Пересылка писем по отправителю и содержанию

Скорее всего, вам не нужно пересылать другому человеку каждое письмо. Достаточно отправлять счета бухгалтеру, сообщения клиентов руководителю группы, а срочные уведомления на личную почту. Остальные письма должны оставаться во входящих.

В TrekMail для этого есть условная пересылка. Почтовый фильтр находит заданные письма и автоматически пересылает на другой адрес только их. Все остальные сообщения остаются без изменений.

В этой инструкции разобран весь процесс и приведены практические примеры, которые можно взять за основу.

Безусловная и условная пересылка

В TrekMail есть два разных способа пересылки почты для разных задач:

Безусловная пересылка находится на вкладке Пересылка, которая открывается после выбора Управление для почтового ящика. На другой адрес пересылается каждое поступившее письмо. Такой вариант подходит для создания полной копии ящика при переносе или объединении входящей почты.

Условная пересылка настраивается на вкладке Фильтры. Она пересылает только письма, которые соответствуют заданным условиям. Именно этот вариант описан далее.

Если вы не уверены, задайте себе вопрос: «Нужно пересылать все письма или только некоторые?». Если только некоторые, используйте фильтр.

Практические сценарии с пошаговой настройкой

Ниже приведены четыре распространенных сценария с точными настройками для TrekMail.

Сценарий 1: пересылка счетов поставщика бухгалтеру

Ситуация: вы ежемесячно получаете счета от FreshBooks. Бухгалтеру Саре нужна копия каждого счета, но пересылать их вручную неудобно.

Как настроить:

1. Откройте Почтовые ящики, найдите нужный ящик и выберите Управление.
2. Перейдите на вкладку Фильтры и нажмите + Добавить фильтр.
3. Назовите фильтр: Forward FreshBooks invoices to Sara
4. Задайте условие:
   • Поле: От
   • Сравнение: содержит
   • Значение: freshbooks.com
5. Задайте действие:
   • Действие: Переслать копию на
   • Значение: sara@myaccountant.com
6. Отметьте Прекратить обработку следующих фильтров.
7. Нажмите Сохранить фильтр.

Теперь каждое письмо от FreshBooks будет автоматически копироваться Саре. Оригинал останется в вашем почтовом ящике.

Дополнительная возможность: добавьте второе действие, чтобы одновременно перемещать письмо в папку «Счета». Нажмите + Добавить действие, выберите Переместить в папку и укажите папку. Счета будут и пересылаться Саре, и автоматически сортироваться.

Сценарий 2: пересылка писем определенного клиента вашей группе

Ситуация: вы ведете клиента Acme Corp. Руководитель проекта должен видеть все его письма, но добавлять руководителя в копию каждого ответа вручную неудобно.

Как настроить:

1. Откройте Почтовые ящики -> выберите Управление для ящика -> Фильтры -> + Добавить фильтр.
2. Назовите фильтр: Forward Acme Corp to project manager
3. Задайте условие:
   • Поле: От
   • Сравнение: содержит
   • Значение: acmecorp.com
4. Задайте действие:
   • Действие: Переслать копию на
   • Значение: pm@myagency.com
5. Отметьте Прекратить обработку следующих фильтров.
6. Нажмите Сохранить фильтр.

Любое письмо от сотрудника Acme Corp, будь то отдел продаж, бухгалтерия, директор или другой адрес с @acmecorp.com, будет копироваться руководителю проекта.

Сценарий 3: пересылка срочных писем на личную почту

Ситуация: вы хотите немедленно получать письма со словом «срочно» в теме, даже находясь вдали от рабочего места. На телефоне включены уведомления для личного почтового адреса.

Как настроить:

1. Откройте Почтовые ящики -> выберите Управление для ящика -> Фильтры -> + Добавить фильтр.
2. Назовите фильтр: Urgent to phone
3. Задайте условие:
   • Поле: Тема
   • Сравнение: содержит
   • Значение: urgent
4. Задайте действие:
   • Действие: Переслать копию на
   • Значение: yourname@gmail.com
5. При желании добавьте второе действие: Пометить флажком, чтобы письмо выделялось при последующем просмотре входящих TrekMail.
6. Отметьте Прекратить обработку следующих фильтров.
7. Нажмите Сохранить фильтр.

Теперь копия любого письма со словом «срочно» в любой части темы отправляется на личную почту, а само письмо отмечается флажком в TrekMail.

Совет: если в организации принято точное обозначение, например «[СРОЧНО]» или «ПРИОРИТЕТ», используйте его вместо распространенного слова. Чем точнее условие, тем меньше ложных совпадений.

Сценарий 4: пересылка подтверждений заказа в ящик CRM

Ситуация: ваша группа использует CRM со входящим почтовым адресом для регистрации взаимодействий. Подтверждения покупок и квитанции должны автоматически появляться в CRM.

Как настроить:

1. Откройте Почтовые ящики -> выберите Управление для ящика -> Фильтры -> + Добавить фильтр.
2. Назовите фильтр: Order confirmations to CRM
3. Выберите тип совпадения Любое условие, поскольку письмо должно соответствовать хотя бы одному шаблону, а не всем сразу.
4. Добавьте условия:
   • Условие 1, Тема содержит order confirmation
   • Условие 2, Тема содержит receipt
   • Условие 3, Тема содержит purchase confirmed
5. Задайте действие:
   • Действие: Переслать копию на
   • Значение: inbox@yourcrm.com
6. Нажмите Сохранить фильтр.

Параметр «Любое условие» расширяет охват: письмо пересылается в CRM, если его тема соответствует одному из трех шаблонов.

«Переслать копию» или «Переслать без копии»: что выбрать?

Эти действия похожи по названию, но работают совершенно по-разному:

Переслать копию на отправляет дубликат письма на целевой адрес. Оригинал остается в вашем ящике, где его можно читать, обсуждать и сортировать как обычно. Это более безопасный и распространенный вариант.

Переслать без копии перенаправляет письмо на целевой адрес и полностью удаляет его из вашего ящика. Получается, будто оно никогда вам не доставлялось. Используйте этот вариант, только если письмо действительно не нужно вам лично, например при направлении обращений в отдельную общую очередь поддержки.

Наша рекомендация: начните с варианта «Переслать копию на». Перейти на «Переслать без копии» можно позже, когда вы убедитесь, что письма обрабатываются в другом месте и локальная копия не нужна.

Что происходит с пересланным письмом?

Ответим на несколько возможных вопросов:

Узнает ли исходный отправитель о пересылке? Нет. Пересылка незаметно выполняется на сервере. Отправитель не получает уведомление о копировании или перенаправлении письма на другой адрес.

Изменится ли адрес в поле «От» в пересланной копии? Нет. В пересланном письме по-прежнему отображаются имя и адрес исходного отправителя. TrekMail применяет необходимые правила доставки, чтобы копия прошла обычные проверки безопасности. От вас никаких настроек не требуется.

Может ли получатель ответить на пересланное письмо? Да. При нажатии кнопки ответа сообщение уйдет исходному отправителю, а не в ваш ящик TrekMail. Обычно это ожидаемое поведение, позволяющее общаться напрямую.

Важные особенности и ограничения

Перед настройкой условной пересылки учтите следующее:

Нельзя пересылать письмо обратно в тот же ящик. Ограничение распространяется и на его активные принимающие псевдонимы. TrekMail блокирует такие адреса, поскольку они создают цикл доставки.

Целевой адрес должен быть действительным. При сохранении фильтра с пересылкой TrekMail проверяет наличие у целевого адреса действительных записей почтового сервера, то есть MX-записей. Если адрес не выглядит доступным для доставки, появится ошибка. Проверьте его на опечатки.

У фильтров пересылки есть отдельные лимиты. В тарифе Pro действие пересылки могут содержать до 5 из 10 фильтров. В Agency это могут делать до 25 из 50 фильтров. Фильтры, которые только перемещают, помечают флажком, отмечают прочитанными или удаляют письма, в этот лимит не входят.

Тариф Starter включает только прямую безусловную пересылку. Для условной пересылки через почтовые фильтры нужен Pro или Agency. На Starter можно пересылать всю почту ящика с вкладки Пересылка, но нельзя создавать правила пересылки на основе фильтров.

Письма, распознанные как спам, не пересылаются. Антиспам TrekMail срабатывает раньше пользовательских фильтров. Если письмо отмечено как спам, оно сразу отправляется в папку Нежелательная почта и не попадает в фильтр пересылки. Это защищает от случайной отправки спама бухгалтеру или в CRM.

Проверяйте широкие правила, прежде чем полагаться на них. Отправьте соответствующее правилу письмо реальному получателю и убедитесь, что пересланная копия и оригинал обрабатываются ожидаемым образом. Это особенно важно для адресов CRM и крупных рассылок, где могут действовать собственные правила доставки.

Сочетание пересылки с другими действиями

Пересылка необязательно должна быть единственным действием фильтра. В один фильтр можно добавить несколько действий. Полезные сочетания:

• Переслать копию + Переместить в папку: письмо отправляется бухгалтеру И автоматически помещается в папку Счета.
• Переслать копию + Пометить флажком: письмо отправляется руководителю проекта И выделяется флажком во входящих, чтобы вы не забыли его обработать.
• Переслать без копии + больше ничего: письмо полностью перенаправляется. Поскольку оно покидает ваш ящик, действия вроде «Переместить в папку» не дадут результата.

Чтобы добавить несколько действий, нажмите + Добавить действие в окне фильтра и выберите дополнительное действие в раскрывающемся списке.

Краткая настройка

Чтобы запустить условную пересылку за шестьдесят секунд:

1. Откройте Почтовые ящики -> выберите Управление для ящика -> Фильтры.
2. Нажмите + Добавить фильтр.
3. Задайте одно условие, например От содержит vendor.com.
4. Выберите действие Переслать копию на и введите целевой адрес.
5. Нажмите Сохранить фильтр.

Готово. С этого момента подходящие письма будут пересылаться автоматически.

Связанные статьи

• Обзор почтовых фильтров
• Создание фильтров и управление ими
• Пересылка писем из почтового ящика
• Распространенные примеры фильтров