보낸 사람, 제목, 내용에 따라 이메일 전달하기

모든 이메일을 다른 사람에게 전달할 필요는 없을 것입니다. 청구서는 회계 담당자에게, 고객 메시지는 팀장에게, 긴급 알림은 개인 이메일로 보내고 나머지는 받은편지함에 그대로 두고 싶을 수 있습니다.

TrekMail의 조건부 전달을 사용하면 간단합니다. 특정 이메일을 찾는 메일 필터를 설정하면 일치하는 이메일만 다른 주소로 자동 전달되고 나머지는 변경되지 않습니다.

이 가이드에서는 그대로 활용하고 조정할 수 있는 실제 사례와 함께 정확한 설정 방법을 설명합니다.

무조건 전달과 조건부 전달

TrekMail은 용도가 서로 다른 두 가지 이메일 전달 방식을 제공합니다.

무조건 전달은 편지함에서 관리를 선택한 뒤 전달 탭에서 설정합니다. 해당 편지함에 도착하는 모든 이메일을 다른 주소로 전달합니다. 마이그레이션 중 편지함의 전체 복사본이 필요하거나 여러 받은편지함을 하나로 합칠 때 유용합니다.

조건부 전달은 필터 탭에서 설정합니다. 지정한 조건과 일치하는 이메일만 전달합니다. 이 가이드에서는 이 방식을 다룹니다.

어떤 방식이 필요한지 모르겠다면 "모든 이메일을 전달할 것인가, 일부만 전달할 것인가?"라고 생각해 보세요. 일부만 전달하려면 필터를 사용하면 됩니다.

실제 사례와 단계별 설정

다음은 자주 쓰이는 네 가지 사례입니다. 각 사례에는 TrekMail에 입력해야 하는 정확한 설정이 포함되어 있습니다.

사례 1: 공급업체 청구서를 회계 담당자에게 전달하기

상황: FreshBooks에서 매월 청구서를 받습니다. 회계 담당자 Sara에게 매번 사본을 보내야 하지만 직접 전달하고 싶지는 않습니다.

설정 방법:

1. 편지함으로 이동하여 해당 편지함을 찾고 관리를 선택합니다.
2. 필터 탭을 열고 + 필터 추가를 클릭합니다.
3. 필터 이름을 입력합니다: Forward FreshBooks invoices to Sara
4. 조건을 설정합니다.
   • 필드: 보낸 사람
   • 비교: 포함
   • 값: freshbooks.com
5. 작업을 설정합니다.
   • 작업: 사본 전달 대상
   • 값: sara@myaccountant.com
6. 이후 필터 처리 중지를 선택합니다.
7. 필터 저장을 클릭합니다.

이제 FreshBooks에서 오는 모든 이메일의 사본이 Sara에게 자동으로 전송됩니다. 원본은 내 편지함에 그대로 남습니다.

선택 사항: 두 번째 작업을 추가하여 이메일을 "청구서" 폴더로 함께 이동할 수 있습니다. + 작업 추가를 클릭하고 폴더로 이동을 선택한 뒤 폴더를 지정합니다. 그러면 청구서를 Sara에게 전달하는 동시에 자동으로 정리할 수 있습니다.

사례 2: 특정 고객의 이메일을 팀에 전달하기

상황: Acme Corp 고객 계정을 담당하고 있습니다. 프로젝트 관리자가 이 고객이 보내는 모든 이메일을 확인해야 하지만 답장할 때마다 수동으로 참조에 추가하고 싶지는 않습니다.

설정 방법:

1. 편지함 -> 해당 편지함의 관리 -> 필터 -> + 필터 추가로 이동합니다.
2. 필터 이름을 입력합니다: Forward Acme Corp to project manager
3. 조건을 설정합니다.
   • 필드: 보낸 사람
   • 비교: 포함
   • 값: acmecorp.com
4. 작업을 설정합니다.
   • 작업: 사본 전달 대상
   • 값: pm@myagency.com
5. 이후 필터 처리 중지를 선택합니다.
6. 필터 저장을 클릭합니다.

영업, 회계, CEO 등 @acmecorp.com 주소를 사용하는 Acme Corp의 누구에게서 오든 모든 이메일이 프로젝트 관리자에게 복사됩니다.

사례 3: 긴급 이메일을 개인 이메일로 전달하기

상황: 자리를 비운 동안에도 제목에 "긴급"이 들어간 이메일을 바로 받고 싶습니다. 휴대전화에는 개인 이메일 계정의 푸시 알림이 설정되어 있습니다.

설정 방법:

1. 편지함 -> 해당 편지함의 관리 -> 필터 -> + 필터 추가로 이동합니다.
2. 필터 이름을 입력합니다: Urgent to phone
3. 조건을 설정합니다.
   • 필드: 제목
   • 비교: 포함
   • 값: urgent
4. 작업을 설정합니다.
   • 작업: 사본 전달 대상
   • 값: yourname@gmail.com
5. 필요하면 두 번째 작업으로 플래그 표시를 추가합니다. 나중에 TrekMail 받은편지함을 확인할 때도 메시지가 잘 보입니다.
6. 이후 필터 처리 중지를 선택합니다.
7. 필터 저장을 클릭합니다.

이제 제목 어디에든 "긴급"이 포함된 이메일은 개인 주소로 사본이 전송되고 TrekMail에서도 플래그가 표시됩니다.

팁: 조직에서 "[긴급]" 또는 "우선" 같은 특정 태그를 사용한다면 일반적인 단어 대신 그 태그를 값으로 사용하세요. 조건이 구체적일수록 잘못된 일치가 줄어듭니다.

사례 4: 주문 확인 메일을 CRM 받은편지함으로 전달하기

상황: 팀에서 상호작용을 기록하기 위한 수신 이메일 주소가 있는 CRM을 사용합니다. 구매 확인서와 영수증이 CRM에 자동으로 나타나게 하려 합니다.

설정 방법:

1. 편지함 -> 해당 편지함의 관리 -> 필터 -> + 필터 추가로 이동합니다.
2. 필터 이름을 입력합니다: Order confirmations to CRM
3. 모든 패턴이 아니라 하나라도 일치하는 이메일을 찾으려면 일치 유형을 조건 중 하나로 설정합니다.
4. 조건을 추가합니다.
   • 조건 1, 제목 포함 order confirmation
   • 조건 2, 제목 포함 receipt
   • 조건 3, 제목 포함 purchase confirmed
5. 작업을 설정합니다.
   • 작업: 사본 전달 대상
   • 값: inbox@yourcrm.com
6. 필터 저장을 클릭합니다.

"조건 중 하나"를 사용하면 세 가지 제목 패턴 중 하나에만 일치해도 이메일이 CRM으로 전달됩니다.

"사본 전달"과 "사본 없이 전달" 중 무엇을 선택해야 하나요?

두 작업은 비슷하게 들리지만 동작은 크게 다릅니다.

사본 전달 대상은 이메일 복사본을 대상 주소로 보냅니다. 원본 이메일은 내 편지함에 남아 평소처럼 읽고 답장하고 정리할 수 있습니다. 더 안전하고 일반적인 선택입니다.

사본 없이 전달은 이메일을 대상 주소로 리디렉션하고 내 편지함에서는 완전히 제거합니다. 마치 이메일이 나에게 배달되지 않은 것과 같습니다. 별도로 관리하는 공유 대기열로 지원 요청을 보내는 경우처럼 이메일을 직접 볼 필요가 전혀 없을 때만 사용하세요.

권장 사항: 먼저 "사본 전달 대상"을 사용하세요. 이메일이 다른 곳에서 확실히 처리되고 로컬 사본이 정말 필요하지 않다는 것을 확인한 뒤 "사본 없이 전달"로 변경할 수 있습니다.

전달된 이메일은 어떻게 처리되나요?

자주 묻는 질문은 다음과 같습니다.

원래 보낸 사람이 이메일 전달 사실을 알 수 있나요? 아니요. 전달은 서버에서 알림 없이 처리됩니다. 메시지가 다른 주소로 복사되거나 리디렉션되었다는 알림은 보낸 사람에게 전송되지 않습니다.

전달된 사본의 "보낸 사람" 주소가 바뀌나요? 아니요. 전달된 이메일에는 원래 보낸 사람의 이름과 주소가 계속 표시됩니다. TrekMail이 전달 사본에 필요한 배달 처리를 적용하여 일반적인 보안 검사를 통과하게 하므로 직접 설정할 필요가 없습니다.

받는 사람이 전달된 이메일에 답장할 수 있나요? 예. 답장을 누르면 내 TrekMail 편지함이 아니라 원래 보낸 사람에게 전송됩니다. 대화를 직접 이어갈 수 있어 일반적으로 원하는 동작입니다.

주의 사항과 제한

조건부 전달을 설정하기 전에 다음 사항을 확인하세요.

동일한 편지함으로 다시 전달할 수 없습니다. 해당 편지함에서 현재 수신 중인 별칭도 포함됩니다. 배달 루프가 생기므로 TrekMail이 이러한 대상 주소를 차단합니다.

대상 주소가 유효해야 합니다. 전달 작업이 있는 필터를 저장하면 TrekMail은 대상 이메일 주소에 유효한 메일 서버 레코드, 즉 MX 레코드가 있는지 확인합니다. 배달할 수 없는 주소로 판단되면 오류가 표시됩니다. 오타가 없는지 확인하세요.

전달 필터에는 별도의 한도가 있습니다. Pro에서는 10개 필터 중 최대 5개, Agency에서는 50개 중 최대 25개에 전달 작업을 넣을 수 있습니다. 이동, 플래그 표시, 읽음 처리 또는 삭제만 수행하는 필터는 이 전달 한도에 포함되지 않습니다.

Starter 요금제는 직접 무조건 전달만 제공합니다. 메일 필터를 통한 조건부 전달에는 Pro 또는 Agency가 필요합니다. Starter에서는 전달 탭을 이용해 편지함의 모든 이메일을 전달할 수 있지만 필터 기반 전달 규칙은 만들 수 없습니다.

스팸으로 분류된 이메일은 전달되지 않습니다. TrekMail의 스팸 필터는 사용자가 만든 메일 필터보다 먼저 실행됩니다. 이메일이 스팸으로 표시되면 바로 스팸 편지함으로 이동하므로 전달 필터가 처리하지 않습니다. 회계 담당자나 CRM으로 스팸을 실수로 전달하는 일을 막아 줍니다.

범위가 넓은 규칙은 실제 사용 전에 테스트하세요. 규칙과 일치하는 메시지를 실제 수신자에게 보내고 전달 사본과 원본이 모두 예상대로 처리되는지 확인하세요. 자체 배달 규칙을 적용할 수 있는 CRM 주소와 대규모 메일링 리스트에서는 특히 중요합니다.

전달을 다른 작업과 함께 사용하기

필터에 전달 작업만 넣어야 하는 것은 아닙니다. 하나의 필터에 여러 작업을 추가할 수 있습니다. 유용한 조합은 다음과 같습니다.

• 사본 전달 + 폴더로 이동: 이메일이 회계 담당자에게 전달되는 동시에 청구서 폴더에 자동으로 보관됩니다.
• 사본 전달 + 플래그 표시: 이메일이 프로젝트 관리자에게 전달되고 받은편지함에도 플래그가 표시되어 후속 조치를 잊지 않게 합니다.
• 사본 없이 전달 + 추가 작업 없음: 이메일이 완전히 리디렉션됩니다. 편지함을 떠나므로 "폴더로 이동" 같은 다른 작업은 효과가 없습니다.

여러 작업을 추가하려면 필터 대화 상자에서 + 작업 추가를 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 추가 작업을 선택하세요.

빠른 시작 요약

60초 안에 조건부 전달을 설정하려면 다음 단계를 따르세요.

1. 편지함 -> 해당 편지함의 관리 -> 필터로 이동합니다.
2. + 필터 추가를 클릭합니다.
3. 보낸 사람에 vendor.com 포함 등 조건 하나를 설정합니다.
4. 작업을 사본 전달 대상으로 설정하고 대상 이메일 주소를 입력합니다.
5. 필터 저장을 클릭합니다.

완료되었습니다. 이제부터 조건과 일치하는 이메일이 자동으로 전달됩니다.