E-mail doorsturen op afzender, onderwerp of inhoud

Waarschijnlijk wilt u niet elke e-mail naar iemand anders doorsturen. Misschien moeten alleen facturen naar uw boekhouder, klantberichten naar uw teamleider of dringende meldingen naar uw privéadres. De rest hoort gewoon in uw inbox te blijven.

Met voorwaardelijk doorsturen maakt TrekMail dit eenvoudig. U stelt een e-mailfilter in dat specifieke berichten herkent en alleen die automatisch naar een ander adres doorstuurt. Alle overige berichten blijven ongewijzigd.

Deze handleiding laat precies zien hoe dit werkt, met praktijkvoorbeelden die u kunt overnemen en aanpassen.

Onvoorwaardelijk en voorwaardelijk doorsturen

TrekMail biedt twee manieren om e-mail door te sturen. Ze zijn bedoeld voor heel verschillende situaties:

Onvoorwaardelijk doorsturen staat op het tabblad Doorsturen nadat u bij een mailbox Beheren hebt gekozen. Elke e-mail die in die mailbox aankomt, wordt naar een ander adres doorgestuurd. Dit is handig als u tijdens een migratie een volledige kopie wilt bijhouden of meerdere inboxen samenvoegt.

Voorwaardelijk doorsturen stelt u in op het tabblad Filters. Alleen e-mails die aan uw voorwaarden voldoen, worden doorgestuurd. Over deze optie gaat deze handleiding.

Twijfelt u welke optie u nodig hebt? Vraag uzelf dan af: 'Wil ik elke e-mail doorsturen of slechts een deel?' Als het antwoord 'slechts een deel' is, hebt u een filter nodig.

Praktijkvoorbeelden met stapsgewijze instelling

Hieronder staan vier veelvoorkomende situaties. Bij elk voorbeeld vindt u de exacte instellingen die u in TrekMail moet invoeren.

Voorbeeld 1: facturen van een leverancier naar uw boekhouder sturen

Situatie: u ontvangt maandelijks facturen van FreshBooks. Uw boekhouder Sara heeft van elke factuur een kopie nodig, maar u wilt ze niet telkens handmatig doorsturen.

Zo stelt u dit in:

1. Ga naar Mailboxen, zoek de mailbox en kies Beheren.
2. Open het tabblad Filters en klik op + Filter toevoegen.
3. Geef het filter deze naam: Forward FreshBooks invoices to Sara
4. Stel de voorwaarde in:
   • Veld: Van
   • Vergelijking: bevat
   • Waarde: freshbooks.com
5. Stel de actie in:
   • Actie: Een kopie doorsturen naar
   • Waarde: sara@myaccountant.com
6. Selecteer Verwerking van volgende filters stoppen.
7. Klik op Filter opslaan.

Vanaf nu wordt elke e-mail van FreshBooks automatisch naar Sara gekopieerd. Het origineel blijft in uw mailbox staan.

Optionele uitbreiding: voeg een tweede actie toe om het bericht ook naar de map 'Facturen' te verplaatsen. Klik op + Actie toevoegen, kies Naar map verplaatsen en selecteer de map. Zo worden facturen naar Sara gestuurd en tegelijk voor u geordend.

Voorbeeld 2: e-mails van een bepaalde klant naar uw team sturen

Situatie: u beheert het account van Acme Corp. Uw projectmanager moet elke e-mail van deze klant zien, maar u wilt die persoon niet bij elk antwoord handmatig in de CC zetten.

Zo stelt u dit in:

1. Ga naar Mailboxen -> kies Beheren bij de mailbox -> Filters -> + Filter toevoegen.
2. Geef het filter deze naam: Forward Acme Corp to project manager
3. Stel de voorwaarde in:
   • Veld: Van
   • Vergelijking: bevat
   • Waarde: acmecorp.com
4. Stel de actie in:
   • Actie: Een kopie doorsturen naar
   • Waarde: pm@myagency.com
5. Selecteer Verwerking van volgende filters stoppen.
6. Klik op Filter opslaan.

Elke e-mail van iemand bij Acme Corp, of die nu van verkoop, facturatie, de directie of een ander adres met @acmecorp.com komt, wordt naar uw projectmanager gekopieerd.

Voorbeeld 3: dringende e-mails naar uw privéadres sturen

Situatie: u wilt e-mails met 'dringend' in de onderwerpregel meteen ontvangen, ook wanneer u niet achter uw bureau zit. Uw telefoon geeft meldingen voor een persoonlijk e-mailadres.

Zo stelt u dit in:

1. Ga naar Mailboxen -> kies Beheren bij de mailbox -> Filters -> + Filter toevoegen.
2. Geef het filter deze naam: Urgent to phone
3. Stel de voorwaarde in:
   • Veld: Onderwerp
   • Vergelijking: bevat
   • Waarde: urgent
4. Stel de actie in:
   • Actie: Een kopie doorsturen naar
   • Waarde: yourname@gmail.com
5. Voeg eventueel een tweede actie toe: Markeren met vlag, zodat het bericht ook opvalt wanneer u later uw TrekMail-inbox bekijkt.
6. Selecteer Verwerking van volgende filters stoppen.
7. Klik op Filter opslaan.

Nu wordt van elke e-mail met 'dringend' ergens in de onderwerpregel een kopie naar uw privéadres gestuurd en verschijnt het bericht met een vlag in TrekMail.

Tip: gebruikt uw organisatie een vast label zoals '[DRINGEND]' of 'PRIORITEIT', neem dat dan als waarde in plaats van een algemeen woord. Hoe specifieker de voorwaarde, hoe minder onbedoelde overeenkomsten.

Voorbeeld 4: orderbevestigingen naar een CRM-inbox sturen

Situatie: uw team gebruikt een CRM met een inkomend e-mailadres om contacten vast te leggen. U wilt dat aankoopbevestigingen en betalingsbewijzen automatisch in het CRM verschijnen.

Zo stelt u dit in:

1. Ga naar Mailboxen -> kies Beheren bij de mailbox -> Filters -> + Filter toevoegen.
2. Geef het filter deze naam: Order confirmations to CRM
3. Stel het overeenkomsttype in op Een van de voorwaarden, omdat u e-mails wilt vinden die aan een van deze patronen voldoen en niet aan alle tegelijk.
4. Voeg de voorwaarden toe:
   • Voorwaarde 1, Onderwerp bevat order confirmation
   • Voorwaarde 2, Onderwerp bevat receipt
   • Voorwaarde 3, Onderwerp bevat purchase confirmed
5. Stel de actie in:
   • Actie: Een kopie doorsturen naar
   • Waarde: inbox@yourcrm.com
6. Klik op Filter opslaan.

Met 'Een van de voorwaarden' zoekt u ruimer: een e-mail die aan slechts een van de drie onderwerppatronen voldoet, wordt al naar uw CRM doorgestuurd.

'Een kopie doorsturen' of 'Doorsturen zonder kopie': wat kiest u?

Deze twee acties klinken vergelijkbaar, maar werken heel anders:

Een kopie doorsturen naar stuurt een duplicaat van de e-mail naar het doeladres. Het originele bericht blijft in uw mailbox. U kunt het zoals gewoonlijk lezen, beantwoorden en ordenen. Dit is de veiligste en meest gebruikte keuze.

Doorsturen zonder kopie leidt de e-mail om naar het doeladres en verwijdert deze volledig uit uw mailbox. Het is alsof het bericht nooit bij u is afgeleverd. Gebruik dit alleen als u de e-mail echt niet zelf hoeft te zien, bijvoorbeeld om supporttickets naar een afzonderlijk bewaakte gedeelde wachtrij te sturen.

Ons advies: begin met 'Een kopie doorsturen naar'. U kunt later altijd overstappen op 'Doorsturen zonder kopie' zodra u zeker weet dat de e-mail elders wordt afgehandeld en u echt geen lokale kopie nodig hebt.

Wat gebeurt er met de doorgestuurde e-mail?

Dit zijn enkele vragen die u mogelijk hebt:

Weet de oorspronkelijke afzender dat de e-mail is doorgestuurd? Nee. Het doorsturen gebeurt ongemerkt op de server. De afzender krijgt geen melding dat het bericht naar een ander adres is gekopieerd of omgeleid.

Verandert het adres bij 'Van' in de doorgestuurde kopie? Nee. De doorgestuurde e-mail toont nog steeds de naam en het adres van de oorspronkelijke afzender. TrekMail past de benodigde bezorgingsverwerking toe, zodat de kopie de gebruikelijke beveiligingscontroles doorstaat. U hoeft dit niet zelf in te stellen.

Kan de ontvanger de doorgestuurde e-mail beantwoorden? Ja. Bij beantwoorden gaat het bericht naar de oorspronkelijke afzender en niet naar uw TrekMail-mailbox. Meestal is dat precies de bedoeling, omdat het gesprek zo rechtstreeks blijft.

Aandachtspunten en limieten

Houd rekening met het volgende voordat u voorwaardelijk doorsturen instelt:

U kunt niet naar dezelfde mailbox terugsturen. Dat geldt ook voor actieve ontvangstaliassen van die mailbox. TrekMail blokkeert deze doelen omdat er anders een bezorglus ontstaat.

Het doeladres moet geldig zijn. Wanneer u een filter met een doorstuuractie opslaat, controleert TrekMail of het doeladres geldige mailserverrecords heeft, de zogeheten MX-records. Als het adres niet bereikbaar lijkt, krijgt u een foutmelding. Controleer de invoer op typefouten.

Voor doorstuurfilters gelden afzonderlijke limieten. Bij Pro mogen maximaal 5 van de 10 filters een doorstuuractie bevatten. Bij Agency zijn dat maximaal 25 van de 50 filters. Filters die berichten alleen verplaatsen, markeren, als gelezen aanmerken of weggooien, tellen niet mee voor deze limiet.

Starter-abonnementen bevatten alleen rechtstreeks, onvoorwaardelijk doorsturen. Voorwaardelijk doorsturen via e-mailfilters vereist Pro of Agency. Met Starter kunt u via het tabblad Doorsturen alle berichten uit een mailbox doorsturen, maar geen filterregels voor doorsturen instellen.

E-mails die als spam zijn aangemerkt, worden niet doorgestuurd. Het spamfilter van TrekMail wordt vóór uw e-mailfilters uitgevoerd. Als een bericht als spam wordt gemarkeerd, gaat het rechtstreeks naar Ongewenst en krijgt het doorstuurfilter het niet te zien. Zo stuurt u niet per ongeluk spam door naar uw boekhouder of CRM.

Test ruime regels voordat u erop vertrouwt. Stuur een bericht dat aan de regel voldoet naar een echte ontvanger en controleer of zowel de doorgestuurde kopie als het origineel zich gedraagt zoals verwacht. Dit is vooral belangrijk voor CRM-adressen en grote mailinglijsten, die eigen bezorgregels kunnen toepassen.

Doorsturen combineren met andere acties

Doorsturen hoeft niet de enige actie van een filter te zijn. U kunt meerdere acties aan één filter toevoegen. Enkele nuttige combinaties:

• Een kopie doorsturen + Naar map verplaatsen: de e-mail gaat naar uw boekhouder EN wordt automatisch in de map Facturen opgeborgen.
• Een kopie doorsturen + Markeren met vlag: de e-mail gaat naar uw projectmanager EN verschijnt met een vlag in uw inbox, zodat u eraan denkt deze op te volgen.
• Doorsturen zonder kopie + geen verdere actie: de e-mail wordt volledig omgeleid. Omdat deze uw mailbox verlaat, heeft een actie zoals 'Naar map verplaatsen' geen effect.

Klik in het filtervenster op + Actie toevoegen en kies de extra actie in de keuzelijst om meerdere acties toe te voegen.

Snel aan de slag

Wilt u binnen zestig seconden een voorwaardelijke doorsturing activeren, doe dan het volgende:

1. Ga naar Mailboxen -> kies Beheren bij de mailbox -> Filters.
2. Klik op + Filter toevoegen.
3. Stel één voorwaarde in, bijvoorbeeld Van bevat vendor.com.
4. Kies als actie Een kopie doorsturen naar en voer het doeladres in.
5. Klik op Filter opslaan.

Klaar. Overeenkomende e-mails worden vanaf nu automatisch doorgestuurd.

Verwante artikelen

• Overzicht van e-mailfilters
• Filters maken en beheren
• E-mail vanuit een mailbox doorsturen
• Veelvoorkomende filtervoorbeelden