按发件人主题或内容设置邮件转发

你通常不需要把每一封邮件都转发给别人。你可能只想把账单发给会计，把客户来信发给团队负责人，或者把紧急提醒发到个人邮箱。其他邮件仍应留在收件箱中。

TrekMail 的条件转发可以轻松实现这一点。设置邮件过滤器后，它会查找符合要求的邮件，并且只把这些邮件自动转发到另一个地址，其他邮件不受影响。

本指南将用可直接借鉴和调整的实际示例，详细说明设置方法。

无条件转发与条件转发

TrekMail 提供两种用途不同的邮件转发方式：

选择邮箱的管理后，可以在转发标签页设置无条件转发。该功能会将这个邮箱收到的每一封邮件都转发到另一个地址，适合在迁移期间完整镜像邮箱，或者合并多个收件箱。

条件转发则在过滤器标签页设置。它只转发符合指定条件的邮件。本指南介绍的就是这种方式。

如果不确定该选哪一种，可以问自己：“我要转发所有邮件，还是只转发一部分？”如果答案是“只转发一部分”，就应使用过滤器。

实用场景与分步设置

下面是四个常见场景，每个场景都列出了需要在 TrekMail 中输入的具体设置。

场景 1：将供应商账单转发给会计

**具体情况：**你每月都会收到 FreshBooks 的账单。会计 Sara 需要每份账单的副本，但你不想每次手动转发。

设置方法：

1. 前往邮箱，找到相应邮箱并选择管理。
2. 打开过滤器标签页，然后点击**+ 添加过滤器**。
3. 将过滤器命名为：Forward FreshBooks invoices to Sara
4. 设置条件：
   • 字段：发件人
   • 比较方式：包含
   • 值：freshbooks.com
5. 设置操作：
   • 操作：将副本转发到
   • 值：sara@myaccountant.com
6. 勾选停止处理后续过滤器。
7. 点击保存过滤器。

从现在起，FreshBooks 发来的每封邮件都会自动复制给 Sara，原件仍保留在你的邮箱中。

可选改进：再添加一个操作，同时将邮件移到“账单”文件夹。点击+ 添加操作，选择移到文件夹并指定文件夹。这样既能把账单转发给 Sara，又能自动完成归档。

场景 2：将特定客户的邮件转发给团队

**具体情况：**你负责 Acme Corp 客户。项目经理需要看到该客户发来的所有邮件，但你不想每次回复时都手动抄送。

设置方法：

1. 前往邮箱 -> 为相应邮箱选择管理 -> 过滤器 -> + 添加过滤器。
2. 将过滤器命名为：Forward Acme Corp to project manager
3. 设置条件：
   • 字段：发件人
   • 比较方式：包含
   • 值：acmecorp.com
4. 设置操作：
   • 操作：将副本转发到
   • 值：pm@myagency.com
5. 勾选停止处理后续过滤器。
6. 点击保存过滤器。

此后，Acme Corp 任何人发来的邮件，无论来自销售、财务、首席执行官还是其他 @acmecorp.com 地址，都会复制给项目经理。

场景 3：将紧急邮件转发到个人邮箱

**具体情况：**即使不在电脑旁，你也希望立即收到主题中带有“紧急”的邮件。你的手机已为个人邮箱开启推送通知。

设置方法：

1. 前往邮箱 -> 为相应邮箱选择管理 -> 过滤器 -> + 添加过滤器。
2. 将过滤器命名为：Urgent to phone
3. 设置条件：
   • 字段：主题
   • 比较方式：包含
   • 值：urgent
4. 设置操作：
   • 操作：将副本转发到
   • 值：yourname@gmail.com
5. 还可以添加第二个操作：标记旗标，方便之后查看 TrekMail 收件箱时迅速找到这封邮件。
6. 勾选停止处理后续过滤器。
7. 点击保存过滤器。

现在，只要主题中任何位置出现“紧急”，邮件副本就会发送到你的个人邮箱，并在 TrekMail 中显示旗标。

**提示：**如果你的组织使用“[紧急]”或“优先”等固定标签，请使用该标签，不要选择过于常见的词语。条件越具体，误匹配越少。

场景 4：将订单确认邮件转发到 CRM 收件箱

**具体情况：**你的团队使用 CRM，并通过一个收件地址记录互动。你希望购买确认和收据自动出现在 CRM 中。

设置方法：

1. 前往邮箱 -> 为相应邮箱选择管理 -> 过滤器 -> + 添加过滤器。
2. 将过滤器命名为：Order confirmations to CRM
3. 将匹配类型设为任一条件，因为邮件只需符合其中一种模式，而非同时符合全部模式。
4. 添加条件：
   • 条件 1，主题包含 order confirmation
   • 条件 2，主题包含 receipt
   • 条件 3，主题包含 purchase confirmed
5. 设置操作：
   • 操作：将副本转发到
   • 值：inbox@yourcrm.com
6. 点击保存过滤器。

“任一条件”会扩大匹配范围。只要邮件符合三个主题模式中的任意一个，就会转发到 CRM。

“转发副本”和“转发但不保留副本”该选哪个？

这两个操作听起来相似，但实际行为完全不同：

将副本转发到会把邮件副本发送到目标地址，原件仍保留在你的邮箱中。你可以像平常一样阅读、回复和整理它。这是更安全也更常用的选择。

转发但不保留副本会把邮件重定向到目标地址，并从你的邮箱中彻底移除，就像这封邮件从未投递给你一样。只有在你确实不需要查看邮件时才应使用，例如将支持工单发送到另行管理的共享队列。

**我们的建议：**先选择“将副本转发到”。确认邮件已在其他地方得到妥善处理，而且确实不需要本地副本后，再改用“转发但不保留副本”。

转发后的邮件会怎样？

下面是几个常见问题：

**原发件人会知道邮件被转发吗？**不会。转发由服务器静默完成，发件人不会收到邮件已复制或重定向到其他地址的通知。

**转发副本中的“发件人”地址会改变吗？**不会。转发邮件仍显示原发件人的姓名和地址。TrekMail 会执行必要的投递处理，让转发副本通过常规安全检查，无需你自行配置。

**收件人可以回复转发邮件吗？**可以。点击回复时，邮件会发给原发件人，而不是你的 TrekMail 邮箱。通常这正是需要的效果，可以让双方直接沟通。

注意事项和限制

设置条件转发前，请注意以下几点：

**不能转发回同一个邮箱。**这也包括该邮箱正在接收邮件的别名。TrekMail 会阻止此类目标地址，因为它们会造成投递循环。

**目标地址必须有效。**保存带有转发操作的过滤器时，TrekMail 会检查目标地址是否具有有效的邮件服务器记录，也就是 MX 记录。如果该地址看起来无法接收邮件，系统会显示错误。请仔细检查是否输入有误。

**转发过滤器有单独的数量限制。**Pro 最多允许 10 个过滤器中的 5 个包含转发操作，Agency 最多允许 50 个过滤器中的 25 个包含转发操作。只执行移动、标记旗标、标为已读或丢弃的过滤器不计入这一限制。

**Starter 套餐只提供直接的无条件转发。**通过邮件过滤器进行条件转发需要 Pro 或 Agency。Starter 用户可以在转发标签页中转发邮箱的所有邮件，但不能创建基于过滤器的转发规则。

**被判定为垃圾邮件的邮件不会转发。**TrekMail 的垃圾邮件过滤器先于自定义邮件过滤器运行。如果邮件被标记为垃圾邮件，它会直接进入垃圾邮件文件夹，转发过滤器不会处理它。这样可以避免意外把垃圾邮件转发给会计或 CRM。

**依赖宽泛规则前请先测试。**向真实收件人发送一封符合规则的邮件，确认转发副本和原件的处理结果都符合预期。对于 CRM 地址和大型邮件列表，这一点尤其重要，因为它们可能有自己的投递规则。

将转发与其他操作结合使用

转发不必是过滤器的唯一操作。一个过滤器可以包含多个操作。以下组合很实用：

• **转发副本 + 移到文件夹：**邮件既会发送给会计，也会自动归档到“账单”文件夹。
• **转发副本 + 标记旗标：**邮件既会发送给项目经理，也会在收件箱中显示旗标，提醒你跟进。
• **转发但不保留副本 + 无需其他操作：**邮件会被彻底重定向。由于它已经离开你的邮箱，“移到文件夹”等其他操作不会生效。

如需添加多个操作，请在过滤器对话框中点击**+ 添加操作**，然后从下拉菜单中选择附加操作。

快速设置

如果只想在六十秒内启用条件转发，请按以下步骤操作：

1. 前往邮箱 -> 为相应邮箱选择管理 -> 过滤器。
2. 点击**+ 添加过滤器**。
3. 设置一个条件，例如发件人包含 vendor.com。
4. 将操作设为将副本转发到，然后输入目标邮件地址。
5. 点击保存过滤器。

设置完成。从现在开始，符合条件的邮件将自动转发。