יצירה וניהול של מסנני דואר ב-TrekMail

המדריך מסביר כל שלב ביצירה, עריכה, סידור מחדש ומחיקה של מסנני דואר ב-TrekMail. בסופו יהיה לכם מסנן פעיל ותדעו לפתור את הבעיות הנפוצות ביותר.

אם מסננים חדשים לכם וברצונכם להבין תחילה מה הם עושים, התחילו בסקירה של מסנני דואר.

איפה נמצאים המסננים בלוח הבקרה

1. היכנסו ללוח הבקרה של TrekMail.
2. לחצו על תיבות דואר בסרגל הצד השמאלי.
3. מצאו את התיבה שתרצו להגדיר ולחצו על ניהול.
4. פתחו את הכרטיסייה מסננים.

תופיע רשימת המסננים שכבר יצרתם. אם היא ריקה, תוצג הזמנה להוסיף את המסנן הראשון.

יצירת מסנן חדש שלב אחר שלב

לחצו על + הוספת מסנן בראש הכרטיסייה מסננים. ייפתח חלון ובו כמה חלקים. להלן המשמעות של כל חלק ואופן מילויו.

שלב 1: תנו למסנן שם (אופציונלי, אך מומלץ)

בראש החלון נמצא השדה שם המסנן. אין חובה למלא אותו, אבל שם ברור יקל על ניהול מסננים רבים בהמשך. בחרו שם תיאורי, למשל "העברת חשבוניות ל-Sara" או "סימון הודעות מ-BigCorp".

שלב 2: הגדירו תנאים

מתחת לשם נמצא החלק תנאים. כאן מגדירים אילו הודעות יתאימו למסנן.

כל תנאי מורכב משלושה חלקים:

• שדה: רשימה לבחירת הפריט שייבדק. האפשרויות הן מאת, אל, נושא, גוף, גודל או כותרת מותאמת אישית.
• השוואה: רשימה לבחירת אופן הבדיקה. שדות טקסט תומכים במכיל, שווה בדיוק, תואם לתבנית, ובמקום המתאים גם קיים. לגודל משתמשים בגדול מ- ובקטן מ-.
• ערך: תיבה להזנת המילה, הביטוי או כתובת הדואר שיש להתאים.

לדוגמה, כדי להתאים את כל ההודעות מהספק FreshBooks:

• שדה: מאת
• השוואה: מכיל
• ערך: freshbooks.com

להוספת תנאים לחצו על + הוספת תנאי מתחת לתנאי הראשון. כלל יכול לכלול עד 10 תנאים, מספיק כדי להיות מדויק בלי להקשות על הבדיקה בהמשך.

שלב 3: בחרו "כל התנאים" או "תנאי כלשהו"

כאשר יש יותר מתנאי אחד, מופיע בורר בראש החלק תנאים. לבחירה זו חשיבות רבה:

• כל התנאים מחייב שכל התנאים יהיו נכונים. זהו "AND". ההודעה צריכה להתאים לתנאי 1 AND לתנאי 2 AND לתנאי 3.
• תנאי כלשהו דורש שלפחות תנאי אחד יהיה נכון. זהו "OR". די בהתאמה לתנאי 1 OR לתנאי 2 OR לתנאי 3.

דוגמה מעשית עם "כל התנאים": אתם רוצים לזהות חשבוניות מ-FreshBooks דווקא. הגדירו שני תנאים:

• מאת מכיל freshbooks.com
• נושא מכיל invoice

עם "כל התנאים", יתאימו רק הודעות שהגיעו מ-FreshBooks וגם כוללות "invoice" בנושא. הודעת שיווק על תכונות חדשות כנראה לא תתאים, מפני שהנושא שלה אינו מכיל "invoice".

דוגמה מעשית עם "תנאי כלשהו": אתם רוצים לסמן הודעות מכל אחד משלושת הלקוחות הגדולים שלכם. הגדירו שלושה תנאים:

• מאת מכיל acmecorp.com
• מאת מכיל globex.com
• מאת מכיל initech.com

עם "תנאי כלשהו", הודעה מכל אחד משלושת הדומיינים תפעיל את המסנן. היא אינה צריכה להגיע משלושתם יחד, דבר שאינו אפשרי ממילא.

שלב 4: בחרו פעולות

מתחת לתנאים נמצא החלק פעולות. פתחו את הרשימה פעולה ובחרו מה יקרה להודעות מתאימות:

אפשר להוסיף עד חמש פעולות למסנן אחד בלחיצה על + הוספת פעולה. לדוגמה, אפשר להעביר עותק למנהל החשבונות וגם להעביר את המקור לתיקייה חשבוניות.

שלב 5: תיבת הסימון "הפסקת עיבוד"

בתחתית החלון נמצאת התיבה הפסקת העיבוד של מסננים נוספים.

כאשר היא מסומנת, TrekMail אינו בודק את המסננים שמתחת למסנן זה עבור ההודעה המתאימה. הפעולות הנוכחיות מתבצעות והעיבוד מסתיים.

כאשר היא אינה מסומנת, TrekMail ממשיך לבדוק את המסננים הבאים. אם מסנן נוסף מתאים, גם פעולותיו יתבצעו.

מתי להשתמש: בדרך כלל מומלץ לסמן כדי לשמור על התנהגות צפויה. בטלו את הסימון רק אם אתם רוצים בכוונה שמסננים אחדים יפעלו על אותה הודעה, למשל אחד יסמן אותה ואחר יעביר אותה לתיקייה.

שלב 6: שמירה

לחצו על שמירת המסנן. בתוכניות Pro ו-Agency, לוח הבקרה שולח את הכלל המנוהל לשרת הדואר. אם מופיעה אזהרת סנכרון, הכלל נשמר אך עדיין אינו פעיל. השאירו אותו ונסו שוב, או פנו לתמיכה אם האזהרה נשארת. המסננים חלים רק על דואר שמגיע לאחר שהכלל הופעל.

עריכת מסנן קיים

1. בכרטיסייה מסננים, מצאו את המסנן שתרצו לשנות.
2. לחצו על עריכה בכרטיס המסנן.
3. חלון היצירה ייפתח כשההגדרות הקיימות כבר מוזנות.
4. בצעו שינויים ולחצו על שמירת המסנן.

השינויים יחולו על דואר חדש שיגיע לאחר סנכרון הכלל המעודכן.

מחיקת מסנן

1. בכרטיסייה מסננים, מצאו את המסנן שתרצו להסיר.
2. לחצו על מחיקה בכרטיס שלו.
3. תופיע בקשת אישור. לחצו על אישור.

המסנן יוסר מיד. הודעות שכבר עובדו אינן מושפעות ונשארות במקום שאליו הועברו.

שינוי סדר המסננים וחשיבותו

המסננים פועלים מלמעלה למטה. מסנן מתאים מבצע את פעולותיו, ולאחר מכן נבדקים הבאים, אלא אם הפסקת העיבוד של מסננים נוספים מופעלת. לכן הסדר חשוב כאשר כללים חופפים.

לשינוי הסדר השתמשו בלחצני החצים בצד השמאלי של כל כרטיס. החץ למעלה מעביר מסנן למיקום גבוה יותר ומעלה את עדיפותו, והחץ למטה מוריד אותו.

דוגמה ברורה לחשיבות הסדר:

נניח שיש לכם שני מסננים:

1. אם מאת מכיל anyone, העברת עותק אל team@company.com
2. אם נושא מכיל spam-keyword, מחיקה ללא הודעה

מגיעה הודעה עם "spam-keyword" בנושא. אם במסנן 1 מופעלת הפסקת העיבוד של מסננים נוספים, הוא יתאים ראשון ויעביר את ההודעה לפני שמסנן 2 יוכל למחוק אותה.

הפתרון הוא להעביר את מסנן "מחיקה" מעל מסנן "העברה". כך הספאם ייתפס ויימחק לפני שההעברה תוכל לפעול.

כלל אצבע: הציבו את המסננים המדויקים ביותר למעלה ואת הרחבים ביותר למטה.

מגבלות מסננים לפי תוכנית

לכל תוכנית TrekMail יש מגבלה על מספר המסננים שאפשר ליצור:

בהגעה למגבלת המסננים השמורים, הלחצן + הוספת מסנן מושבת והעמוד מסביר את המגבלה החלה. Nano ו-Starter מאפשרות לשמור עד שלושה מסננים לא פעילים. הפעלת מסננים מנוהלים דורשת Pro או Agency.

פתרון בעיות: "יצרתי מסנן אבל הוא אינו פועל"

אם המסנן אינו עושה דבר, עברו על הרשימה הבאה:

1. האם התוכנית שלכם פעילה? מסננים ב-Nano וב-Starter נשמרים אך אינם פועלים. בדקו את התוכנית בהגדרות החשבון.
2. האם ההודעה הגיעה אחרי יצירת המסנן? מסננים חלים רק על דואר נכנס חדש ואינם מעבדים בדיעבד הודעות שכבר היו בתיבה.
3. האם ההודעה מגיעה לספאם? ספאם נתפס לפני הפעלת המסננים ולכן אינו מגיע אליהם. סמנו אותו "לא ספאם" כדי שיעובד בפעם הבאה.
4. בדקו היטב את התנאים. טעות נפוצה היא להשתמש ב"שווה בדיוק" במקום ב"מכיל". אם התנאי הוא מאת שווה בדיוק john@acme.com, אך השולח מוצג כ-John Smith <john@acme.com>, לא תהיה התאמה מפני שהשדה מאת כולל גם את שם התצוגה.
5. בדקו את סדר המסננים. האם מסנן גבוה יותר מתאים קודם? בדקו את פעולותיו ושנו את הסדר לפי הצורך.
6. בדקו את "הפסקת העיבוד" במסננים קודמים. אם האפשרות מופעלת במסנן מוקדם יותר שהתאים, המסנן שלכם לא יפעל על ההודעה.
7. האם הפעולה נכונה? ודאו שבחרתם בפעולה המתאימה. "העברה לתיקייה" ו"העברת עותק" עשויות להיראות דומות במבט מהיר, אך הן עושות דברים שונים מאוד.

אם דבר אינו עוזר, פנו לתמיכת TrekMail עם שם המסנן ודוגמה להודעה שהייתה אמורה להתאים. נוכל לבדוק את יומני השרת ולראות בדיוק מה קרה.