Cómo crear y gestionar filtros de correo en TrekMail

Esta guía explica cómo crear, editar, ordenar y eliminar filtros de correo en TrekMail. Al terminar, tendrás un filtro operativo y sabrás resolver los problemas más habituales.

Si nunca has usado filtros y quieres saber primero qué son, consulta la Introducción a los filtros de correo.

Dónde encontrar los filtros en el panel

1. Inicia sesión en el panel de TrekMail.
2. Haz clic en Buzones en la barra lateral izquierda.
3. Busca el buzón que quieres configurar y haz clic en Administrar.
4. Abre la pestaña Filtros.

Verás los filtros que ya hayas creado o, si todavía no hay ninguno, una indicación para añadir el primero.

Crear un filtro nuevo paso a paso

Haz clic en + Añadir filtro en la parte superior de la pestaña Filtros. Se abrirá un cuadro con varias secciones. A continuación se explica para qué sirve cada una y cómo completarla.

Paso 1: Ponle un nombre al filtro (opcional, pero recomendable)

En la parte superior aparece el campo de texto Nombre del filtro. Es opcional, pero un nombre claro te ayudará cuando tengas varios filtros que administrar. Usa algo descriptivo, como «Reenviar facturas a Sara» o «Marcar correos de BigCorp».

Paso 2: Define las condiciones

Debajo del nombre está la sección Condiciones. Aquí indicas a TrekMail qué mensajes debe detectar el filtro.

Cada condición consta de tres partes:

• Campo: menú donde eliges qué se debe comprobar. Las opciones son De, Para, Asunto, Cuerpo, Tamaño o Cabecera personalizada.
• Comparación: menú donde eliges cómo comparar. Los campos de texto admiten contiene, es exactamente, coincide con un patrón y, cuando corresponde, existe. Para el tamaño se usan es mayor que y es menor que.
• Valor: cuadro de texto donde escribes la palabra, frase o dirección de correo que debe coincidir.

Por ejemplo, para detectar todos los mensajes de tu proveedor FreshBooks:

• Campo: De
• Comparación: contiene
• Valor: freshbooks.com

Para añadir más condiciones, haz clic en + Añadir condición debajo de la primera. Una regla puede tener hasta 10 condiciones, suficientes para concretarla sin que luego resulte difícil revisarla.

Paso 3: Elige «Todas las condiciones» o «Cualquier condición»

Cuando hay más de una condición, aparece un selector en la parte superior de la sección Condiciones. Es una elección importante:

• Todas las condiciones exige que se cumplan todas para que el filtro coincida. Equivale a «AND». El mensaje debe cumplir la condición 1 AND la 2 AND la 3.
• Cualquier condición hace coincidir el filtro cuando se cumple al menos una. Equivale a «OR». Basta con que el mensaje cumpla la condición 1 OR la 2 OR la 3.

Ejemplo real con «Todas las condiciones»: Quieres detectar específicamente las facturas de FreshBooks. Defines dos condiciones:

• De contiene freshbooks.com
• Asunto contiene invoice

Con «Todas las condiciones», solo coinciden los mensajes que proceden de FreshBooks Y contienen «invoice» en el asunto. Un correo promocional de FreshBooks sobre nuevas funciones no coincidiría porque probablemente no contiene «invoice» en el asunto.

Ejemplo real con «Cualquier condición»: Quieres marcar los mensajes de cualquiera de tus tres clientes principales. Defines tres condiciones:

• De contiene acmecorp.com
• De contiene globex.com
• De contiene initech.com

Con «Cualquier condición», un mensaje de cualquiera de esos tres dominios activa el filtro. No tiene que proceder de los tres a la vez, algo que además sería imposible.

Paso 4: Elige las acciones

Debajo de las condiciones está la sección Acciones. Abre el menú Acción y elige qué ocurrirá con los mensajes que coincidan:

Puedes añadir hasta cinco acciones a un filtro con + Añadir acción. Por ejemplo, puedes reenviar una copia a tu contable Y mover el original a la carpeta Facturas.

Paso 5: La casilla «Detener el procesamiento»

Al final del cuadro aparece la casilla Detener el procesamiento de los filtros siguientes.

Si está marcada, TrekMail no evaluará los filtros situados debajo para ese mensaje. Se ejecutan las acciones del filtro actual y el proceso termina.

Si no está marcada, TrekMail sigue comprobando los filtros posteriores. Si otro también coincide, ejecutará sus acciones.

Cuándo usarla: lo habitual es dejarla marcada para que el resultado sea predecible. Desmárcala solo si quieres deliberadamente que varios filtros actúen sobre el mismo mensaje, por ejemplo, que uno lo destaque y otro lo mueva a una carpeta.

Paso 6: Guarda

Haz clic en Guardar filtro. En Pro y Agency, el panel envía la regla administrada al servidor de correo. Si aparece un aviso de sincronización, la regla está guardada, pero aún no está activa. Déjala creada y vuelve a intentarlo, o contacta con soporte si el aviso continúa. Los filtros solo se aplican al correo recibido después de que la regla se active.

Editar un filtro existente

1. En la pestaña Filtros, busca el filtro que quieres cambiar.
2. Haz clic en Editar en la tarjeta del filtro.
3. Se abrirá el mismo cuadro de creación con la configuración actual ya rellenada.
4. Realiza los cambios y haz clic en Guardar filtro.

Los cambios se aplican al correo nuevo que llegue después de sincronizar la regla actualizada.

Eliminar un filtro

1. En la pestaña Filtros, busca el filtro que quieres quitar.
2. Haz clic en Eliminar en la tarjeta del filtro.
3. Aparecerá una solicitud de confirmación. Haz clic en Confirmar para eliminarlo.

El filtro desaparece de inmediato. Los mensajes que ya había procesado no se modifican y permanecen donde el filtro los colocó.

Cambiar el orden de los filtros y por qué importa

Los filtros se ejecutan de arriba abajo. Un filtro que coincide realiza sus acciones y después se comprueban los siguientes, salvo que esté activado Detener el procesamiento de los filtros siguientes. Por eso el orden importa cuando varias reglas se solapan.

Para cambiarlo, usa los botones de flecha situados a la izquierda de cada tarjeta. La flecha hacia arriba eleva el filtro en la lista y le da más prioridad; la flecha hacia abajo lo desplaza a una posición inferior.

Ejemplo concreto de por qué importa el orden:

Imagina que tienes estos dos filtros:

1. Si De contiene anyone, Reenviar una copia a team@company.com
2. Si Asunto contiene spam-keyword, Descartar sin avisar

Llega un mensaje con «spam-keyword» en el asunto. Si el filtro 1 tiene activado Detener el procesamiento de los filtros siguientes, coincidirá primero y reenviará el mensaje antes de que el filtro 2 pueda descartarlo.

Solución: coloca el filtro «Descartar» por encima del filtro «Reenviar». Así se detecta y elimina el spam antes de que el filtro de reenvío pueda actuar.

Regla práctica: coloca los filtros más específicos arriba y los más generales abajo.

Límites de filtros por plan

Cada plan de TrekMail limita la cantidad de filtros que puedes crear:

Al alcanzar el límite de filtros guardados, el botón + Añadir filtro se desactiva y la página indica el límite aplicable. Nano y Starter permiten guardar hasta tres filtros inactivos; para ejecutar filtros administrados se necesita Pro o Agency.

Solución de problemas: «He creado un filtro, pero no funciona»

Si el filtro parece no hacer nada, revisa esta lista:

1. ¿Tu plan está activo? Los filtros de Nano y Starter se guardan, pero no se ejecutan. Comprueba tu plan en Configuración de la cuenta.
2. ¿El mensaje llegó después de crear el filtro? Los filtros solo se aplican al correo entrante nuevo. No procesan con carácter retroactivo los mensajes que ya estaban en el buzón.
3. ¿El mensaje llega a Spam? El spam se detecta antes de ejecutar los filtros. Si un mensaje se marca como spam, nunca llega a ellos. Márcalo como «No es spam» para que se procese la próxima vez.
4. Revisa bien las condiciones. Un error común es usar «es exactamente» en vez de «contiene». Si la condición es De es exactamente john@acme.com, pero el remitente aparece como John Smith <john@acme.com>, no coincidirá porque el campo De también incluye el nombre visible.
5. Comprueba el orden. ¿Hay otro filtro más arriba que coincide primero? Revisa sus acciones y ajusta el orden si hace falta.
6. Comprueba «Detener el procesamiento» en los filtros anteriores. Si un filtro previo que coincide tiene esta opción activada, el tuyo no se ejecutará para ese mensaje.
7. ¿La acción es correcta? Confirma que has elegido la adecuada. «Mover a carpeta» y «Reenviar una copia» pueden parecer similares al leer deprisa, pero hacen cosas muy distintas.

Si nada de esto ayuda, contacta con el soporte de TrekMail e indica el nombre del filtro y un ejemplo de mensaje que debería haber coincidido. Podemos revisar los registros del servidor para averiguar exactamente qué ocurrió.