TrekMailでメールフィルターを作成、管理する方法

このガイドでは、TrekMailでメールフィルターを作成、編集、並べ替え、削除する全手順を説明します。最後まで進めると、実際に動作するフィルターを作成でき、よくある問題にも対処できます。

初めてフィルターを使う場合は、先にメールフィルターの概要をご覧ください。

ダッシュボードでフィルターを開く

1. TrekMailダッシュボードにログインします。
2. 左側のメールボックスをクリックします。
3. 設定するメールボックスを探し、管理をクリックします。
4. フィルタータブを開きます。

作成済みのフィルターが一覧表示されます。まだない場合は、最初のフィルターを追加する案内が表示されます。

新しいフィルターを作成する手順

フィルタータブ上部の**+ フィルターを追加**をクリックします。複数の項目を含む画面が開きます。各項目の意味と入力方法は次のとおりです。

手順1：フィルター名を付ける（任意、推奨）

画面上部にフィルター名欄があります。入力は任意ですが、複数のフィルターを管理するときは明確な名前が役立ちます。「請求書をSaraに転送」「BigCorpからのメールにフラグ」など、用途が分かる名前にします。

手順2：条件を設定する

名前の下に条件があります。ここで、どのメールをフィルターの対象にするか指定します。

各条件は3つの要素で構成されます。

• フィールド：確認する対象を選びます。差出人、宛先、件名、本文、サイズ、カスタムヘッダーから選択できます。
• 比較：確認方法を選びます。テキストでは含む、完全一致、パターンに一致、該当する場合は存在するを使用できます。サイズではより大きいとより小さいを使用します。
• 値：一致させる単語、語句、メールアドレスを入力します。

たとえば、取引先FreshBooksからのメールをすべて対象にする場合は次のように設定します。

• フィールド：差出人
• 比較：含む
• 値：freshbooks.com

条件を増やすには、最初の条件の下にある**+ 条件を追加**をクリックします。1つのルールには最大10個の条件を設定でき、後から確認しやすい範囲で細かく絞り込めます。

手順3：「すべての条件」か「いずれかの条件」を選ぶ

条件が複数あると、条件欄の上部に切り替え項目が表示されます。重要な設定です。

• すべての条件では、全条件を満たす必要があります。「AND」と同じで、メールは条件1 AND 条件2 AND 条件3を満たす必要があります。
• いずれかの条件では、1つ以上を満たせば対象になります。「OR」と同じで、条件1 OR 条件2 OR 条件3のいずれかで十分です。

「すべての条件」の例： FreshBooksから届く請求書だけを対象にするため、次の2条件を設定します。

• 差出人に freshbooks.com を含む
• 件名に invoice を含む

「すべての条件」では、FreshBooksから届き、かつ件名に「invoice」があるメールだけが一致します。新機能を案内するFreshBooksの広告メールは、件名に「invoice」がなければ一致しません。

「いずれかの条件」の例： 主要な3社のいずれかから届くメールにフラグを付けるため、次の3条件を設定します。

• 差出人に acmecorp.com を含む
• 差出人に globex.com を含む
• 差出人に initech.com を含む

「いずれかの条件」では、この3ドメインのどれかから届けばフィルターが実行されます。同時に3つすべてから届く必要はありません。それはそもそも不可能です。

手順4：処理を選ぶ

条件の下に処理があります。処理の一覧から、一致したメールに行う操作を選びます。

+ 処理を追加をクリックすると、1つのフィルターに最大5つの処理を設定できます。たとえば、会計担当者へコピーを転送し、同時に元のメールを請求書フォルダーへ移動できます。

手順5：「処理を停止」チェックボックス

画面下部に以降のフィルター処理を停止があります。

選択すると、一致したメールに対して下位のフィルターを確認しません。現在の処理を実行して終了します。

選択しない場合は下位のフィルターも確認し、別のフィルターにも一致すれば、その処理も実行します。

**使用する場面：**通常は予測しやすい動作にするため選択します。同じメールに複数のフィルターを意図的に適用するときだけ外してください。たとえば、1つ目でフラグを付け、2つ目でフォルダーへ移動する場合です。

手順6：保存する

フィルターを保存をクリックします。ProとAgencyでは、ダッシュボードから管理ルールがメールサーバーへ送信されます。同期の警告が出た場合、ルールは保存済みですが、まだ有効ではありません。削除せずに再試行し、警告が続く場合はサポートへご連絡ください。フィルターはルールが有効になった後に届くメールだけに適用されます。

既存のフィルターを編集する

1. フィルタータブで変更するフィルターを探します。
2. カードの編集をクリックします。
3. 作成時と同じ画面が、現在の設定を入力した状態で開きます。
4. 変更してフィルターを保存をクリックします。

変更は、更新したルールの同期後に届く新しいメールへ適用されます。

フィルターを削除する

1. フィルタータブで削除するフィルターを探します。
2. カードの削除をクリックします。
3. 確認画面で確認をクリックします。

フィルターはすぐに削除されます。すでに処理されたメールには影響せず、移動先にそのまま残ります。

フィルターの並べ替えと順序が重要な理由

フィルターは上から順に実行されます。一致したフィルターの処理後、以降のフィルター処理を停止が有効でなければ次のフィルターを確認します。ルールが重なる場合は順序が重要です。

各カード左側の矢印ボタンで並べ替えます。上矢印はフィルターを上へ移して優先度を高め、下矢印は下へ移します。

順序の重要性が分かる例：

次の2つのフィルターがあるとします。

1. 差出人に anyone を含む場合、team@company.com へコピーを転送
2. 件名に spam-keyword を含む場合、通知せず破棄

件名に「spam-keyword」があるメールが届きます。フィルター1で以降のフィルター処理を停止が有効だと、先に一致して転送され、フィルター2は破棄できません。

解決策は、「破棄」フィルターを「転送」フィルターより上に移すことです。これで転送前に迷惑メールを検出して破棄できます。

**基本原則：**対象が限定されたフィルターほど上に、対象が広いものほど下に置きます。

プラン別のフィルター上限

作成できるフィルター数はTrekMailのプランごとに異なります。

保存上限に達すると**+ フィルターを追加**が無効になり、該当する上限が表示されます。NanoとStarterでは無効なフィルターを最大3件保存できます。管理フィルターを実行するにはProまたはAgencyが必要です。

トラブルシューティング：「作成したフィルターが動作しない」

フィルターが動作していないように見える場合は、次を確認してください。

1. 対応プランが有効ですか？ NanoとStarterでは保存されますが実行されません。アカウント設定でプランを確認してください。
2. フィルター作成後に届いたメールですか？ 対象は新着メールだけです。既存メールをさかのぼって処理しません。
3. 迷惑メールに入っていませんか？ 迷惑メールはフィルターより先に検出されるため、フィルターまで届きません。「迷惑メールではない」と指定すれば、次回から処理されます。
4. 条件を詳しく確認してください。 「含む」の代わりに「完全一致」を選ぶ間違いがよくあります。差出人が完全に john@acme.com と一致する条件でも、実際の表示が John Smith <john@acme.com> なら、表示名も含まれるため一致しません。
5. 順序を確認してください。 上位の別フィルターが先に一致していませんか。処理を確認し、必要なら並べ替えます。
6. 上位フィルターの「処理を停止」を確認してください。 先に一致したフィルターで有効なら、このフィルターは実行されません。
7. 処理は正しいですか？ 選択を再確認してください。「フォルダーへ移動」と「コピーを転送」は一見似ていますが、動作は大きく異なります。

解決しない場合は、フィルター名と一致するはずだったメールの例を添えてTrekMailサポートへご連絡ください。サーバーログから実際の処理を確認できます。