TrekMail에서 메일 필터를 만들고 관리하는 방법

이 가이드에서는 TrekMail 메일 필터를 만들고 수정하고 순서를 바꾸고 삭제하는 모든 단계를 설명합니다. 끝까지 진행하면 실제로 작동하는 필터를 만들고 흔한 문제도 해결할 수 있습니다.

필터가 처음이라면 먼저 메일 필터 개요를 읽어 보세요.

대시보드에서 필터 찾기

1. TrekMail 대시보드에 로그인합니다.
2. 왼쪽 사이드바에서 사서함을 클릭합니다.
3. 설정할 사서함을 찾아 관리를 클릭합니다.
4. 필터 탭을 엽니다.

이미 만든 필터 목록이 표시됩니다. 목록이 비어 있으면 첫 필터를 추가하라는 안내가 나타납니다.

새 필터를 만드는 단계

필터 탭 위쪽의 + 필터 추가를 클릭합니다. 여러 영역이 있는 창이 열립니다. 각 영역의 의미와 입력 방법은 다음과 같습니다.

1단계: 필터 이름 지정하기(선택 사항이지만 권장)

창 위쪽에 필터 이름 입력란이 있습니다. 필수는 아니지만 명확한 이름을 붙이면 여러 필터를 관리하기 쉽습니다. “청구서를 Sara에게 전달” 또는 “BigCorp 메일 표시”처럼 용도를 드러내세요.

2단계: 조건 설정하기

이름 아래의 조건 영역에서 어떤 메일이 필터와 일치해야 하는지 지정합니다.

각 조건은 세 부분으로 구성됩니다.

• 필드: 검사할 항목을 선택합니다. 보낸 사람, 받는 사람, 제목, 본문, 크기, 사용자 지정 헤더가 있습니다.
• 비교: 비교 방법을 선택합니다. 텍스트 필드는 포함, 정확히 일치, 패턴과 일치, 해당되는 경우 존재함을 지원합니다. 크기는 보다 큼과 보다 작음을 사용합니다.
• 값: 일치시킬 단어, 문구 또는 이메일 주소를 입력합니다.

예를 들어 FreshBooks에서 온 메일을 모두 찾으려면 다음과 같이 설정합니다.

• 필드: 보낸 사람
• 비교: 포함
• 값: freshbooks.com

첫 조건 아래에서 + 조건 추가를 클릭하면 조건을 더 넣을 수 있습니다. 규칙 하나에 최대 10개까지 설정할 수 있어, 나중에 검토하기 어렵지 않은 범위에서 정밀하게 지정할 수 있습니다.

3단계: “모든 조건” 또는 “조건 중 하나” 선택하기

조건이 둘 이상이면 조건 영역 위에 선택 항목이 나타납니다. 중요한 설정입니다.

• 모든 조건은 모든 조건이 참이어야 한다는 뜻입니다. “AND”와 같으며 메일이 조건 1 AND 조건 2 AND 조건 3을 충족해야 합니다.
• 조건 중 하나는 하나 이상만 참이면 된다는 뜻입니다. “OR”와 같으며 조건 1 OR 조건 2 OR 조건 3 중 하나만 충족하면 됩니다.

“모든 조건” 실제 예시: FreshBooks가 보낸 청구서만 찾으려면 조건 두 개를 설정합니다.

• 보낸 사람에 freshbooks.com 포함
• 제목에 invoice 포함

“모든 조건”을 선택하면 FreshBooks에서 왔고 제목에 “invoice”가 있는 메일만 일치합니다. 새 기능을 알리는 FreshBooks 마케팅 메일은 제목에 “invoice”가 없을 가능성이 높아 일치하지 않습니다.

“조건 중 하나” 실제 예시: 주요 고객 세 곳 중 어디서든 온 메일을 표시하려면 조건 세 개를 설정합니다.

• 보낸 사람에 acmecorp.com 포함
• 보낸 사람에 globex.com 포함
• 보낸 사람에 initech.com 포함

“조건 중 하나”를 선택하면 세 도메인 가운데 한 곳에서 온 메일이 필터를 실행합니다. 세 곳에서 동시에 올 필요는 없으며 이는 애초에 불가능합니다.

4단계: 작업 선택하기

조건 아래의 작업 영역에서 작업 목록을 열고 일치하는 메일에 수행할 작업을 선택합니다.

+ 작업 추가를 클릭하면 필터 하나에 최대 5개 작업을 추가할 수 있습니다. 예를 들어 회계 담당자에게 사본을 전달하고 원본을 청구서 폴더로 옮길 수 있습니다.

5단계: “처리 중지” 확인란

창 아래쪽에 이후 필터 처리 중지 확인란이 있습니다.

선택하면 일치한 메일에 대해 아래 필터를 평가하지 않습니다. 현재 필터의 작업만 실행하고 끝냅니다.

선택하지 않으면 아래 필터도 계속 확인합니다. 다른 필터도 일치하면 그 작업 역시 실행됩니다.

사용 시점: 대체로 결과를 예측하기 쉽도록 선택해 두는 것이 좋습니다. 필터 여러 개가 같은 메일에 의도적으로 작동해야 할 때만 해제하세요. 예를 들어 하나는 플래그를 붙이고 다른 하나는 폴더로 옮기는 경우입니다.

6단계: 저장하기

필터 저장을 클릭합니다. Pro와 Agency에서는 대시보드가 관리 규칙을 메일 서버로 보냅니다. 동기화 경고가 나타나면 규칙은 저장됐지만 아직 활성 상태가 아닙니다. 규칙을 그대로 두고 다시 시도하거나 경고가 계속되면 지원팀에 문의하세요. 필터는 규칙이 활성화된 뒤 도착한 메일에만 적용됩니다.

기존 필터 수정하기

1. 필터 탭에서 바꿀 필터를 찾습니다.
2. 필터 카드의 수정을 클릭합니다.
3. 만들 때와 같은 창이 기존 설정이 채워진 상태로 열립니다.
4. 변경한 뒤 필터 저장을 클릭합니다.

변경 내용은 업데이트된 규칙이 동기화된 후 새로 도착하는 메일에 적용됩니다.

필터 삭제하기

1. 필터 탭에서 삭제할 필터를 찾습니다.
2. 필터 카드의 삭제를 클릭합니다.
3. 확인 메시지가 나오면 확인을 클릭합니다.

필터는 즉시 삭제됩니다. 이미 처리된 메일은 영향을 받지 않고 필터가 옮긴 위치에 그대로 있습니다.

필터 순서 바꾸기와 순서가 중요한 이유

필터는 위에서 아래로 실행됩니다. 일치한 필터가 작업을 실행한 뒤 이후 필터 처리 중지가 켜져 있지 않으면 다음 필터를 검사합니다. 규칙이 겹칠 때는 순서가 중요합니다.

각 필터 카드 왼쪽의 화살표 버튼으로 순서를 바꿉니다. 위쪽 화살표는 필터를 위로 옮겨 우선순위를 높이고 아래쪽 화살표는 아래로 옮깁니다.

순서가 중요한 구체적인 예:

다음 필터 두 개가 있다고 가정합니다.

1. 보낸 사람에 anyone이 있으면 team@company.com으로 사본 전달
2. 제목에 spam-keyword가 있으면 알림 없이 삭제

제목에 “spam-keyword”가 있는 메일이 도착합니다. 필터 1에서 이후 필터 처리 중지가 켜져 있으면 먼저 일치해 메일을 전달하므로, 필터 2가 삭제할 수 없습니다.

해결 방법은 “삭제” 필터를 “전달” 필터 위로 옮기는 것입니다. 그러면 전달 작업 전에 스팸을 찾아 삭제합니다.

기본 원칙: 가장 구체적인 필터는 위에, 범위가 가장 넓은 필터는 아래에 둡니다.

요금제별 필터 한도

TrekMail 요금제마다 만들 수 있는 필터 수가 다릅니다.

저장 가능한 필터 한도에 도달하면 + 필터 추가 버튼이 비활성화되고 페이지에 해당 한도가 표시됩니다. Nano와 Starter는 비활성 필터를 최대 3개 저장할 수 있습니다. 관리 필터 실행에는 Pro 또는 Agency가 필요합니다.

문제 해결: “필터를 만들었지만 작동하지 않습니다”

필터가 아무 작업도 하지 않는 것 같다면 다음을 확인하세요.

1. 필터가 활성화되는 요금제인가요? Nano와 Starter에서는 저장만 되고 실행되지 않습니다. 계정 설정에서 요금제를 확인하세요.
2. 필터를 만든 뒤 도착한 메일인가요? 필터는 새로 들어오는 메일에만 적용되며 기존 메일을 소급 처리하지 않습니다.
3. 정크 메일로 들어가나요? 스팸은 필터보다 먼저 차단되므로 필터에 도달하지 않습니다. “스팸 아님”으로 표시하면 다음부터 처리됩니다.
4. 조건을 꼼꼼히 확인하세요. “포함” 대신 “정확히 일치”를 잘못 사용하는 경우가 많습니다. 보낸 사람이 정확히 john@acme.com인 조건에서 실제 표시가 John Smith <john@acme.com>이면, 표시 이름도 필드에 포함되므로 일치하지 않습니다.
5. 필터 순서를 확인하세요. 더 위의 다른 필터가 먼저 일치하나요? 해당 작업을 살펴보고 필요하면 순서를 조정하세요.
6. 위쪽 필터의 “처리 중지”를 확인하세요. 먼저 일치한 필터에 이 설정이 켜져 있으면 현재 필터는 실행되지 않습니다.
7. 작업이 맞나요? 올바른 항목을 골랐는지 확인하세요. “폴더로 이동”과 “사본 전달”은 얼핏 비슷해 보여도 기능이 전혀 다릅니다.

문제가 해결되지 않으면 필터 이름과 일치했어야 할 메일 예시를 TrekMail 지원팀에 보내 주세요. 서버 로그를 확인해 정확한 원인을 찾을 수 있습니다.