إنشاء عوامل تصفية البريد وإدارتها في TrekMail

يشرح هذا الدليل كل خطوة لإنشاء عوامل تصفية البريد في TrekMail وتعديلها وإعادة ترتيبها وحذفها. عند الانتهاء، سيكون لديك عامل تصفية يعمل وستعرف كيف تعالج أكثر المشكلات شيوعاً.

إذا كانت هذه أول مرة تستخدم فيها عوامل التصفية، فابدأ بقراءة نظرة عامة على عوامل تصفية البريد.

مكان عوامل التصفية في لوحة التحكم

1. سجل الدخول إلى لوحة تحكم TrekMail.
2. انقر على صناديق البريد في الشريط الجانبي الأيسر.
3. ابحث عن صندوق البريد المطلوب وانقر على إدارة.
4. افتح علامة التبويب عوامل التصفية.

ستظهر العوامل التي أنشأتها من قبل. إذا كانت القائمة فارغة، فسترى مطالبة بإضافة العامل الأول.

إنشاء عامل تصفية جديد خطوة بخطوة

انقر على + إضافة عامل تصفية أعلى علامة التبويب. ستفتح نافذة بها عدة أقسام. إليك وظيفة كل قسم وكيفية تعبئته.

الخطوة 1: تسمية عامل التصفية (اختياري، لكن يوصى به)

يوجد أعلى النافذة حقل اسم عامل التصفية. الاسم اختياري، لكنه يسهل إدارة عدة عوامل لاحقاً. اختر اسماً واضحاً مثل «إعادة توجيه الفواتير إلى Sara» أو «تمييز رسائل BigCorp».

الخطوة 2: تحديد الشروط

يوجد قسم الشروط أسفل الاسم. تحدد هنا الرسائل التي يجب أن يطابقها عامل التصفية.

يتكون كل شرط من ثلاثة أجزاء:

• الحقل: قائمة لاختيار العنصر المراد فحصه. الخيارات هي من، إلى، الموضوع، النص، الحجم، أو رأس مخصص.
• المقارنة: قائمة لاختيار طريقة الفحص. تدعم الحقول النصية يحتوي على ويساوي تماماً ويطابق نمطاً، وكذلك موجود حين يناسب. يستخدم الحجم أكبر من وأصغر من.
• القيمة: مربع لإدخال الكلمة أو العبارة أو عنوان البريد المطلوب مطابقته.

مثلاً، لمطابقة كل الرسائل الواردة من المورد FreshBooks:

• الحقل: من
• المقارنة: يحتوي على
• القيمة: freshbooks.com

لإضافة شروط أخرى، انقر على + إضافة شرط أسفل الشرط الأول. يمكن أن تتضمن القاعدة حتى 10 شروط، وهو ما يكفي لضبطها بدقة من دون أن تصعب مراجعتها لاحقاً.

الخطوة 3: اختيار «كل الشروط» أو «أي شرط»

عند وجود أكثر من شرط، يظهر مفتاح اختيار أعلى قسم الشروط. لهذا الاختيار أثر مهم:

• كل الشروط يعني وجوب تحقق جميع الشروط. وهو يعادل «AND». يجب أن تحقق الرسالة الشرط 1 AND الشرط 2 AND الشرط 3.
• أي شرط يعني أن تحقق شرط واحد على الأقل يكفي. وهو يعادل «OR». يكفي أن تحقق الرسالة الشرط 1 OR الشرط 2 OR الشرط 3.

مثال عملي على «كل الشروط»: تريد التقاط فواتير FreshBooks تحديداً. تضيف شرطين:

• من يحتوي على freshbooks.com
• الموضوع يحتوي على invoice

مع «كل الشروط»، تطابق فقط الرسائل الواردة من FreshBooks والتي تحتوي أيضاً على «invoice» في الموضوع. لن تطابق رسالة تسويقية عن ميزات جديدة غالباً، لأن موضوعها لا يتضمن «invoice».

مثال عملي على «أي شرط»: تريد تمييز الرسائل الواردة من أي واحد من أكبر ثلاثة عملاء لديك. تضيف ثلاثة شروط:

• من يحتوي على acmecorp.com
• من يحتوي على globex.com
• من يحتوي على initech.com

مع «أي شرط»، تشغل الرسالة الواردة من أي نطاق من هذه النطاقات عامل التصفية. لا يلزم أن تأتي من النطاقات الثلاثة معاً، فهذا مستحيل أصلاً.

الخطوة 4: اختيار الإجراءات

ستجد قسم الإجراءات أسفل الشروط. افتح قائمة الإجراء واختر ما يحدث للرسائل المطابقة:

يمكنك إضافة ما يصل إلى خمسة إجراءات لعامل واحد بالنقر على + إضافة إجراء. مثلاً، يمكنك إرسال نسخة إلى المحاسب ونقل الأصل إلى مجلد الفواتير.

الخطوة 5: مربع «إيقاف المعالجة»

يوجد أسفل النافذة مربع إيقاف معالجة عوامل التصفية التالية.

عند تحديده، لا يفحص TrekMail العوامل الموجودة أسفل هذا العامل للرسالة المطابقة. تنفذ الإجراءات الحالية ثم تتوقف المعالجة.

عند تركه بلا تحديد، يواصل TrekMail فحص العوامل التالية. إذا طابق عامل آخر، تنفذ إجراءاته أيضاً.

متى تستخدمه: يفضل تحديده في معظم الحالات حتى تبقى النتائج متوقعة. ألغ تحديده فقط إذا أردت عمداً تطبيق عدة عوامل على الرسالة نفسها، مثل عامل يميزها وآخر ينقلها إلى مجلد.

الخطوة 6: الحفظ

انقر على حفظ عامل التصفية. في باقتي Pro وAgency، ترسل لوحة التحكم القاعدة المدارة إلى خادم البريد. إذا ظهر تحذير مزامنة، فالقاعدة محفوظة لكنها لم تنشط بعد. اتركها وحاول مجدداً، أو تواصل مع الدعم إذا استمر التحذير. لا تطبق العوامل إلا على البريد الذي يصل بعد تنشيط القاعدة.

تعديل عامل تصفية موجود

1. ابحث عن العامل المطلوب في علامة تبويب عوامل التصفية.
2. انقر على تعديل في بطاقة العامل.
3. تفتح نافذة الإنشاء نفسها وبها الإعدادات الحالية.
4. أدخل التغييرات وانقر على حفظ عامل التصفية.

تطبق التغييرات على البريد الجديد بعد مزامنة القاعدة المحدثة.

حذف عامل تصفية

1. ابحث عن العامل المطلوب حذفه في علامة التبويب.
2. انقر على حذف في بطاقته.
3. تظهر مطالبة بالتأكيد. انقر على تأكيد.

يحذف العامل فوراً. لا تتأثر الرسائل التي عالجها سابقاً، وتبقى حيث نقلها.

إعادة ترتيب العوامل وأهمية الترتيب

تعمل العوامل من الأعلى إلى الأسفل. ينفذ العامل المطابق إجراءاته، ثم تفحص العوامل التالية ما لم يكن إيقاف معالجة عوامل التصفية التالية مفعلاً. لذلك يهم الترتيب حين تتداخل القواعد.

استخدم أزرار الأسهم على يسار كل بطاقة لتغيير الترتيب. ينقل السهم إلى أعلى العامل إلى موضع أعلى بأولوية أكبر، وينقله السهم إلى أسفل إلى موضع أدنى.

مثال واضح على أهمية الترتيب:

لنفترض أن لديك هذين العاملين:

1. إذا كان حقل من يحتوي على anyone، إعادة توجيه نسخة إلى team@company.com
2. إذا كان الموضوع يحتوي على spam-keyword، تجاهل بصمت

تصل رسالة بها «spam-keyword» في الموضوع. إذا كان العامل 1 يفعّل إيقاف معالجة عوامل التصفية التالية، فسيطابق أولاً ويرسل الرسالة قبل أن يستطيع العامل 2 حذفها.

الحل هو نقل عامل «التجاهل» فوق عامل «إعادة التوجيه». عندها يلتقط البريد المزعج ويحذف قبل تنفيذ إعادة التوجيه.

قاعدة عملية: ضع العوامل الأكثر تحديداً في الأعلى والأوسع نطاقاً في الأسفل.

حدود العوامل حسب الباقة

لكل باقة TrekMail حد لعدد العوامل التي يمكنك إنشاؤها:

عند بلوغ حد العوامل المحفوظة، يتعطل زر + إضافة عامل تصفية وتوضح الصفحة الحد المطبق. تسمح Nano وStarter بحفظ حتى ثلاثة عوامل غير نشطة. يتطلب تشغيل العوامل المدارة باقة Pro أو Agency.

حل المشكلات: «أنشأت عامل تصفية لكنه لا يعمل»

إذا بدا أن العامل لا يفعل شيئاً، فتحقق من الآتي:

1. هل باقتك نشطة؟ تحفظ العوامل في Nano وStarter لكنها لا تعمل. تحقق من باقتك في إعدادات الحساب.
2. هل وصلت الرسالة بعد إنشاء العامل؟ تطبق العوامل على البريد الوارد الجديد فقط، ولا تعالج الرسائل الموجودة بأثر رجعي.
3. هل تصل الرسالة إلى البريد المزعج؟ يلتقط البريد المزعج قبل تشغيل العوامل، لذلك لا يصل إليها. علمه بأنه «ليس بريداً مزعجاً» كي يعالج في المرة التالية.
4. راجع الشروط بعناية. من الأخطاء الشائعة استخدام «يساوي تماماً» بدلاً من «يحتوي على». إذا كان الشرط من يساوي تماماً john@acme.com لكن المرسل يظهر بصورة John Smith <john@acme.com>، فلن يتطابق لأن حقل من يتضمن اسم العرض.
5. راجع ترتيب العوامل. هل يطابق عامل أعلى الرسالة أولاً؟ راجع إجراءاته وعدل الترتيب عند الحاجة.
6. راجع إعداد «إيقاف المعالجة» في العوامل السابقة. إذا كان مفعلاً في عامل سابق مطابق، فلن يعمل عاملك لهذه الرسالة.
7. هل الإجراء صحيح؟ تأكد من اختيار الإجراء المناسب. قد يبدو «نقل إلى مجلد» و«إعادة توجيه نسخة» متشابهين عند القراءة السريعة، لكن أثرهما مختلف تماماً.

إذا لم تساعدك هذه الخطوات، فتواصل مع دعم TrekMail وأرسل اسم العامل ومثالاً لرسالة كان ينبغي أن تطابق. يمكننا فحص سجلات الخادم لمعرفة ما حدث بدقة.