送信者、件名、本文を条件にメールを転送する方法

すべてのメールを別の人へ転送したいとは限りません。請求書だけを経理担当者へ送り、顧客からのメールはチームリーダーへ、緊急通知は個人用メールへ送りたい場合があります。それ以外のメールは受信トレイに残しておくべきです。

TrekMail の条件付き転送なら簡単に設定できます。特定のメールを検出するフィルターを作り、該当するメールだけを別のアドレスへ自動転送します。その他のメールには影響しません。

このガイドでは、そのまま利用して調整できる実例を使い、設定手順を詳しく説明します。

無条件転送と条件付き転送

TrekMail には、用途が大きく異なる 2 種類の転送方法があります。

無条件転送は、メールボックスで管理を選んだ後、転送タブから設定します。そのメールボックスに届くすべてのメールを別のアドレスへ転送します。移行中にメールボックスを完全に複製したい場合や、複数の受信トレイをまとめる場合に便利です。

条件付き転送は、フィルタータブで設定します。指定した条件に一致するメールだけを転送します。このガイドでは、こちらの方法を扱います。

迷ったときは、「すべてのメールを転送したいのか、一部だけなのか」を考えてください。一部だけなら、フィルターを使用します。

実例と手順別の設定方法

よくある 4 つの場面を紹介します。それぞれに TrekMail へ入力する正確な設定内容を記載しています。

例 1：取引先からの請求書を経理担当者へ転送する

**状況：**FreshBooks から毎月請求書が届きます。経理担当の Sara に毎回コピーを渡す必要がありますが、手作業で転送したくはありません。

設定方法：

1. メールボックスを開き、対象のメールボックスを見つけて管理を選びます。
2. フィルタータブを開き、+ フィルターを追加をクリックします。
3. フィルター名を入力します：Forward FreshBooks invoices to Sara
4. 条件を設定します。
   • フィールド：差出人
   • 比較：次を含む
   • 値：freshbooks.com
5. アクションを設定します。
   • アクション：コピーを次へ転送
   • 値：sara@myaccountant.com
6. 以降のフィルター処理を停止を選択します。
7. フィルターを保存をクリックします。

以後、FreshBooks から届くすべてのメールが Sara に自動でコピーされます。元のメールは自分のメールボックスに残ります。

任意の追加設定：2 つ目のアクションを追加し、メールを「請求書」フォルダーにも移動できます。+ アクションを追加をクリックし、フォルダーへ移動を選んで対象フォルダーを指定します。これで Sara への転送と整理を同時に行えます。

例 2：特定の顧客からのメールをチームへ転送する

**状況：**Acme Corp の顧客アカウントを担当しています。プロジェクトマネージャーは顧客から届くすべてのメールを確認する必要がありますが、返信のたびに CC へ追加するのは手間です。

設定方法：

1. メールボックス -> 対象メールボックスの管理 -> フィルター -> + フィルターを追加の順に開きます。
2. フィルター名を入力します：Forward Acme Corp to project manager
3. 条件を設定します。
   • フィールド：差出人
   • 比較：次を含む
   • 値：acmecorp.com
4. アクションを設定します。
   • アクション：コピーを次へ転送
   • 値：pm@myagency.com
5. 以降のフィルター処理を停止を選択します。
6. フィルターを保存をクリックします。

営業、経理、CEO など、@acmecorp.com のアドレスを持つ Acme Corp の誰から届いたメールでも、プロジェクトマネージャーへコピーされます。

例 3：緊急メールを個人用メールへ転送する

**状況：**席を離れているときも、件名に「緊急」とあるメールをすぐに受け取りたいとします。スマートフォンでは個人用メールのプッシュ通知が有効になっています。

設定方法：

1. メールボックス -> 対象メールボックスの管理 -> フィルター -> + フィルターを追加の順に開きます。
2. フィルター名を入力します：Urgent to phone
3. 条件を設定します。
   • フィールド：件名
   • 比較：次を含む
   • 値：urgent
4. アクションを設定します。
   • アクション：コピーを次へ転送
   • 値：yourname@gmail.com
5. 必要なら 2 つ目のアクションとしてフラグを付けるを追加します。後で TrekMail の受信トレイを確認したときにも見つけやすくなります。
6. 以降のフィルター処理を停止を選択します。
7. フィルターを保存をクリックします。

これで、件名のどこかに「緊急」が含まれるメールは個人用アドレスにも送られ、TrekMail ではフラグ付きで表示されます。

**ヒント：**組織内で「[緊急]」や「優先」など決まったタグを使用している場合は、一般的な単語ではなく、そのタグを値にしてください。条件を具体的にするほど、誤検出が減ります。

例 4：注文確認を CRM の受信用アドレスへ転送する

**状況：**チームでは、やり取りを記録する受信用メールアドレスを備えた CRM を使用しています。購入確認や領収書を自動的に CRM へ取り込みたいとします。

設定方法：

1. メールボックス -> 対象メールボックスの管理 -> フィルター -> + フィルターを追加の順に開きます。
2. フィルター名を入力します：Order confirmations to CRM
3. すべての条件ではなく、いずれかのパターンに一致するメールを対象にするため、一致方法をいずれかの条件に設定します。
4. 条件を追加します。
   • 条件 1、件名が order confirmation を含む
   • 条件 2、件名が receipt を含む
   • 条件 3、件名が purchase confirmed を含む
5. アクションを設定します。
   • アクション：コピーを次へ転送
   • 値：inbox@yourcrm.com
6. フィルターを保存をクリックします。

「いずれかの条件」を使うことで対象が広がり、3 つの件名パターンのうち 1 つに一致すれば CRM へ転送されます。

「コピーを転送」と「コピーを残さず転送」の選び方

似た名前ですが、2 つのアクションの動作は大きく異なります。

コピーを次へ転送は、メールの複製を宛先へ送ります。元のメールは自分のメールボックスに残り、通常どおり閲覧、返信、整理できます。より安全で一般的な選択肢です。

コピーを残さず転送は、メールを宛先へリダイレクトし、自分のメールボックスから完全に取り除きます。自分には最初から届かなかったような状態になります。別途監視している共有キューへサポート依頼を送る場合など、自分でメールを見る必要がまったくないときだけ使用してください。

**推奨設定：**最初は「コピーを次へ転送」を使用してください。メールが別の場所で確実に処理され、手元のコピーが不要だと確認できてから「コピーを残さず転送」に変更できます。

転送されたメールの扱い

よくある疑問にお答えします。

**元の送信者には転送されたことが分かりますか？**いいえ。転送はサーバー上で通知なく行われます。別のアドレスへコピーまたはリダイレクトされたことは送信者に通知されません。

**転送されたコピーの「差出人」アドレスは変わりますか？**いいえ。転送メールには元の送信者の名前とアドレスが引き続き表示されます。TrekMail が通常のセキュリティチェックを通過するために必要な配信処理を行うため、利用者による設定は不要です。

**受信者は転送メールに返信できますか？**はい。返信すると、TrekMail の自分のメールボックスではなく、元の送信者へ届きます。直接やり取りできるため、通常はこの動作が適しています。

注意点と制限

条件付き転送を設定する前に、次の点を確認してください。

**同じメールボックスへ転送することはできません。**有効な受信用エイリアスも含まれます。配信ループが発生するため、TrekMail はこのような宛先を拒否します。

**宛先アドレスは有効でなければなりません。**転送アクションを含むフィルターを保存すると、TrekMail は宛先に有効なメールサーバーレコード、つまり MX レコードがあるか確認します。配信できないと判断された場合はエラーが表示されます。入力ミスがないか確認してください。

**転送フィルターには個別の上限があります。**Pro では 10 個のフィルターのうち最大 5 個、Agency では 50 個のうち最大 25 個に転送アクションを設定できます。移動、フラグ付け、既読化、破棄だけを行うフィルターは、この転送上限に含まれません。

**Starter プランで使えるのは直接の無条件転送だけです。**メールフィルターによる条件付き転送には Pro または Agency が必要です。Starter では、転送タブからメールボックスの全メールを転送できますが、フィルターを使う転送ルールは設定できません。

**迷惑メールと判定されたメールは転送されません。**TrekMail の迷惑メールフィルターは、利用者のメールフィルターより先に動作します。迷惑メールと判定されたメールは直接迷惑メールフォルダーへ移動するため、転送フィルターには届きません。経理担当者や CRM に迷惑メールを誤って転送するのを防げます。

**広い条件のルールは、使用前にテストしてください。**ルールに一致するメールを実際の受信者へ送り、転送コピーと元のメールが想定どおり処理されることを確認します。独自の配信ルールが設定されていることもある CRM アドレスや大規模メーリングリストでは、特に重要です。

転送と他のアクションを組み合わせる

転送だけをフィルターのアクションにする必要はありません。1 つのフィルターに複数のアクションを追加できます。便利な組み合わせは次のとおりです。

• **コピーを転送 + フォルダーへ移動：**経理担当者へメールを送ると同時に、請求書フォルダーへ自動で保管します。
• **コピーを転送 + フラグを付ける：**プロジェクトマネージャーへメールを送り、受信トレイでもフラグを表示して対応を促します。
• **コピーを残さず転送 + 他の操作なし：**メールを完全にリダイレクトします。メールボックスからなくなるため、「フォルダーへ移動」などの操作は効果がありません。

複数のアクションを追加するには、フィルター画面で**+ アクションを追加**をクリックし、プルダウンから追加するアクションを選びます。

クイックスタート

条件付き転送を 60 秒で設定する手順は次のとおりです。

1. メールボックス -> 対象メールボックスの管理 -> フィルターの順に開きます。
2. + フィルターを追加をクリックします。
3. 差出人が vendor.com を含む、などの条件を 1 つ設定します。
4. アクションにコピーを次へ転送を選び、宛先メールアドレスを入力します。
5. フィルターを保存をクリックします。

以上です。今後は、条件に一致したメールが自動的に転送されます。