إعادة توجيه البريد حسب المرسل أو الموضوع أو المحتوى

غالبا لا تريد إعادة توجيه كل رسالة إلى شخص آخر. قد تريد إرسال الفواتير فقط إلى المحاسب، ورسائل العملاء إلى قائد الفريق، والتنبيهات العاجلة إلى بريدك الشخصي. أما بقية الرسائل فيجب أن تبقى في صندوق الوارد.

تسهل TrekMail ذلك من خلال إعادة التوجيه المشروطة. تنشئ مرشح بريد يبحث عن رسائل معينة، ثم يعيد توجيه الرسائل المطابقة وحدها تلقائيا إلى عنوان آخر. ولا تتأثر بقية الرسائل.

يشرح هذا الدليل الإعداد بالتفصيل، مع أمثلة عملية يمكنك نسخها وتعديلها.

إعادة التوجيه غير المشروطة والمشروطة

توفر TrekMail طريقتين مختلفتين لإعادة توجيه البريد، ولكل منهما غرض مختلف:

توجد إعادة التوجيه غير المشروطة في علامة تبويب إعادة التوجيه بعد اختيار إدارة لصندوق بريد. وهي تعيد توجيه كل رسالة تصل إلى الصندوق نحو عنوان آخر. تفيد عند الاحتفاظ بنسخة كاملة أثناء الترحيل أو دمج عدة صناديق وارد.

أما إعادة التوجيه المشروطة فتضبط من علامة تبويب المرشحات. وهي تعيد توجيه الرسائل التي تطابق الشروط التي تحددها فقط. وهذا ما يتناوله الدليل.

إذا لم تعرف الخيار المناسب، فاسأل نفسك: «هل أريد إعادة توجيه كل البريد أم بعضه فقط؟». إذا كان الجواب «بعضه فقط»، فاستخدم مرشحا.

حالات عملية وإعداد خطوة بخطوة

فيما يلي أربع حالات شائعة، ومع كل حالة الإعدادات الدقيقة التي تدخلها في TrekMail.

الحالة 1: إرسال فواتير مورد إلى المحاسب

الموقف: تصلك فواتير شهرية من FreshBooks. تحتاج المحاسبة Sara إلى نسخة من كل فاتورة، لكنك لا تريد إرسالها يدويا كل مرة.

طريقة الإعداد:

1. انتقل إلى صناديق البريد، واعثر على الصندوق، ثم اختر إدارة.
2. افتح علامة تبويب المرشحات، ثم انقر على + إضافة مرشح.
3. سم المرشح: Forward FreshBooks invoices to Sara
4. اضبط الشرط:
   • الحقل: من
   • المقارنة: يحتوي على
   • القيمة: freshbooks.com
5. اضبط الإجراء:
   • الإجراء: إعادة توجيه نسخة إلى
   • القيمة: sara@myaccountant.com
6. حدد إيقاف معالجة المرشحات التالية.
7. انقر على حفظ المرشح.

من الآن فصاعدا، سترسل نسخة من كل رسالة من FreshBooks تلقائيا إلى Sara، بينما يبقى الأصل في صندوق بريدك.

إضافة اختيارية: أضف إجراء ثانيا لنقل الرسالة أيضا إلى مجلد «الفواتير». انقر على + إضافة إجراء، واختر نقل إلى مجلد، ثم حدد المجلد. وهكذا ترسل الفواتير إلى Sara وتنظم في الوقت نفسه.

الحالة 2: إرسال رسائل عميل محدد إلى فريقك

الموقف: تدير حساب العميل Acme Corp. يحتاج مدير المشروع إلى رؤية كل رسالة يرسلها العميل، لكنك لا تريد إضافته يدويا في نسخة كل رد.

طريقة الإعداد:

1. انتقل إلى صناديق البريد -> اختر إدارة للصندوق -> المرشحات -> + إضافة مرشح.
2. سم المرشح: Forward Acme Corp to project manager
3. اضبط الشرط:
   • الحقل: من
   • المقارنة: يحتوي على
   • القيمة: acmecorp.com
4. اضبط الإجراء:
   • الإجراء: إعادة توجيه نسخة إلى
   • القيمة: pm@myagency.com
5. حدد إيقاف معالجة المرشحات التالية.
6. انقر على حفظ المرشح.

سترسل نسخة من كل رسالة واردة من شخص في Acme Corp إلى مدير المشروع، سواء جاءت من المبيعات أو الفوترة أو المدير التنفيذي أو أي عنوان ينتهي بالنطاق @acmecorp.com.

الحالة 3: إرسال الرسائل العاجلة إلى بريدك الشخصي

الموقف: تريد أن تصلك فورا الرسائل التي تتضمن كلمة «عاجل» في الموضوع، حتى وأنت بعيد عن مكتبك. يعرض هاتفك إشعارات حساب بريد شخصي.

طريقة الإعداد:

1. انتقل إلى صناديق البريد -> اختر إدارة للصندوق -> المرشحات -> + إضافة مرشح.
2. سم المرشح: Urgent to phone
3. اضبط الشرط:
   • الحقل: الموضوع
   • المقارنة: يحتوي على
   • القيمة: urgent
4. اضبط الإجراء:
   • الإجراء: إعادة توجيه نسخة إلى
   • القيمة: yourname@gmail.com
5. يمكنك إضافة إجراء ثان: وضع علامة، لتبرز الرسالة أيضا عند مراجعة صندوق وارد TrekMail لاحقا.
6. حدد إيقاف معالجة المرشحات التالية.
7. انقر على حفظ المرشح.

الآن سترسل نسخة من أي رسالة تتضمن «عاجل» في أي موضع من الموضوع إلى بريدك الشخصي، وستظهر بعلامة في TrekMail.

نصيحة: إذا كانت مؤسستك تستخدم وسما ثابتا مثل «[عاجل]» أو «أولوية»، فاستخدمه بدلا من كلمة عامة. كلما كان الشرط أدق، قلت المطابقات الخاطئة.

الحالة 4: إرسال تأكيدات الطلب إلى صندوق CRM

الموقف: يستخدم فريقك نظام CRM له عنوان بريد وارد لتسجيل التفاعلات. وتريد أن تظهر تأكيدات الشراء والإيصالات تلقائيا في النظام.

طريقة الإعداد:

1. انتقل إلى صناديق البريد -> اختر إدارة للصندوق -> المرشحات -> + إضافة مرشح.
2. سم المرشح: Order confirmations to CRM
3. اضبط نوع المطابقة على أي شرط، لأنك تريد التقاط رسالة تطابق أحد هذه الأنماط، لا كلها في آن واحد.
4. أضف الشروط:
   • الشرط 1، الموضوع يحتوي على order confirmation
   • الشرط 2، الموضوع يحتوي على receipt
   • الشرط 3، الموضوع يحتوي على purchase confirmed
5. اضبط الإجراء:
   • الإجراء: إعادة توجيه نسخة إلى
   • القيمة: inbox@yourcrm.com
6. انقر على حفظ المرشح.

يوسع خيار «أي شرط» نطاق البحث، فترسل الرسالة إلى CRM إذا طابقت نمطا واحدا من أنماط الموضوع الثلاثة.

«إعادة توجيه نسخة» أم «إعادة توجيه بلا نسخة»؟

يبدو الإجراءان متشابهين، لكنهما يعملان بطريقة مختلفة تماما:

يرسل إعادة توجيه نسخة إلى نسخة مطابقة من الرسالة إلى العنوان الهدف. ويبقى الأصل في صندوق بريدك، حيث يمكنك قراءته والرد عليه وتنظيمه كالمعتاد. وهذا هو الخيار الأكثر أمانا وشيوعا.

أما إعادة توجيه بلا نسخة فيحول الرسالة إلى العنوان الهدف ويحذفها تماما من صندوق بريدك، كما لو أنها لم تسلم إليك. استخدمه فقط عندما لا تحتاج فعلا إلى رؤية الرسالة، مثل توجيه تذاكر الدعم إلى قائمة انتظار مشتركة تتابعها بصورة منفصلة.

توصيتنا: ابدأ بخيار «إعادة توجيه نسخة إلى». ويمكنك التبديل لاحقا إلى «إعادة توجيه بلا نسخة» بعد التأكد من معالجة البريد في مكان آخر ومن عدم حاجتك إلى نسخة محلية.

ماذا يحدث للرسالة المعاد توجيهها؟

إليك إجابات عن بعض الأسئلة الشائعة:

هل يعرف المرسل الأصلي أن الرسالة أعيد توجيهها؟ لا. تتم إعادة التوجيه بصمت على الخادم. ولا يتلقى المرسل إشعارا بنسخ الرسالة أو تحويلها إلى عنوان آخر.

هل يتغير عنوان «من» في النسخة المعاد توجيهها؟ لا. تظل الرسالة تعرض اسم المرسل الأصلي وعنوانه. وتطبق TrekMail معالجة التسليم اللازمة كي تجتاز النسخة اختبارات الأمان المعتادة. ولا يلزمك ضبط ذلك بنفسك.

هل يستطيع المستلم الرد على الرسالة المعاد توجيهها؟ نعم. عند اختيار الرد، يذهب إلى المرسل الأصلي لا إلى صندوق TrekMail الخاص بك. وهذا هو السلوك المطلوب عادة لأنه يبقي المحادثة مباشرة.

تنبيهات وحدود

ضع النقاط التالية في اعتبارك قبل ضبط إعادة التوجيه المشروطة:

لا يمكنك إعادة التوجيه إلى صندوق البريد نفسه. يشمل ذلك أسماءه المستعارة النشطة لاستقبال البريد. تحظر TrekMail هذه الأهداف لأنها تنشئ حلقة تسليم.

يجب أن يكون العنوان الهدف صالحا. عند حفظ مرشح يتضمن إجراء إعادة توجيه، تتحقق TrekMail من وجود سجلات صالحة لخادم البريد الخاص بالعنوان، وتسمى سجلات MX. إذا بدا أن التسليم إلى العنوان غير ممكن، فسترى خطأ. تحقق من الأخطاء الإملائية.

لمرشحات إعادة التوجيه حدود منفصلة. في Pro، يمكن أن يتضمن إجراء إعادة توجيه ما يصل إلى 5 من أصل 10 مرشحات. وفي Agency، يصل العدد إلى 25 من أصل 50 مرشحا. ولا تحسب المرشحات التي تنقل الرسالة أو تضع عليها علامة أو تجعلها مقروءة أو تحذفها ضمن هذا الحد.

تتضمن خطط Starter إعادة التوجيه المباشرة وغير المشروطة فقط. تتطلب إعادة التوجيه المشروطة عبر مرشحات البريد خطة Pro أو Agency. في Starter، يمكنك إعادة توجيه كل بريد الصندوق من علامة تبويب إعادة التوجيه، لكن لا يمكنك إنشاء قواعد تعتمد على المرشحات.

لا يعاد توجيه البريد المصنف مزعجا. يعمل مرشح البريد المزعج في TrekMail قبل مرشحاتك. إذا صنفت رسالة كبريد مزعج، فإنها تذهب مباشرة إلى مجلد البريد غير المرغوب فيه ولا يراها مرشح إعادة التوجيه. وهذا يمنع إرسال الرسائل المزعجة بطريق الخطأ إلى المحاسب أو CRM.

اختبر القواعد الواسعة قبل الاعتماد عليها. أرسل رسالة تطابق القاعدة إلى مستلم حقيقي، وتحقق من أن النسخة المعاد توجيهها والأصل يتصرفان كما تتوقع. وهذا مهم خصوصا لعناوين CRM والقوائم البريدية الكبيرة التي قد تطبق قواعد تسليم خاصة بها.

دمج إعادة التوجيه مع إجراءات أخرى

لا يلزم أن تكون إعادة التوجيه هي الإجراء الوحيد للمرشح. يمكنك إضافة عدة إجراءات إلى مرشح واحد. ومن التركيبات المفيدة:

• إعادة توجيه نسخة + نقل إلى مجلد: تذهب الرسالة إلى المحاسب وتحفظ تلقائيا في مجلد الفواتير.
• إعادة توجيه نسخة + وضع علامة: تذهب الرسالة إلى مدير المشروع وتظهر بعلامة في صندوق الوارد لتذكيرك بمتابعتها.
• إعادة توجيه بلا نسخة + لا إجراء آخر: تحول الرسالة بالكامل. وبما أنها تغادر صندوقك، فلن يكون لإجراء مثل «نقل إلى مجلد» أي أثر.

لإضافة عدة إجراءات، انقر على + إضافة إجراء في نافذة المرشح واختر الإجراء الإضافي من القائمة المنسدلة.

ملخص البدء السريع

لتشغيل إعادة توجيه مشروطة خلال ستين ثانية:

1. انتقل إلى صناديق البريد -> اختر إدارة للصندوق -> المرشحات.
2. انقر على + إضافة مرشح.
3. اضبط شرطا واحدا، مثل أن يحتوي حقل من على vendor.com.
4. اضبط الإجراء على إعادة توجيه نسخة إلى، واكتب عنوان البريد الهدف.
5. انقر على حفظ المرشح.

تم. ستعاد توجيه الرسائل المطابقة تلقائيا من الآن فصاعدا.