Como criar e gerenciar filtros de e-mail no TrekMail

Este guia explica cada etapa para criar, editar, reordenar e excluir filtros de e-mail no TrekMail. Ao final, você terá um filtro funcionando e saberá resolver os problemas mais comuns.

Se você ainda não conhece os filtros e quer entender primeiro o que são, consulte nossa Visão geral dos filtros de e-mail.

Onde encontrar os filtros no painel

1. Entre no painel do TrekMail.
2. Clique em Caixas postais na barra lateral esquerda.
3. Localize a caixa postal que deseja configurar e clique em Gerenciar.
4. Abra a guia Filtros.

Você verá os filtros já criados ou, se a lista estiver vazia, uma opção para adicionar o primeiro.

Como criar um filtro passo a passo

Clique em + Adicionar filtro na parte superior da guia Filtros. Uma janela com várias seções será aberta. Veja a função de cada uma e como preenchê-la.

Etapa 1: dê um nome ao filtro (opcional, mas recomendado)

Na parte superior da janela há o campo Nome do filtro. Ele é opcional, mas um nome claro facilita bastante quando você precisar gerenciar vários filtros. Use algo descritivo, como “Encaminhar faturas para Sara” ou “Sinalizar e-mails da BigCorp”.

Etapa 2: defina as condições

Abaixo do nome fica a seção Condições. Nela, você informa ao TrekMail quais e-mails devem corresponder ao filtro.

Cada condição tem três partes:

• Campo: menu para escolher o que será verificado. As opções são De, Para, Assunto, Corpo, Tamanho ou Cabeçalho personalizado.
• Comparação: menu para escolher como comparar. Os campos de texto aceitam contém, é exatamente, corresponde a um padrão e, quando aplicável, existe. Para tamanho, use é maior que e é menor que.
• Valor: campo em que você digita a palavra, expressão ou endereço de e-mail que deve corresponder.

Por exemplo, para identificar todos os e-mails do seu fornecedor FreshBooks:

• Campo: De
• Comparação: contém
• Valor: freshbooks.com

Para incluir outras condições, clique em + Adicionar condição abaixo da primeira. Uma regra pode ter até 10 condições, o suficiente para ser específica sem ficar difícil de revisar depois.

Etapa 3: escolha “Todas as condições” ou “Qualquer condição”

Quando existe mais de uma condição, um seletor aparece no alto da seção Condições. Essa escolha é importante:

• Todas as condições exige que todas sejam verdadeiras. É o operador “AND”. O e-mail precisa atender à condição 1 AND à condição 2 AND à condição 3.
• Qualquer condição aciona o filtro quando pelo menos uma é verdadeira. É o operador “OR”. O e-mail só precisa atender à condição 1 OR à condição 2 OR à condição 3.

Exemplo prático com “Todas as condições”: Você quer identificar especificamente as faturas da FreshBooks e define duas condições:

• De contém freshbooks.com
• Assunto contém invoice

Com “Todas as condições”, somente e-mails que venham da FreshBooks E tenham “invoice” no assunto correspondem. Um e-mail promocional da FreshBooks sobre novos recursos não corresponderia, pois provavelmente não contém “invoice” no assunto.

Exemplo prático com “Qualquer condição”: Você quer sinalizar mensagens de qualquer um dos seus três maiores clientes e define três condições:

• De contém acmecorp.com
• De contém globex.com
• De contém initech.com

Com “Qualquer condição”, uma mensagem de qualquer um desses domínios aciona o filtro. Ela não precisa vir dos três ao mesmo tempo, o que seria impossível.

Etapa 4: escolha as ações

Abaixo das condições fica a seção Ações. Abra o menu Ação e escolha o que deve acontecer com os e-mails correspondentes:

Você pode adicionar até cinco ações a um filtro clicando em + Adicionar ação. Por exemplo, pode encaminhar uma cópia ao contador E mover o original para a pasta Faturas.

Etapa 5: a caixa “Interromper processamento”

Na parte inferior da janela está a caixa Interromper o processamento dos próximos filtros.

Quando ela está marcada, o TrekMail não avalia os filtros abaixo deste para o e-mail correspondente. As ações do filtro atual são executadas e o processamento termina.

Quando está desmarcada, o TrekMail continua verificando os filtros seguintes. Se outro também corresponder, suas ações serão executadas.

Quando usar: na maioria dos casos, deixe a opção marcada para manter um comportamento previsível. Desmarque somente se quiser que vários filtros atuem de propósito na mesma mensagem, por exemplo, um para sinalizá-la e outro para movê-la a uma pasta.

Etapa 6: salve

Clique em Salvar filtro. Nos planos Pro e Agency, o painel envia a regra gerenciada ao servidor de e-mail. Se aparecer um aviso de sincronização, a regra foi salva, mas ainda não está ativa. Mantenha-a e tente novamente ou fale com o suporte se o aviso continuar. Os filtros só se aplicam às mensagens recebidas depois que a regra fica ativa.

Como editar um filtro existente

1. Na guia Filtros, localize o filtro que deseja alterar.
2. Clique em Editar no cartão do filtro.
3. A mesma janela de criação será aberta com as configurações atuais preenchidas.
4. Faça as alterações e clique em Salvar filtro.

As mudanças se aplicam às novas mensagens recebidas depois que a regra atualizada for sincronizada.

Como excluir um filtro

1. Na guia Filtros, localize o filtro que deseja remover.
2. Clique em Excluir no cartão do filtro.
3. Uma confirmação será exibida. Clique em Confirmar para excluir.

O filtro é removido imediatamente. As mensagens já processadas por ele não são afetadas e permanecem no local para onde foram movidas.

Como reordenar filtros e por que isso importa

Os filtros são executados de cima para baixo. Um filtro correspondente realiza suas ações e os filtros seguintes são verificados, a menos que Interromper o processamento dos próximos filtros esteja ativado. Por isso, a ordem importa quando as regras se sobrepõem.

Para alterar a ordem, use os botões de seta à esquerda de cada cartão. A seta para cima move o filtro para uma posição mais alta, com maior prioridade, e a seta para baixo o move para uma posição mais baixa.

Exemplo concreto da importância da ordem:

Imagine estes dois filtros:

1. Se De contém anyone, Encaminhar uma cópia para team@company.com
2. Se Assunto contém spam-keyword, Descartar silenciosamente

Chega um e-mail com “spam-keyword” no assunto. Se o filtro 1 estiver com Interromper o processamento dos próximos filtros ativado, ele corresponderá primeiro e encaminhará a mensagem antes que o filtro 2 possa descartá-la.

A solução é mover o filtro “Descartar” para cima do filtro “Encaminhar”. Assim, o spam é identificado e excluído antes que o encaminhamento possa agir.

Regra geral: coloque os filtros mais específicos no alto e os mais abrangentes embaixo.

Limites de filtros por plano

Cada plano do TrekMail limita a quantidade de filtros que você pode criar:

Ao atingir o limite de filtros salvos, o botão + Adicionar filtro é desativado e a página informa o teto aplicável. Nano e Starter podem salvar até três filtros inativos; para executar filtros gerenciados, é necessário usar Pro ou Agency.

Solução de problemas: “Criei um filtro, mas ele não funciona”

Se o filtro não parece fazer nada, confira esta lista:

1. Seu plano está ativo? Os filtros dos planos Nano e Starter são salvos, mas não são executados. Confira seu plano nas Configurações da conta.
2. O e-mail chegou depois da criação do filtro? Os filtros só se aplicam a novas mensagens recebidas. Eles não processam retroativamente o que já estava na caixa postal.
3. O e-mail está indo para o Spam? O spam é capturado antes da execução dos filtros. Se uma mensagem for marcada como spam, ela nunca chegará a eles. Marque-a como “Não é spam” para que seja processada na próxima vez.
4. Confira as condições com atenção. Um erro comum é usar “é exatamente” quando deveria ser “contém”. Se a condição for De é exatamente john@acme.com, mas o remetente aparecer como John Smith <john@acme.com>, não haverá correspondência, pois o campo De também contém o nome de exibição.
5. Confira a ordem dos filtros. Outro filtro mais acima está correspondendo primeiro? Revise as ações e ajuste a ordem se necessário.
6. Confira “Interromper processamento” nos filtros anteriores. Se um filtro correspondente acima estiver com essa opção ativada, o seu não será executado para a mensagem.
7. A ação está correta? Confirme se escolheu a opção certa. “Mover para pasta” e “Encaminhar uma cópia” podem parecer semelhantes em uma leitura rápida, mas fazem coisas muito diferentes.

Se nada disso ajudar, fale com o suporte do TrekMail e informe o nome do filtro e um exemplo de e-mail que deveria ter correspondido. Podemos consultar os logs do servidor para descobrir exatamente o que aconteceu.