העברת דואר לפי שולח, נושא או תוכן ההודעה

סביר להניח שאינכם רוצים להעביר כל הודעה לאדם אחר. ייתכן שתרצו להעביר רק חשבוניות לרואה החשבון, הודעות מלקוחות לראש הצוות והתראות דחופות לכתובת האישית שלכם. שאר ההודעות צריכות להישאר בתיבת הדואר הנכנס.

העברה מותנית ב-TrekMail הופכת זאת לפשוט. מגדירים מסנן שמאתר הודעות מסוימות ומעביר אוטומטית רק אותן לכתובת אחרת. כל היתר נשאר ללא שינוי.

מדריך זה מסביר בדיוק כיצד להגדיר זאת, עם דוגמאות מעשיות שאפשר להעתיק ולהתאים.

העברה ללא תנאי והעברה מותנית

TrekMail מציעה שתי דרכים שונות להעביר דואר, וכל אחת מיועדת לצורך אחר:

העברה ללא תנאי נמצאת בכרטיסייה העברה, לאחר בחירה באפשרות ניהול של תיבת דואר. כל הודעה שמגיעה לתיבה מועברת לכתובת אחרת. אפשרות זו שימושית ליצירת עותק מלא בזמן מעבר או לאיחוד כמה תיבות דואר נכנס.

העברה מותנית מוגדרת בכרטיסייה מסננים. היא מעבירה רק הודעות שתואמות לתנאים שהגדרתם. מדריך זה עוסק באפשרות הזאת.

אם אינכם בטוחים איזו אפשרות דרושה לכם, שאלו את עצמכם: "האם להעביר את כל הדואר או רק חלק ממנו?" אם התשובה היא "רק חלק", השתמשו במסנן.

תרחישים מעשיים והגדרה שלב אחר שלב

להלן ארבעה תרחישים נפוצים. כל אחד כולל את ההגדרות המדויקות שיש להזין ב-TrekMail.

תרחיש 1: העברת חשבוניות מספק לרואה החשבון

המצב: אתם מקבלים חשבוניות חודשיות מ-FreshBooks. רואת החשבון Sara צריכה עותק מכל חשבונית, אך אינכם רוצים להעביר אותן ידנית בכל פעם.

כך מגדירים:

1. עברו אל תיבות דואר, מצאו את התיבה ובחרו ניהול.
2. פתחו את הכרטיסייה מסננים ולחצו על + הוספת מסנן.
3. תנו למסנן שם: Forward FreshBooks invoices to Sara
4. הגדירו את התנאי:
   • שדה: מאת
   • השוואה: מכיל
   • ערך: freshbooks.com
5. הגדירו את הפעולה:
   • פעולה: העברת עותק אל
   • ערך: sara@myaccountant.com
6. סמנו הפסקת עיבוד המסננים הבאים.
7. לחצו על שמירת מסנן.

מעתה, עותק מכל הודעה של FreshBooks יישלח אוטומטית ל-Sara. המקור יישאר בתיבת הדואר שלכם.

שדרוג אפשרי: הוסיפו פעולה שנייה שתעביר את ההודעה גם לתיקיית "חשבוניות". לחצו על + הוספת פעולה, בחרו העברה לתיקייה ובחרו תיקייה. כך החשבוניות יועברו ל-Sara ויסודרו עבורכם באותו זמן.

תרחיש 2: העברת הודעות מלקוח מסוים לצוות

המצב: אתם מנהלים את החשבון של Acme Corp. מנהל הפרויקט צריך לראות כל הודעה שהלקוח שולח, אך אינכם רוצים להוסיף אותו ידנית לעותק בכל תשובה.

כך מגדירים:

1. עברו אל תיבות דואר -> בחרו ניהול לתיבה -> מסננים -> + הוספת מסנן.
2. תנו למסנן שם: Forward Acme Corp to project manager
3. הגדירו את התנאי:
   • שדה: מאת
   • השוואה: מכיל
   • ערך: acmecorp.com
4. הגדירו את הפעולה:
   • פעולה: העברת עותק אל
   • ערך: pm@myagency.com
5. סמנו הפסקת עיבוד המסננים הבאים.
6. לחצו על שמירת מסנן.

עותק מכל הודעה שנשלחת מאדם ב-Acme Corp, בין אם הוא במכירות, בחיוב, בהנהלה או משתמש בכל כתובת עם @acmecorp.com, יישלח למנהל הפרויקט.

תרחיש 3: העברת הודעות דחופות לדואר האישי

המצב: אתם רוצים לקבל מיד הודעות שהמילה "דחוף" מופיעה בנושא שלהן, גם כשאינכם ליד שולחן העבודה. הטלפון מציג התראות מחשבון דואר אישי.

כך מגדירים:

1. עברו אל תיבות דואר -> בחרו ניהול לתיבה -> מסננים -> + הוספת מסנן.
2. תנו למסנן שם: Urgent to phone
3. הגדירו את התנאי:
   • שדה: נושא
   • השוואה: מכיל
   • ערך: urgent
4. הגדירו את הפעולה:
   • פעולה: העברת עותק אל
   • ערך: yourname@gmail.com
5. אפשר להוסיף פעולה שנייה: סימון בדגל, כדי שההודעה תבלוט גם כשתבדקו את תיבת TrekMail מאוחר יותר.
6. סמנו הפסקת עיבוד המסננים הבאים.
7. לחצו על שמירת מסנן.

כעת, עותק מכל הודעה שהמילה "דחוף" מופיעה במקום כלשהו בנושא יישלח לכתובת האישית שלכם, והיא תופיע מסומנת בדגל ב-TrekMail.

טיפ: אם הארגון משתמש בתג קבוע כגון "[דחוף]" או "עדיפות", השתמשו בו במקום במילה נפוצה. ככל שהתנאי מדויק יותר, כך יהיו פחות התאמות שגויות.

תרחיש 4: העברת אישורי הזמנה לתיבת CRM

המצב: הצוות משתמש ב-CRM שיש לו כתובת דואר נכנס לתיעוד פניות. אתם רוצים שאישורי רכישה וקבלות יופיעו אוטומטית ב-CRM.

כך מגדירים:

1. עברו אל תיבות דואר -> בחרו ניהול לתיבה -> מסננים -> + הוספת מסנן.
2. תנו למסנן שם: Order confirmations to CRM
3. הגדירו את סוג ההתאמה בתור תנאי כלשהו, מפני שתרצו לתפוס הודעות שמתאימות לאחת מהתבניות ולא לכולן יחד.
4. הוסיפו את התנאים:
   • תנאי 1, נושא מכיל order confirmation
   • תנאי 2, נושא מכיל receipt
   • תנאי 3, נושא מכיל purchase confirmed
5. הגדירו את הפעולה:
   • פעולה: העברת עותק אל
   • ערך: inbox@yourcrm.com
6. לחצו על שמירת מסנן.

האפשרות "תנאי כלשהו" מרחיבה את ההתאמה, כך שהודעה שמתאימה לאחת משלוש תבניות הנושא תועבר ל-CRM.

"העברת עותק" לעומת "העברה ללא עותק": במה לבחור?

שתי הפעולות נשמעות דומות, אך מתנהגות באופן שונה מאוד:

העברת עותק אל שולחת עותק של ההודעה לכתובת היעד. ההודעה המקורית נשארת בתיבה שלכם, ואפשר לקרוא אותה, להשיב לה ולסדר אותה כרגיל. זו הבחירה הבטוחה והנפוצה יותר.

העברה ללא עותק מנתבת את ההודעה לכתובת היעד ומסירה אותה לחלוטין מהתיבה שלכם. הדבר דומה לכך שההודעה מעולם לא נמסרה לכם. השתמשו בה רק כשאינכם צריכים לראות את ההודעה כלל, למשל לניתוב פניות תמיכה לתור משותף שמנוהל בנפרד.

ההמלצה שלנו: התחילו עם "העברת עותק אל". תמיד אפשר לעבור ל"העברה ללא עותק" לאחר שתוודאו שהדואר מטופל במקום אחר ושאין צורך בעותק מקומי.

מה קורה להודעה שהועברה?

הנה תשובות לכמה שאלות נפוצות:

האם השולח המקורי יודע שההודעה הועברה? לא. ההעברה מתבצעת בשקט בשרת. השולח אינו מקבל הודעה על כך שהדואר הועתק או נותב לכתובת אחרת.

האם כתובת "מאת" משתנה בעותק שהועבר? לא. ההודעה עדיין מציגה את השם והכתובת של השולח המקורי. TrekMail מבצעת את טיפול המסירה הדרוש כדי שהעותק יעבור בדיקות אבטחה רגילות. אינכם צריכים להגדיר זאת בעצמכם.

האם הנמען יכול להשיב להודעה שהועברה? כן. לחיצה על השבה שולחת את התגובה לשולח המקורי ולא לתיבת TrekMail שלכם. לרוב זו ההתנהגות הרצויה, משום שהשיחה נשארת ישירה.

נקודות חשובות ומגבלות

לפני הגדרת העברה מותנית, חשוב לזכור:

אי אפשר להעביר בחזרה לאותה תיבת דואר. הדבר כולל את כינויי הקבלה הפעילים שלה. TrekMail חוסמת יעדים כאלה מפני שהם יוצרים לולאת מסירה.

כתובת היעד חייבת להיות תקינה. כששומרים מסנן עם פעולת העברה, TrekMail בודקת שלכתובת יש רשומות שרת דואר תקינות, הנקראות רשומות MX. אם הכתובת אינה נראית זמינה למסירה, תוצג שגיאה. בדקו שאין שגיאות הקלדה.

למסנני העברה יש מגבלות נפרדות. ב-Pro, עד 5 מתוך 10 מסננים יכולים לכלול פעולת העברה. ב-Agency, עד 25 מתוך 50 מסננים יכולים לכלול אותה. מסננים שרק מעבירים לתיקייה, מסמנים בדגל, מסמנים כנקרא או מוחקים אינם נספרים במגבלת ההעברה.

תוכניות Starter כוללות רק העברה ישירה ללא תנאי. העברה מותנית דרך מסנני דואר דורשת Pro או Agency. ב-Starter אפשר להעביר את כל הדואר מתיבה דרך כרטיסיית העברה, אך אי אפשר להגדיר כללי העברה מבוססי מסנן.

הודעות שזוהו כדואר זבל אינן מועברות. מסנן הספאם של TrekMail פועל לפני מסנני הדואר שלכם. אם הודעה מסומנת כספאם, היא עוברת ישירות לדואר זבל ומסנן ההעברה אינו רואה אותה. כך נמנעת העברה בטעות של ספאם לרואה החשבון או ל-CRM.

בדקו כללים רחבים לפני שמסתמכים עליהם. שלחו לנמען אמיתי הודעה שתואמת לכלל, וודאו שגם העותק שהועבר וגם המקור מתנהגים כמצופה. הדבר חשוב במיוחד בכתובות CRM וברשימות תפוצה גדולות שעשויות להחיל כללי מסירה משלהן.

שילוב העברה עם פעולות נוספות

העברה אינה חייבת להיות הפעולה היחידה במסנן. אפשר להוסיף כמה פעולות למסנן אחד. הנה שילובים שימושיים:

• העברת עותק + העברה לתיקייה: ההודעה נשלחת לרואה החשבון וגם נשמרת אוטומטית בתיקיית חשבוניות.
• העברת עותק + סימון בדגל: ההודעה נשלחת למנהל הפרויקט וגם מופיעה עם דגל בתיבת הדואר הנכנס כדי להזכיר לכם לטפל בה.
• העברה ללא עותק + ללא פעולה נוספת: ההודעה מנותבת במלואה. מכיוון שהיא עוזבת את התיבה, פעולות כגון "העברה לתיקייה" לא ישפיעו.

כדי להוסיף כמה פעולות, לחצו על + הוספת פעולה בחלון המסנן ובחרו את הפעולה הנוספת מהרשימה הנפתחת.

התחלה מהירה

כדי להפעיל העברה מותנית בתוך שישים שניות:

1. עברו אל תיבות דואר -> בחרו ניהול לתיבה -> מסננים.
2. לחצו על + הוספת מסנן.
3. הגדירו תנאי אחד, למשל השדה מאת מכיל vendor.com.
4. בחרו בפעולה העברת עותק אל והקלידו את כתובת היעד.
5. לחצו על שמירת מסנן.

זה הכול. מעתה הודעות תואמות יועברו אוטומטית.