: U wilt specifiek facturen van FreshBooks vinden en stelt twee voorwaarden in:

• Van bevat freshbooks.com
• Onderwerp bevat invoice

Met “Alle voorwaarden” komen alleen e-mails overeen die van FreshBooks afkomstig zijn EN “invoice” in het onderwerp hebben. Een marketingmail van FreshBooks over nieuwe functies komt waarschijnlijk niet overeen, omdat “invoice” niet in het onderwerp staat.

Praktijkvoorbeeld met “Een van de voorwaarden”: U wilt e-mails van elk van uw drie grootste klanten markeren en stelt drie voorwaarden in:

• Van bevat acmecorp.com
• Van bevat globex.com
• Van bevat initech.com

Met “Een van de voorwaarden” activeert een e-mail uit een van deze drie domeinen het filter. De e-mail hoeft niet tegelijk uit alle drie te komen, wat ook onmogelijk zou zijn.

Stap 4: kies de acties

Onder de voorwaarden vindt u Acties. Open de keuzelijst Actie en kies wat er met overeenkomende e-mails moet gebeuren:

Met + Actie toevoegen kunt u maximaal vijf acties aan één filter toevoegen. U kunt bijvoorbeeld een kopie naar uw boekhouder sturen EN het origineel naar de map Facturen verplaatsen.

Stap 5: het selectievakje “Verwerking stoppen”

Onderaan staat Verdere filters niet verwerken.

Als dit is geselecteerd, beoordeelt TrekMail voor de overeenkomende e-mail geen filters onder dit filter. De huidige acties worden uitgevoerd en daarna stopt de verwerking.

Als het niet is geselecteerd, blijft TrekMail de volgende filters controleren. Komt een ander filter ook overeen, dan worden ook die acties uitgevoerd.

Wanneer gebruiken: meestal laat u dit geselecteerd voor voorspelbaar gedrag. Schakel het alleen uit als u bewust meerdere filters op dezelfde e-mail wilt laten werken, bijvoorbeeld één filter dat het bericht markeert en een tweede dat het naar een map verplaatst.

Stap 6: opslaan

Klik op Filter opslaan. Bij Pro en Agency stuurt het dashboard de beheerde regel naar de mailserver. Verschijnt er een synchronisatiewaarschuwing, dan is de regel opgeslagen maar nog niet actief. Laat hem staan en probeer het opnieuw, of neem contact op met support als de waarschuwing blijft. Filters gelden alleen voor berichten die binnenkomen nadat de regel actief is geworden.

Een bestaand filter bewerken

1. Zoek op het tabblad Filters het filter dat u wilt wijzigen.
2. Klik op Bewerken op de filterkaart.
3. Het venster voor het maken van een filter opent met de huidige instellingen al ingevuld.
4. Pas de instellingen aan en klik op Filter opslaan.

Wijzigingen gelden voor nieuwe inkomende e-mail nadat de bijgewerkte regel is gesynchroniseerd.

Een filter verwijderen

1. Zoek op het tabblad Filters het filter dat u wilt verwijderen.
2. Klik op Verwijderen op de filterkaart.
3. Er verschijnt een bevestiging. Klik op Bevestigen.

Het filter wordt direct verwijderd. E-mails die al zijn verwerkt, veranderen niet en blijven staan waar het filter ze heeft geplaatst.

Filters rangschikken en waarom de volgorde belangrijk is

Filters worden van boven naar beneden uitgevoerd. Een overeenkomend filter voert zijn acties uit, waarna volgende filters worden gecontroleerd, tenzij Verdere filters niet verwerken is ingeschakeld. De volgorde is daarom belangrijk als regels elkaar overlappen.

Gebruik de pijlknoppen links op elke filterkaart om de volgorde te wijzigen. Met de pijl omhoog verplaatst u een filter hoger en geeft u het meer prioriteit; met de pijl omlaag zet u het lager.

Concreet voorbeeld van het belang van de volgorde:

Stel dat u deze twee filters hebt:

1. Als Van anyone bevat, Een kopie doorsturen naar team@company.com
2. Als Onderwerp spam-keyword bevat, Stil verwijderen

Er komt een e-mail binnen met “spam-keyword” in het onderwerp. Als filter 1 Verdere filters niet verwerken heeft ingeschakeld, komt het als eerste overeen en stuurt het bericht door voordat filter 2 het kan verwijderen.

De oplossing: plaats het filter “Verwijderen” boven het filter “Doorsturen”. De spam wordt dan gevonden en verwijderd voordat het doorstuurfilter kan reageren.

Vuistregel: zet de meest specifieke filters bovenaan en de breedste onderaan.

Filterlimieten per abonnement

Elk TrekMail-abonnement stelt een maximum aan het aantal filters:

Wanneer u het maximum aan opgeslagen filters bereikt, wordt + Filter toevoegen uitgeschakeld en toont de pagina de geldende limiet. Nano en Starter kunnen maximaal drie inactieve filters opslaan. Voor actieve beheerde filters hebt u Pro of Agency nodig.

Problemen oplossen: “Ik heb een filter gemaakt, maar het werkt niet”

Lijkt uw filter niets te doen? Controleer dan het volgende:

1. Is uw abonnement actief? Filters bij Nano en Starter worden opgeslagen, maar niet uitgevoerd. Controleer uw abonnement bij Accountinstellingen.
2. Kwam de e-mail na het maken van het filter binnen? Filters gelden alleen voor nieuwe inkomende mail. Bestaande berichten worden niet achteraf verwerkt.
3. Belandt de e-mail in Ongewenst? Spam wordt onderschept voordat filters actief worden. Als een e-mail als spam is aangemerkt, bereikt deze uw filters niet. Markeer hem als “Geen spam” zodat hij de volgende keer wordt verwerkt.
4. Controleer de voorwaarden zorgvuldig. Een veelgemaakte fout is “is exact” gebruiken waar “bevat” nodig is. Is de voorwaarde Van is exact john@acme.com, maar verschijnt de afzender als John Smith <john@acme.com>, dan is er geen overeenkomst omdat het veld Van ook de weergavenaam bevat.
5. Controleer de filtervolgorde. Komt een hoger filter eerst overeen? Bekijk de acties en pas zo nodig de volgorde aan.
6. Controleer “Verwerking stoppen” bij eerdere filters. Is dit actief bij een eerder overeenkomend filter, dan wordt uw filter niet voor dat bericht uitgevoerd.
7. Is de actie juist? Controleer uw keuze. “Naar map verplaatsen” en “Een kopie doorsturen” lijken bij snel lezen misschien op elkaar, maar doen iets heel anders.

Helpt dit niet, neem dan contact op met TrekMail-support met de filternaam en een voorbeeld van een e-mail die had moeten overeenkomen. Wij kunnen in de serverlogboeken precies nagaan wat er is gebeurd.