Creare e gestire i filtri email in TrekMail

Questa guida illustra ogni passaggio per creare, modificare, riordinare ed eliminare i filtri email in TrekMail. Al termine avrai un filtro funzionante e saprai risolvere i problemi più comuni.

Se non hai mai usato i filtri e vuoi prima capire cosa sono, consulta la Panoramica dei filtri email.

Dove trovare i filtri nel pannello

1. Accedi al pannello di TrekMail.
2. Fai clic su Caselle email nella barra laterale sinistra.
3. Trova la casella da configurare e fai clic su Gestisci.
4. Apri la scheda Filtri.

Vedrai i filtri già creati oppure, se l’elenco è vuoto, l’invito ad aggiungere il primo.

Creare un nuovo filtro passo passo

Fai clic su + Aggiungi filtro nella parte superiore della scheda Filtri. Si apre una finestra con varie sezioni. Ecco a cosa servono e come compilarle.

Passaggio 1: assegna un nome al filtro (facoltativo, ma consigliato)

In alto trovi il campo Nome filtro. È facoltativo, ma un nome chiaro semplifica la gestione quando avrai più filtri. Scegli qualcosa di descrittivo, come “Inoltra fatture a Sara” o “Contrassegna email da BigCorp”.

Passaggio 2: imposta le condizioni

Sotto il nome trovi la sezione Condizioni. Qui indichi a TrekMail quali messaggi devono corrispondere al filtro.

Ogni condizione comprende tre parti:

• Campo: menu da cui scegli cosa controllare. Le opzioni sono Da, A, Oggetto, Corpo, Dimensione o Intestazione personalizzata.
• Confronto: menu da cui scegli il criterio. I campi di testo supportano contiene, è esattamente, corrisponde a un modello e, quando pertinente, esiste. Per la dimensione sono disponibili è maggiore di ed è minore di.
• Valore: casella in cui inserisci la parola, la frase o l’indirizzo email da cercare.

Per esempio, per trovare tutti i messaggi del fornitore FreshBooks:

• Campo: Da
• Confronto: contiene
• Valore: freshbooks.com

Per aggiungere altre condizioni, fai clic su + Aggiungi condizione sotto la prima. Una regola può contenere fino a 10 condizioni, sufficienti per renderla precisa senza complicarne la revisione.

Passaggio 3: scegli “Tutte le condizioni” o “Una condizione qualsiasi”

Se sono presenti più condizioni, nella parte superiore della sezione compare un selettore. La scelta è importante:

• Tutte le condizioni richiede che siano tutte vere. Equivale a “AND”. Il messaggio deve soddisfare la condizione 1 AND la 2 AND la 3.
• Una condizione qualsiasi attiva il filtro se almeno una è vera. Equivale a “OR”. Basta che il messaggio soddisfi la condizione 1 OR la 2 OR la 3.

Esempio pratico con “Tutte le condizioni”: Vuoi individuare in modo specifico le fatture di FreshBooks. Imposti due condizioni:

• Da contiene freshbooks.com
• Oggetto contiene invoice

Con “Tutte le condizioni” corrispondono solo i messaggi che provengono da FreshBooks E contengono “invoice” nell’oggetto. Un’email promozionale di FreshBooks sulle nuove funzioni non corrisponderebbe, perché probabilmente non contiene “invoice” nell’oggetto.

Esempio pratico con “Una condizione qualsiasi”: Vuoi contrassegnare i messaggi di uno qualsiasi dei tuoi tre clienti principali. Imposti tre condizioni:

• Da contiene acmecorp.com
• Da contiene globex.com
• Da contiene initech.com

Con “Una condizione qualsiasi”, un messaggio proveniente da uno dei tre domini attiva il filtro. Non deve provenire da tutti e tre contemporaneamente, cosa comunque impossibile.

Passaggio 4: scegli le azioni

Sotto le condizioni trovi la sezione Azioni. Apri il menu Azione e scegli cosa deve accadere ai messaggi corrispondenti:

Puoi aggiungere fino a cinque azioni a un filtro con + Aggiungi azione. Per esempio, puoi inoltrare una copia al commercialista E spostare l’originale nella cartella Fatture.

Passaggio 5: la casella “Interrompi elaborazione”

In fondo alla finestra trovi la casella Interrompi l’elaborazione dei filtri successivi.

Se è selezionata, TrekMail non valuta i filtri sottostanti per il messaggio corrispondente. Esegue le azioni del filtro attuale e si ferma.

Se non è selezionata, TrekMail continua a controllare i filtri successivi. Se ne trova un altro corrispondente, esegue anche le sue azioni.

Quando usarla: nella maggior parte dei casi conviene selezionarla, così il comportamento rimane prevedibile. Deselezionala solo se vuoi intenzionalmente che più filtri agiscano sullo stesso messaggio, per esempio uno lo contrassegna e un altro lo sposta in una cartella.

Passaggio 6: salva

Fai clic su Salva filtro. Nei piani Pro e Agency, il pannello invia la regola gestita al server di posta. Se compare un avviso di sincronizzazione, la regola è stata salvata ma non è ancora attiva. Lasciala presente e riprova oppure contatta l’assistenza se l’avviso rimane. I filtri si applicano solo ai messaggi ricevuti dopo l’attivazione della regola.

Modificare un filtro esistente

1. Nella scheda Filtri, trova il filtro da modificare.
2. Fai clic su Modifica nella sua scheda.
3. Si apre la stessa finestra usata per la creazione, già compilata con le impostazioni attuali.
4. Apporta le modifiche e fai clic su Salva filtro.

Le modifiche si applicano ai nuovi messaggi in arrivo dopo la sincronizzazione della regola aggiornata.

Eliminare un filtro

1. Nella scheda Filtri, trova il filtro da rimuovere.
2. Fai clic su Elimina nella sua scheda.
3. Compare una richiesta di conferma. Fai clic su Conferma.

Il filtro viene rimosso immediatamente. I messaggi già elaborati non cambiano e restano dove il filtro li aveva spostati.

Riordinare i filtri e capire perché l’ordine conta

I filtri vengono eseguiti dall’alto verso il basso. Un filtro corrispondente esegue le sue azioni, poi vengono controllati quelli successivi, a meno che sia attivo Interrompi l’elaborazione dei filtri successivi. L’ordine è quindi importante quando le regole si sovrappongono.

Per cambiarlo, usa i pulsanti freccia sul lato sinistro di ogni scheda. La freccia verso l’alto sposta il filtro più in alto e gli assegna maggiore priorità, quella verso il basso lo sposta più in basso.

Esempio concreto dell’importanza dell’ordine:

Immagina di avere questi due filtri:

1. Se Da contiene anyone, Inoltra una copia a team@company.com
2. Se Oggetto contiene spam-keyword, Elimina senza avvisare

Arriva un messaggio con “spam-keyword” nell’oggetto. Se il filtro 1 ha attivo Interrompi l’elaborazione dei filtri successivi, corrisponde per primo e inoltra il messaggio prima che il filtro 2 possa eliminarlo.

La soluzione è spostare il filtro “Elimina” sopra quello “Inoltra”. Così lo spam viene intercettato ed eliminato prima che l’inoltro possa agire.

Regola generale: posiziona i filtri più specifici in alto e quelli più generici in basso.

Limiti dei filtri per piano

Ogni piano TrekMail pone un limite al numero di filtri che puoi creare:

Quando raggiungi il limite dei filtri salvati, + Aggiungi filtro viene disattivato e la pagina indica il limite applicabile. Nano e Starter consentono di salvare fino a tre filtri inattivi; per eseguire filtri gestiti occorre Pro o Agency.

Risoluzione dei problemi: “Ho creato un filtro, ma non funziona”

Se il filtro sembra non fare nulla, verifica questi punti:

1. Il piano è attivo? I filtri Nano e Starter vengono salvati, ma non eseguiti. Controlla il piano nelle Impostazioni account.
2. Il messaggio è arrivato dopo la creazione del filtro? I filtri si applicano solo ai nuovi messaggi in arrivo e non elaborano retroattivamente quelli già presenti.
3. Il messaggio finisce nello Spam? Lo spam viene intercettato prima dei filtri. Un messaggio classificato come spam non li raggiunge. Segnalalo come “Non spam” affinché venga elaborato la volta successiva.
4. Controlla attentamente le condizioni. Un errore comune è usare “è esattamente” invece di “contiene”. Se la condizione è Da è esattamente john@acme.com, ma il mittente appare come John Smith <john@acme.com>, non corrisponde perché il campo Da include anche il nome visualizzato.
5. Controlla l’ordine. Un filtro più in alto corrisponde per primo? Esamina le sue azioni e modifica l’ordine se necessario.
6. Controlla “Interrompi elaborazione” nei filtri precedenti. Se un filtro precedente corrispondente ha l’opzione attiva, il tuo non verrà eseguito per quel messaggio.
7. L’azione è corretta? Verifica di aver scelto quella giusta. “Sposta nella cartella” e “Inoltra una copia” possono sembrare simili a una lettura veloce, ma hanno effetti molto diversi.

Se nessuna di queste verifiche risolve il problema, contatta l’assistenza TrekMail indicando il nome del filtro e un esempio di messaggio che avrebbe dovuto corrispondere. Possiamo controllare i registri del server per capire esattamente cosa è successo.