Создание и управление почтовыми фильтрами TrekMail

В этом руководстве разобраны все этапы создания, редактирования, сортировки и удаления почтовых фильтров в TrekMail. В результате у вас будет рабочий фильтр и понимание того, как устранять самые частые неполадки.

Если вы еще не пользовались фильтрами и хотите сначала понять принцип их работы, начните с Обзора почтовых фильтров.

Где находятся фильтры в панели управления

1. Войдите в панель управления TrekMail.
2. Нажмите Почтовые ящики на левой боковой панели.
3. Найдите нужный ящик и нажмите Управление.
4. Откройте вкладку Фильтры.

Вы увидите список уже созданных фильтров. Если список пуст, система предложит добавить первый фильтр.

Пошаговое создание нового фильтра

Нажмите + Добавить фильтр в верхней части вкладки Фильтры. Откроется окно с несколькими разделами. Ниже объясняется назначение каждого из них.

Шаг 1. Назовите фильтр (необязательно, но рекомендуется)

В верхней части окна находится поле Название фильтра. Заполнять его необязательно, однако понятное название упростит дальнейшую работу с несколькими фильтрами. Например: «Пересылать счета Саре» или «Отмечать письма от BigCorp».

Шаг 2. Задайте условия

Под названием расположен раздел Условия. Здесь вы указываете TrekMail, какие письма должен распознавать фильтр.

У каждого условия три части:

• Поле: список проверяемых элементов. Доступны От, Кому, Тема, Текст письма, Размер и Пользовательский заголовок.
• Сравнение: способ проверки. Для текстовых полей доступны содержит, точно совпадает, соответствует шаблону и, когда применимо, существует. Для размера используются больше и меньше.
• Значение: слово, фраза или адрес электронной почты, которые нужно найти.

Например, чтобы отбирать все письма от поставщика FreshBooks:

• Поле: От
• Сравнение: содержит
• Значение: freshbooks.com

Чтобы добавить условия, нажмите + Добавить условие под первым. В одном правиле может быть до 10 условий. Этого достаточно для точной настройки, но правило при этом останется понятным.

Шаг 3. Выберите «Все условия» или «Любое условие»

Если условий несколько, вверху раздела появляется переключатель. Его значение важно:

• Все условия означает, что должны выполняться абсолютно все проверки. Это оператор «AND». Письмо должно соответствовать условию 1 AND условию 2 AND условию 3.
• Любое условие означает, что достаточно хотя бы одной проверки. Это оператор «OR». Письму достаточно соответствовать условию 1 OR условию 2 OR условию 3.

Практический пример для «Все условия»: Вам нужны именно счета от FreshBooks. Вы задаете два условия:

• От содержит freshbooks.com
• Тема содержит invoice

При выборе «Все условия» фильтр сработает только для писем от FreshBooks, в теме которых ЕСТЬ «invoice». Рекламное письмо FreshBooks о новых возможностях не подойдет, поскольку в его теме, скорее всего, нет «invoice».

Практический пример для «Любое условие»: Вы хотите отмечать письма от любого из трех крупнейших клиентов. Для этого задаются три условия:

• От содержит acmecorp.com
• От содержит globex.com
• От содержит initech.com

При выборе «Любое условие» фильтр сработает для письма из любого из этих доменов. Письмо не должно приходить сразу из всех трех, что и невозможно.

Шаг 4. Выберите действия

Под условиями находится раздел Действия. Откройте список Действие и выберите, что делать с подходящими письмами:

Через + Добавить действие в один фильтр можно включить до пяти действий. Например, отправить копию бухгалтеру И переместить оригинал в папку Счета.

Шаг 5. Флажок «Остановить обработку»

Внизу окна находится флажок Остановить обработку следующих фильтров.

Если он установлен, TrekMail не проверяет расположенные ниже фильтры для подошедшего письма. Выполняются действия текущего фильтра, после чего обработка завершается.

Если флажок снят, TrekMail продолжает проверку. Когда подходит еще один фильтр, его действия тоже выполняются.

Когда использовать: обычно флажок лучше оставить установленным, чтобы результат был предсказуемым. Снимайте его только тогда, когда несколько фильтров намеренно должны обработать одно письмо, например первый поставит отметку, а второй переместит письмо в папку.

Шаг 6. Сохраните

Нажмите Сохранить фильтр. На тарифах Pro и Agency панель отправит управляемое правило на почтовый сервер. Предупреждение о синхронизации означает, что правило сохранено, но пока не действует. Не удаляйте его и повторите попытку либо обратитесь в поддержку, если предупреждение не исчезает. Фильтры применяются только к письмам, полученным после активации правила.

Редактирование существующего фильтра

1. На вкладке Фильтры найдите нужный фильтр.
2. Нажмите Изменить на его карточке.
3. Откроется окно создания с уже заполненными текущими настройками.
4. Внесите изменения и нажмите Сохранить фильтр.

Изменения применяются к новым входящим письмам после синхронизации обновленного правила.

Удаление фильтра

1. На вкладке Фильтры найдите фильтр, который нужно удалить.
2. Нажмите Удалить на его карточке.
3. В окне подтверждения нажмите Подтвердить.

Фильтр удаляется сразу. Уже обработанные им письма не меняются и остаются там, куда были перемещены.

Изменение порядка фильтров и его значение

Фильтры выполняются сверху вниз. Подходящий фильтр выполняет действия, а затем проверяются следующие, если не включено Остановить обработку следующих фильтров. Поэтому порядок особенно важен, когда правила пересекаются.

Для сортировки используйте кнопки со стрелками слева на карточке. Стрелка вверх поднимает фильтр и его приоритет, стрелка вниз опускает его.

Конкретный пример важности порядка:

Представим два фильтра:

1. Если От содержит anyone, Переслать копию на team@company.com
2. Если Тема содержит spam-keyword, Удалить без уведомления

Приходит письмо с «spam-keyword» в теме. Если у фильтра 1 включено Остановить обработку следующих фильтров, он сначала перешлет сообщение, и фильтр 2 уже не сможет его удалить.

Решение: поднимите фильтр «Удалить» над фильтром «Переслать». Тогда спам будет обнаружен и удален до пересылки.

Практическое правило: самые точные фильтры размещайте вверху, а самые широкие внизу.

Ограничения фильтров по тарифам

Количество фильтров зависит от тарифа TrekMail:

После достижения лимита сохраненных фильтров кнопка + Добавить фильтр отключается, а на странице указывается применимый предел. Nano и Starter позволяют сохранить до трех неактивных фильтров. Для работы управляемых фильтров нужен Pro или Agency.

Устранение неполадок: «Я создал фильтр, но он не работает»

Если фильтр ничего не делает, проверьте следующее:

1. Ваш тариф активен? Фильтры на Nano и Starter сохраняются, но не выполняются. Проверьте тариф в настройках аккаунта.
2. Письмо пришло после создания фильтра? Фильтры применяются только к новой входящей почте и не обрабатывают уже имеющиеся письма задним числом.
3. Письмо попало в Спам? Спам отсекается раньше фильтров. Отмеченное как спам письмо до них не доходит. Выберите «Не спам», чтобы в следующий раз оно было обработано.
4. Внимательно проверьте условия. Частая ошибка: выбрать «точно совпадает» вместо «содержит». Если условие задано как От точно совпадает с john@acme.com, а отправитель отображается как John Smith <john@acme.com>, совпадения не будет, поскольку поле От включает отображаемое имя.
5. Проверьте порядок. Возможно, первым срабатывает фильтр выше? Просмотрите его действия и при необходимости измените порядок.
6. Проверьте настройку «Остановить обработку» у предыдущих фильтров. Если она включена у более раннего совпавшего фильтра, ваш фильтр для этого письма не выполнится.
7. Правильно ли выбрано действие? Перепроверьте его. При беглом просмотре «Переместить в папку» и «Переслать копию» похожи, но дают совершенно разные результаты.

Если ничего не помогло, обратитесь в поддержку TrekMail, указав название фильтра и пример письма, которое должно было ему соответствовать. Мы проверим журналы сервера и выясним, что произошло.

Связанные статьи

• Обзор почтовых фильтров
• Популярные примеры фильтров
• Пересылка по отправителю, теме или содержанию
• Настройка автоответа на время отпуска