Inoltra email per mittente, oggetto o contenuto

Probabilmente non vuoi inoltrare ogni singola email a un'altra persona. Potresti voler inviare soltanto le fatture al commercialista, i messaggi dei clienti al responsabile del team o gli avvisi urgenti al tuo indirizzo personale. Tutto il resto deve rimanere nella posta in arrivo.

TrekMail rende semplice questa operazione con l'inoltro condizionale. Puoi creare un filtro che individua messaggi specifici e inoltra automaticamente solo quelli a un altro indirizzo. Tutte le altre email restano invariate.

Questa guida spiega esattamente come fare, con esempi concreti da copiare e adattare.

Inoltro incondizionato e inoltro condizionale

TrekMail offre due modalità di inoltro, pensate per esigenze molto diverse:

L'inoltro incondizionato si trova nella scheda Inoltro, dopo aver scelto Gestisci per una casella. Inoltra a un altro indirizzo ogni email ricevuta in quella casella. È utile per avere una copia completa durante una migrazione o quando si unificano più caselle di posta.

L'inoltro condizionale si configura nella scheda Filtri. Inoltra soltanto le email che soddisfano le condizioni definite. Questa guida riguarda tale opzione.

Se non sai quale scegliere, chiediti: «Voglio inoltrare tutte le email o soltanto alcune?». Se la risposta è «soltanto alcune», ti serve un filtro.

Casi pratici e configurazione dettagliata

Ecco quattro situazioni comuni. Per ciascuna sono indicate le impostazioni esatte da inserire in TrekMail.

Caso 1: inoltrare al commercialista le fatture di un fornitore

Situazione: ricevi ogni mese le fatture di FreshBooks. La tua commercialista Sara deve riceverne una copia, ma non vuoi inoltrarle manualmente ogni volta.

Come configurare il filtro:

1. Apri Caselle, trova la casella e scegli Gestisci.
2. Apri la scheda Filtri, quindi fai clic su + Aggiungi filtro.
3. Assegna al filtro il nome: Forward FreshBooks invoices to Sara
4. Imposta la condizione:
   • Campo: Da
   • Confronto: contiene
   • Valore: freshbooks.com
5. Imposta l'azione:
   • Azione: Inoltra una copia a
   • Valore: sara@myaccountant.com
6. Seleziona Interrompi l'elaborazione dei filtri successivi.
7. Fai clic su Salva filtro.

D'ora in poi, ogni email di FreshBooks verrà copiata automaticamente a Sara. L'originale rimarrà nella tua casella.

Miglioria facoltativa: aggiungi una seconda azione per spostare anche il messaggio in una cartella «Fatture». Fai clic su + Aggiungi azione, scegli Sposta nella cartella e seleziona la cartella. In questo modo le fatture vengono inoltrate a Sara e archiviate nello stesso momento.

Caso 2: inoltrare al team le email di un cliente specifico

Situazione: gestisci l'account di Acme Corp. Il responsabile di progetto deve vedere tutte le email che il cliente ti invia, ma non vuoi aggiungerlo manualmente in CC a ogni risposta.

Come configurare il filtro:

1. Apri Caselle -> scegli Gestisci per la casella -> Filtri -> + Aggiungi filtro.
2. Assegna al filtro il nome: Forward Acme Corp to project manager
3. Imposta la condizione:
   • Campo: Da
   • Confronto: contiene
   • Valore: acmecorp.com
4. Imposta l'azione:
   • Azione: Inoltra una copia a
   • Valore: pm@myagency.com
5. Seleziona Interrompi l'elaborazione dei filtri successivi.
6. Fai clic su Salva filtro.

Ogni email inviata da una persona di Acme Corp, che provenga dalle vendite, dall'amministrazione, dalla direzione o da qualsiasi indirizzo @acmecorp.com, viene copiata al responsabile di progetto.

Caso 3: inoltrare le email urgenti al tuo indirizzo personale

Situazione: vuoi ricevere subito le email che contengono «urgente» nell'oggetto, anche quando sei lontano dalla scrivania. Il telefono mostra le notifiche di un indirizzo email personale.

Come configurare il filtro:

1. Apri Caselle -> scegli Gestisci per la casella -> Filtri -> + Aggiungi filtro.
2. Assegna al filtro il nome: Urgent to phone
3. Imposta la condizione:
   • Campo: Oggetto
   • Confronto: contiene
   • Valore: urgent
4. Imposta l'azione:
   • Azione: Inoltra una copia a
   • Valore: yourname@gmail.com
5. Se vuoi, aggiungi una seconda azione: Contrassegna, così il messaggio risalterà anche quando controllerai in seguito la posta in arrivo di TrekMail.
6. Seleziona Interrompi l'elaborazione dei filtri successivi.
7. Fai clic su Salva filtro.

Ora, qualsiasi email che contenga «urgente» in un punto dell'oggetto verrà copiata al tuo indirizzo personale e apparirà contrassegnata in TrekMail.

Suggerimento: se la tua organizzazione usa un'etichetta precisa come «[URGENTE]» o «PRIORITÀ», inseriscila come valore al posto di una parola generica. Più specifica è la condizione, minori saranno le corrispondenze errate.

Caso 4: inoltrare le conferme d'ordine a una casella CRM

Situazione: il tuo team usa un CRM dotato di un indirizzo email in entrata per registrare le interazioni. Vuoi che le conferme di acquisto e le ricevute compaiano automaticamente nel CRM.

Come configurare il filtro:

1. Apri Caselle -> scegli Gestisci per la casella -> Filtri -> + Aggiungi filtro.
2. Assegna al filtro il nome: Order confirmations to CRM
3. Imposta il tipo di corrispondenza su Una condizione qualsiasi, perché vuoi intercettare le email che soddisfano almeno uno di questi modelli, non tutti insieme.
4. Aggiungi le condizioni:
   • Condizione 1, Oggetto contiene order confirmation
   • Condizione 2, Oggetto contiene receipt
   • Condizione 3, Oggetto contiene purchase confirmed
5. Imposta l'azione:
   • Azione: Inoltra una copia a
   • Valore: inbox@yourcrm.com
6. Fai clic su Salva filtro.

L'opzione «Una condizione qualsiasi» amplia la ricerca: un'email che corrisponde anche a uno solo dei tre modelli dell'oggetto viene inoltrata al CRM.

«Inoltra una copia» o «Inoltra senza copia»: quale scegliere?

Queste due azioni sembrano simili, ma si comportano in modo molto diverso:

Inoltra una copia a invia un duplicato dell'email all'indirizzo di destinazione. Il messaggio originale rimane nella tua casella, dove puoi leggerlo, rispondere e archiviarlo normalmente. È l'opzione più sicura e comune.

Inoltra senza copia reindirizza l'email all'indirizzo di destinazione e la rimuove completamente dalla tua casella. È come se il messaggio non ti fosse mai stato consegnato. Usa questa opzione solo se non hai davvero bisogno di vedere l'email, per esempio per inviare i ticket di assistenza a una coda condivisa controllata separatamente.

Il nostro consiglio: inizia con «Inoltra una copia a». Potrai sempre passare a «Inoltra senza copia» quando sarai certo che la posta viene gestita altrove e che non ti serve una copia locale.

Che cosa succede all'email inoltrata?

Ecco le risposte ad alcune domande frequenti:

Il mittente originale sa che l'email è stata inoltrata? No. L'inoltro avviene in modo invisibile sul server. Il mittente non riceve alcun avviso che il messaggio sia stato copiato o reindirizzato a un altro indirizzo.

L'indirizzo «Da» cambia nella copia inoltrata? No. L'email inoltrata mostra ancora il nome e l'indirizzo del mittente originale. TrekMail applica la gestione necessaria affinché la copia superi i normali controlli di sicurezza. Non devi configurare nulla.

Il destinatario può rispondere all'email inoltrata? Sì. Quando risponde, il messaggio va al mittente originale e non alla tua casella TrekMail. In genere è il comportamento desiderato, perché mantiene diretta la conversazione.

Aspetti da considerare e limiti

Prima di impostare l'inoltro condizionale, tieni presenti questi punti:

Non puoi inoltrare alla stessa casella. Ciò comprende anche gli alias di ricezione attivi. TrekMail blocca queste destinazioni perché creerebbero un ciclo di consegna.

L'indirizzo di destinazione deve essere valido. Quando salvi un filtro con un'azione di inoltro, TrekMail verifica che l'indirizzo di destinazione disponga di record validi del server di posta, chiamati record MX. Se l'indirizzo non sembra raggiungibile, viene mostrato un errore. Controlla eventuali refusi.

I filtri di inoltro hanno limiti distinti. Con Pro, fino a 5 dei 10 filtri possono contenere un'azione di inoltro. Con Agency, possono farlo fino a 25 dei 50 filtri. I filtri che si limitano a spostare, contrassegnare, segnare come letto o eliminare un messaggio non vengono conteggiati in tale limite.

I piani Starter includono solo l'inoltro diretto e incondizionato. L'inoltro condizionale tramite filtri richiede Pro o Agency. Con Starter puoi inoltrare tutta la posta di una casella dalla scheda Inoltro, ma non puoi creare regole basate sui filtri.

Le email riconosciute come spam non vengono inoltrate. Il filtro antispam di TrekMail viene eseguito prima dei tuoi filtri. Se un messaggio è contrassegnato come spam, va direttamente nella cartella Posta indesiderata e il filtro di inoltro non lo vede. Ciò impedisce di inoltrare per errore spam al commercialista o al CRM.

Prova le regole generiche prima di affidarti a esse. Invia a un destinatario reale un messaggio che soddisfa la regola e verifica che sia la copia inoltrata sia l'originale si comportino come previsto. È particolarmente importante per gli indirizzi CRM e le mailing list molto grandi, che possono applicare proprie regole di consegna.

Combinare l'inoltro con altre azioni

L'inoltro non deve essere l'unica azione di un filtro. Puoi aggiungere più azioni allo stesso filtro. Ecco alcune combinazioni utili:

• Inoltra una copia + Sposta nella cartella: l'email va al commercialista E viene archiviata automaticamente nella cartella Fatture.
• Inoltra una copia + Contrassegna: l'email va al responsabile di progetto E appare contrassegnata nella posta in arrivo, così ricorderai di seguirla.
• Inoltra senza copia + nessun'altra azione: l'email viene reindirizzata completamente. Poiché lascia la tua casella, azioni come «Sposta nella cartella» non avrebbero effetto.

Per aggiungere più azioni, fai clic su + Aggiungi azione nella finestra del filtro e scegli l'azione aggiuntiva dal menu a discesa.

Riepilogo per iniziare subito

Per attivare un inoltro condizionale in sessanta secondi:

1. Apri Caselle -> scegli Gestisci per la casella -> Filtri.
2. Fai clic su + Aggiungi filtro.
3. Imposta una condizione, per esempio Da contiene vendor.com.
4. Scegli come azione Inoltra una copia a e inserisci l'indirizzo di destinazione.
5. Fai clic su Salva filtro.

Fatto. Da questo momento, le email corrispondenti verranno inoltrate automaticamente.