E-Mails nach Absender, Betreff oder Inhalt weiterleiten

Wahrscheinlich möchten Sie nicht jede einzelne E-Mail an eine andere Person weiterleiten. Vielleicht sollen nur Rechnungen an Ihre Buchhaltung, Kundennachrichten an die Projektleitung oder dringende Hinweise an Ihre private Adresse gehen. Alle anderen Nachrichten gehören weiterhin in Ihren Posteingang.

Mit der bedingten Weiterleitung ist das in TrekMail einfach. Sie richten einen Filter ein, der gezielt nach bestimmten Nachrichten sucht und nur diese automatisch an eine andere Adresse weiterleitet. Alles andere bleibt unverändert.

Diese Anleitung zeigt den genauen Ablauf anhand praxisnaher Beispiele, die Sie übernehmen und anpassen können.

Unbedingte und bedingte Weiterleitung

TrekMail bietet zwei Arten der E-Mail-Weiterleitung für ganz unterschiedliche Zwecke:

Die unbedingte Weiterleitung finden Sie auf der Registerkarte Weiterleitung, nachdem Sie für ein Postfach Verwalten gewählt haben. Jede dort eingehende E-Mail wird an eine andere Adresse weitergeleitet. Das ist sinnvoll, wenn Sie während einer Migration ein vollständiges Abbild benötigen oder mehrere Posteingänge zusammenführen.

Die bedingte Weiterleitung wird auf der Registerkarte Filter eingerichtet. Sie leitet nur E-Mails weiter, die den von Ihnen festgelegten Bedingungen entsprechen. Um diese Variante geht es hier.

Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie sich: „Möchte ich jede E-Mail weiterleiten oder nur bestimmte?“ Lautet die Antwort „nur bestimmte“, brauchen Sie einen Filter.

Praxisbeispiele mit schrittweiser Einrichtung

Hier sind vier typische Szenarien. Jedes enthält die genauen Einstellungen, die Sie in TrekMail eingeben müssen.

Beispiel 1: Rechnungen eines Anbieters an die Buchhaltung weiterleiten

Situation: Sie erhalten monatliche Rechnungen von FreshBooks. Ihre Buchhalterin Sara benötigt jeweils eine Kopie, doch Sie möchten die Nachrichten nicht jedes Mal von Hand weiterleiten.

So richten Sie es ein:

1. Öffnen Sie Postfächer, suchen Sie das Postfach und wählen Sie Verwalten.
2. Öffnen Sie die Registerkarte Filter und klicken Sie auf + Filter hinzufügen.
3. Geben Sie dem Filter den Namen: Forward FreshBooks invoices to Sara
4. Legen Sie die Bedingung fest:
   • Feld: Von
   • Vergleich: enthält
   • Wert: freshbooks.com
5. Legen Sie die Aktion fest:
   • Aktion: Kopie weiterleiten an
   • Wert: sara@myaccountant.com
6. Aktivieren Sie Weitere Filter nicht verarbeiten.
7. Klicken Sie auf Filter speichern.

Ab jetzt wird jede E-Mail von FreshBooks automatisch als Kopie an Sara gesendet. Das Original bleibt in Ihrem Postfach.

Optionale Ergänzung: Fügen Sie eine zweite Aktion hinzu, die die Nachricht zugleich in den Ordner „Rechnungen“ verschiebt. Klicken Sie auf + Aktion hinzufügen, wählen Sie In Ordner verschieben und anschließend den Ordner. Damit werden Rechnungen an Sara weitergeleitet und gleichzeitig für Sie einsortiert.

Beispiel 2: E-Mails eines bestimmten Kunden an Ihr Team weiterleiten

Situation: Sie betreuen das Konto von Acme Corp. Ihre Projektleitung soll jede E-Mail dieses Kunden sehen, aber Sie möchten sie nicht bei jeder Antwort manuell in CC setzen.

So richten Sie es ein:

1. Öffnen Sie Postfächer -> wählen Sie beim Postfach Verwalten -> Filter -> + Filter hinzufügen.
2. Geben Sie dem Filter den Namen: Forward Acme Corp to project manager
3. Legen Sie die Bedingung fest:
   • Feld: Von
   • Vergleich: enthält
   • Wert: acmecorp.com
4. Legen Sie die Aktion fest:
   • Aktion: Kopie weiterleiten an
   • Wert: pm@myagency.com
5. Aktivieren Sie Weitere Filter nicht verarbeiten.
6. Klicken Sie auf Filter speichern.

Jede Nachricht von Acme Corp, ob aus Vertrieb, Buchhaltung, Geschäftsführung oder von einer beliebigen Adresse mit @acmecorp.com, wird an Ihre Projektleitung kopiert.

Beispiel 3: Dringende E-Mails an Ihre private Adresse weiterleiten

Situation: E-Mails mit „dringend“ im Betreff sollen Sie sofort erreichen, auch wenn Sie nicht am Schreibtisch sitzen. Auf Ihrem Telefon sind Benachrichtigungen für eine private E-Mail-Adresse aktiviert.

So richten Sie es ein:

1. Öffnen Sie Postfächer -> wählen Sie beim Postfach Verwalten -> Filter -> + Filter hinzufügen.
2. Geben Sie dem Filter den Namen: Urgent to phone
3. Legen Sie die Bedingung fest:
   • Feld: Betreff
   • Vergleich: enthält
   • Wert: urgent
4. Legen Sie die Aktion fest:
   • Aktion: Kopie weiterleiten an
   • Wert: yourname@gmail.com
5. Fügen Sie optional eine zweite Aktion hinzu: Als markiert kennzeichnen, damit die Nachricht später auch in Ihrem TrekMail-Posteingang auffällt.
6. Aktivieren Sie Weitere Filter nicht verarbeiten.
7. Klicken Sie auf Filter speichern.

Nun wird jede E-Mail mit „dringend“ an beliebiger Stelle im Betreff zusätzlich an Ihre private Adresse gesendet und in TrekMail markiert.

Tipp: Wenn Ihre Organisation ein bestimmtes Kennzeichen wie „[DRINGEND]“ oder „PRIORITÄT“ verwendet, nutzen Sie dieses statt eines allgemeinen Worts. Je genauer die Bedingung ist, desto weniger falsche Treffer erhalten Sie.

Beispiel 4: Bestellbestätigungen an ein CRM-Postfach weiterleiten

Situation: Ihr Team nutzt ein CRM mit einer eingehenden E-Mail-Adresse, über die Kontakte protokolliert werden. Kaufbestätigungen und Belege sollen automatisch im CRM erscheinen.

So richten Sie es ein:

1. Öffnen Sie Postfächer -> wählen Sie beim Postfach Verwalten -> Filter -> + Filter hinzufügen.
2. Geben Sie dem Filter den Namen: Order confirmations to CRM
3. Wählen Sie als Übereinstimmungstyp Eine beliebige Bedingung, da Nachrichten nur einem dieser Muster entsprechen müssen und nicht allen gleichzeitig.
4. Fügen Sie die Bedingungen hinzu:
   • Bedingung 1, Betreff enthält order confirmation
   • Bedingung 2, Betreff enthält receipt
   • Bedingung 3, Betreff enthält purchase confirmed
5. Legen Sie die Aktion fest:
   • Aktion: Kopie weiterleiten an
   • Wert: inbox@yourcrm.com
6. Klicken Sie auf Filter speichern.

Mit „Eine beliebige Bedingung“ wird weiter gesucht: Sobald eine E-Mail einem der drei Betreffmuster entspricht, wird sie an Ihr CRM weitergeleitet.

„Kopie weiterleiten“ oder „Weiterleiten ohne Kopie“: Was ist richtig?

Diese beiden Aktionen klingen ähnlich, verhalten sich aber völlig unterschiedlich:

Kopie weiterleiten an sendet ein Duplikat der E-Mail an die Zieladresse. Die ursprüngliche Nachricht bleibt in Ihrem Postfach. Sie können sie wie gewohnt lesen, beantworten und einordnen. Dies ist die sicherere und gebräuchlichere Wahl.

Weiterleiten ohne Kopie leitet die E-Mail an die Zieladresse um und entfernt sie vollständig aus Ihrem Postfach. Es wirkt, als wäre die Nachricht nie bei Ihnen zugestellt worden. Verwenden Sie diese Option nur, wenn Sie die E-Mail wirklich nicht selbst sehen müssen, etwa wenn Supportanfragen an eine separat betreute gemeinsame Warteschlange gehen.

Unsere Empfehlung: Beginnen Sie mit „Kopie weiterleiten an“. Sie können später zu „Weiterleiten ohne Kopie“ wechseln, sobald die Bearbeitung an anderer Stelle zuverlässig funktioniert und Sie wirklich keine lokale Kopie benötigen.

Was geschieht mit der weitergeleiteten E-Mail?

Vielleicht stellen Sie sich folgende Fragen:

Erfährt der ursprüngliche Absender von der Weiterleitung? Nein. Die Weiterleitung erfolgt unbemerkt auf dem Server. Der Absender erhält keine Mitteilung darüber, dass seine Nachricht kopiert oder an eine andere Adresse umgeleitet wurde.

Ändert sich die Absenderadresse „Von“ in der weitergeleiteten Kopie? Nein. Die E-Mail zeigt weiterhin den Namen und die Adresse des ursprünglichen Absenders. TrekMail übernimmt die nötige Zustellungsbehandlung, damit die Kopie die üblichen Sicherheitsprüfungen besteht. Sie müssen nichts selbst konfigurieren.

Kann der Empfänger auf die weitergeleitete E-Mail antworten? Ja. Beim Antworten geht die Nachricht an den ursprünglichen Absender und nicht an Ihr TrekMail-Postfach. Dies ist meist erwünscht, weil die Unterhaltung direkt bleibt.

Fallstricke und Grenzen

Beachten Sie vor der Einrichtung einer bedingten Weiterleitung folgende Punkte:

Sie können nicht an dasselbe Postfach zurückleiten. Das gilt auch für dessen aktive Empfangsaliase. TrekMail sperrt solche Ziele, weil sonst eine Zustellungsschleife entstehen würde.

Die Zieladresse muss gültig sein. Wenn Sie einen Filter mit Weiterleitungsaktion speichern, prüft TrekMail, ob für die Zieladresse gültige Mailserver-Einträge, sogenannte MX-Einträge, vorhanden sind. Scheint die Adresse nicht erreichbar zu sein, wird ein Fehler angezeigt. Prüfen Sie die Eingabe auf Tippfehler.

Für Weiterleitungsfilter gelten eigene Grenzen. Bei Pro dürfen bis zu 5 der 10 Filter eine Weiterleitungsaktion enthalten. Bei Agency sind es bis zu 25 der 50 Filter. Filter, die Nachrichten nur verschieben, markieren, als gelesen kennzeichnen oder verwerfen, zählen nicht zu dieser Grenze.

Starter-Tarife enthalten nur die direkte, unbedingte Weiterleitung. Für eine bedingte Weiterleitung mit E-Mail-Filtern benötigen Sie Pro oder Agency. Mit Starter können Sie über die Registerkarte Weiterleitung alle Nachrichten eines Postfachs weiterleiten, jedoch keine filterbasierten Weiterleitungsregeln einrichten.

Als Spam erkannte E-Mails werden nicht weitergeleitet. Der Spamfilter von TrekMail wird vor Ihren E-Mail-Filtern ausgeführt. Wird eine Nachricht als Spam eingestuft, gelangt sie direkt in den Junk-Ordner und wird vom Weiterleitungsfilter nicht erfasst. So leiten Sie Spam nicht versehentlich an Ihre Buchhaltung oder Ihr CRM weiter.

Testen Sie weit gefasste Regeln, bevor Sie sich darauf verlassen. Senden Sie eine passende Nachricht an einen echten Empfänger und prüfen Sie sowohl die weitergeleitete Kopie als auch das Original. Das ist besonders bei CRM-Adressen und großen Mailinglisten wichtig, da dort eigene Zustellungsregeln gelten können.

Weiterleitung mit anderen Aktionen kombinieren

Eine Weiterleitung muss nicht die einzige Aktion eines Filters sein. Sie können einem Filter mehrere Aktionen hinzufügen. Sinnvolle Kombinationen sind:

• Kopie weiterleiten + In Ordner verschieben: Die E-Mail geht an Ihre Buchhaltung UND wird automatisch im Ordner Rechnungen abgelegt.
• Kopie weiterleiten + Als markiert kennzeichnen: Die E-Mail geht an Ihre Projektleitung UND erscheint markiert in Ihrem Posteingang, damit Sie an die Nachverfolgung denken.
• Weiterleiten ohne Kopie + keine weitere Aktion: Die E-Mail wird vollständig umgeleitet. Da sie Ihr Postfach verlässt, hätte eine Aktion wie „In Ordner verschieben“ keine Wirkung.

Um mehrere Aktionen hinzuzufügen, klicken Sie im Filterdialog auf + Aktion hinzufügen und wählen die zusätzliche Aktion aus dem Auswahlmenü.

Schnellstart

So richten Sie in sechzig Sekunden eine bedingte Weiterleitung ein:

1. Öffnen Sie Postfächer -> wählen Sie beim Postfach Verwalten -> Filter.
2. Klicken Sie auf + Filter hinzufügen.
3. Legen Sie eine Bedingung fest, zum Beispiel Von enthält vendor.com.
4. Wählen Sie als Aktion Kopie weiterleiten an und geben Sie die Zieladresse ein.
5. Klicken Sie auf Filter speichern.

Fertig. Passende E-Mails werden ab jetzt automatisch weitergeleitet.