Encaminhe emails por remetente, assunto ou conteúdo

Provavelmente você não quer encaminhar todos os emails para outra pessoa. Talvez queira enviar apenas as faturas para seu contador, as mensagens de clientes para o líder da equipe ou os alertas urgentes para seu email pessoal. O restante deve ficar na caixa de entrada.

O TrekMail simplifica isso com o encaminhamento condicional. Você cria um filtro que identifica mensagens específicas e encaminha automaticamente somente essas para outro endereço. Todas as demais permanecem inalteradas.

Este guia mostra exatamente como fazer, com exemplos reais que você pode copiar e adaptar.

Encaminhamento incondicional e condicional

O TrekMail oferece duas formas de encaminhar emails, cada uma indicada para uma finalidade diferente:

O encaminhamento incondicional fica na aba Encaminhamento, depois que você escolhe Gerenciar para uma caixa postal. Ele encaminha para outro endereço todos os emails recebidos nessa caixa. É útil para manter um espelho completo durante uma migração ou ao reunir várias caixas de entrada.

O encaminhamento condicional é configurado na aba Filtros. Ele encaminha somente os emails que atendem às condições definidas. Este guia aborda essa opção.

Se você não sabe qual escolher, pergunte a si mesmo: "Quero encaminhar todos os emails ou apenas alguns?" Se a resposta for "apenas alguns", use um filtro.

Casos de uso e configuração passo a passo

A seguir estão quatro situações comuns. Cada uma traz as configurações exatas que devem ser inseridas no TrekMail.

Caso 1: encaminhar faturas de um fornecedor ao contador

Situação: você recebe faturas mensais do FreshBooks. Sua contadora Sara precisa receber uma cópia de cada uma, mas você não quer encaminhá-las manualmente todo mês.

Como configurar:

1. Acesse Caixas postais, localize a caixa e escolha Gerenciar.
2. Abra a aba Filtros e clique em + Adicionar filtro.
3. Dê este nome ao filtro: Forward FreshBooks invoices to Sara
4. Defina a condição:
   • Campo: De
   • Comparação: contém
   • Valor: freshbooks.com
5. Defina a ação:
   • Ação: Encaminhar uma cópia para
   • Valor: sara@myaccountant.com
6. Marque Parar de processar os próximos filtros.
7. Clique em Salvar filtro.

A partir de agora, todos os emails do FreshBooks serão copiados automaticamente para Sara. O original continuará na sua caixa postal.

Melhoria opcional: adicione uma segunda ação para também mover a mensagem para uma pasta chamada "Faturas". Clique em + Adicionar ação, escolha Mover para pasta e selecione a pasta. Assim, as faturas são encaminhadas para Sara e organizadas ao mesmo tempo.

Caso 2: encaminhar emails de um cliente específico para a equipe

Situação: você gerencia a conta da Acme Corp. O gerente de projetos precisa ver todos os emails enviados por esse cliente, mas você não quer colocá-lo manualmente em cópia em cada resposta.

Como configurar:

1. Acesse Caixas postais -> escolha Gerenciar para a caixa -> Filtros -> + Adicionar filtro.
2. Dê este nome ao filtro: Forward Acme Corp to project manager
3. Defina a condição:
   • Campo: De
   • Comparação: contém
   • Valor: acmecorp.com
4. Defina a ação:
   • Ação: Encaminhar uma cópia para
   • Valor: pm@myagency.com
5. Marque Parar de processar os próximos filtros.
6. Clique em Salvar filtro.

Todos os emails de qualquer pessoa da Acme Corp, seja de vendas, faturamento, diretoria ou qualquer endereço @acmecorp.com, serão copiados para o gerente de projetos.

Caso 3: encaminhar emails urgentes ao seu endereço pessoal

Situação: você quer receber imediatamente os emails com "urgente" no assunto, mesmo quando estiver longe da mesa. Seu telefone exibe notificações de um endereço de email pessoal.

Como configurar:

1. Acesse Caixas postais -> escolha Gerenciar para a caixa -> Filtros -> + Adicionar filtro.
2. Dê este nome ao filtro: Urgent to phone
3. Defina a condição:
   • Campo: Assunto
   • Comparação: contém
   • Valor: urgent
4. Defina a ação:
   • Ação: Encaminhar uma cópia para
   • Valor: yourname@gmail.com
5. Se desejar, adicione uma segunda ação: Marcar com sinalizador, para que a mensagem também se destaque quando você consultar depois sua caixa de entrada do TrekMail.
6. Marque Parar de processar os próximos filtros.
7. Clique em Salvar filtro.

Agora, todo email que tiver "urgente" em qualquer parte do assunto será copiado para seu endereço pessoal e aparecerá sinalizado no TrekMail.

Dica: se sua organização usa um marcador específico, como "[URGENTE]" ou "PRIORIDADE", prefira esse valor a uma palavra comum. Quanto mais precisa for a condição, menos correspondências incorretas você terá.

Caso 4: encaminhar confirmações de pedidos para uma caixa de CRM

Situação: sua equipe usa um CRM com um endereço de email de entrada para registrar interações. Você quer que confirmações de compra e recibos apareçam automaticamente no CRM.

Como configurar:

1. Acesse Caixas postais -> escolha Gerenciar para a caixa -> Filtros -> + Adicionar filtro.
2. Dê este nome ao filtro: Order confirmations to CRM
3. Selecione Qualquer condição como tipo de correspondência, pois você quer identificar mensagens que atendam a qualquer um desses padrões, e não a todos ao mesmo tempo.
4. Adicione as condições:
   • Condição 1, Assunto contém order confirmation
   • Condição 2, Assunto contém receipt
   • Condição 3, Assunto contém purchase confirmed
5. Defina a ação:
   • Ação: Encaminhar uma cópia para
   • Valor: inbox@yourcrm.com
6. Clique em Salvar filtro.

A opção "Qualquer condição" amplia a busca: se um email corresponder a apenas um dos três padrões de assunto, ele será encaminhado ao CRM.

"Encaminhar uma cópia" ou "Encaminhar sem cópia": qual usar?

Essas duas ações parecem semelhantes, mas funcionam de maneiras bem diferentes:

Encaminhar uma cópia para envia uma duplicata do email ao endereço de destino. O original fica na sua caixa postal, onde você pode ler, responder e organizar normalmente. Esta é a opção mais segura e comum.

Encaminhar sem cópia redireciona o email ao endereço de destino e o remove por completo da sua caixa postal. É como se a mensagem nunca tivesse sido entregue a você. Use esta opção somente quando realmente não precisar ver o email, por exemplo ao direcionar chamados de suporte a uma fila compartilhada que você acompanha separadamente.

Nossa recomendação: comece com "Encaminhar uma cópia para". Depois, você poderá mudar para "Encaminhar sem cópia" quando tiver certeza de que os emails estão sendo tratados em outro lugar e de que não precisa manter uma cópia local.

O que acontece com o email encaminhado?

Estas são algumas dúvidas comuns:

O remetente original sabe que o email foi encaminhado? Não. O encaminhamento ocorre silenciosamente no servidor. O remetente não recebe aviso de que a mensagem foi copiada ou redirecionada para outro endereço.

O endereço "De" muda na cópia encaminhada? Não. O email encaminhado ainda exibe o nome e o endereço do remetente original. O TrekMail aplica o tratamento de entrega necessário para que a cópia passe pelas verificações normais de segurança. Você não precisa configurar nada.

O destinatário pode responder ao email encaminhado? Sim. Ao responder, a mensagem vai para o remetente original, não para sua caixa postal do TrekMail. Normalmente esse é o comportamento desejado, pois mantém a conversa direta.

Cuidados e limites

Antes de configurar o encaminhamento condicional, considere estes pontos:

Você não pode encaminhar de volta para a mesma caixa postal. Isso inclui os aliases de recebimento ativos. O TrekMail bloqueia esses destinos porque eles criariam um loop de entrega.

O endereço de destino deve ser válido. Ao salvar um filtro com uma ação de encaminhamento, o TrekMail verifica se o endereço de destino possui registros válidos de servidor de email, chamados registros MX. Se o endereço não parecer apto a receber mensagens, um erro será exibido. Confira se há erros de digitação.

Os filtros de encaminhamento têm limites próprios. No Pro, até 5 dos 10 filtros podem conter uma ação de encaminhamento. No Agency, são até 25 dos 50 filtros. Filtros que apenas movem, sinalizam, marcam como lida ou descartam uma mensagem não contam para esse limite.

Os planos Starter incluem somente encaminhamento direto e incondicional. O encaminhamento condicional por filtros exige Pro ou Agency. No Starter, você pode encaminhar todos os emails de uma caixa pela aba Encaminhamento, mas não pode criar regras baseadas em filtros.

Emails classificados como spam não são encaminhados. O filtro antispam do TrekMail é executado antes dos seus filtros. Se uma mensagem for marcada como spam, ela vai direto para a pasta Spam e nunca chega ao filtro de encaminhamento. Isso evita que você encaminhe spam por engano ao contador ou ao CRM.

Teste regras abrangentes antes de depender delas. Envie a um destinatário real uma mensagem que corresponda à regra e confirme se a cópia encaminhada e o original se comportam como esperado. Isso é especialmente importante com endereços de CRM e listas de distribuição grandes, que podem aplicar suas próprias regras de entrega.

Combinar o encaminhamento com outras ações

O encaminhamento não precisa ser a única ação de um filtro. Você pode adicionar várias ações a um mesmo filtro. Algumas combinações úteis:

• Encaminhar uma cópia + Mover para pasta: o email vai para seu contador E é arquivado automaticamente na pasta Faturas.
• Encaminhar uma cópia + Marcar com sinalizador: o email vai para o gerente de projetos E aparece sinalizado na caixa de entrada para lembrar você de acompanhar o assunto.
• Encaminhar sem cópia + nenhuma outra ação: o email é redirecionado por completo. Como ele sai da sua caixa postal, ações como "Mover para pasta" não teriam efeito.

Para adicionar várias ações, clique em + Adicionar ação na janela do filtro e escolha a ação adicional no menu suspenso.

Resumo de início rápido

Para ativar um encaminhamento condicional em sessenta segundos:

1. Acesse Caixas postais -> escolha Gerenciar para a caixa -> Filtros.
2. Clique em + Adicionar filtro.
3. Defina uma condição, por exemplo, De contém vendor.com.
4. Selecione Encaminhar uma cópia para como ação e informe o endereço de destino.
5. Clique em Salvar filtro.

Pronto. A partir de agora, os emails que corresponderem à regra serão encaminhados automaticamente.