Reenvía correos por remitente, asunto o contenido

Es probable que no quieras reenviar todos tus correos a otra persona. Quizá solo necesites enviar las facturas a tu contable, los mensajes de clientes al responsable del equipo o las alertas urgentes a tu correo personal. El resto debe quedarse en tu bandeja de entrada.

TrekMail lo facilita mediante el reenvío condicional. Puedes crear un filtro que detecte determinados mensajes y reenvíe automáticamente solo esos a otra dirección. Los demás no se modifican.

Esta guía explica cómo configurarlo e incluye ejemplos reales que puedes copiar y adaptar.

Reenvío incondicional y reenvío condicional

TrekMail ofrece dos formas de reenviar correo, cada una pensada para una necesidad distinta:

El reenvío incondicional se encuentra en la pestaña Reenvío, después de elegir Administrar en un buzón. Reenvía a otra dirección todos los mensajes que llegan a ese buzón. Resulta útil para mantener una copia completa durante una migración o al unificar varias bandejas de entrada.

El reenvío condicional se configura en la pestaña Filtros. Solo reenvía los mensajes que cumplen las condiciones definidas. Esta guía se centra en esta opción.

Si no sabes cuál necesitas, pregúntate: «¿Quiero reenviar todos los correos o solo algunos?». Si la respuesta es «solo algunos», necesitas un filtro.

Casos prácticos y configuración paso a paso

Estos son cuatro casos habituales. Cada uno muestra los valores exactos que debes introducir en TrekMail.

Caso 1: reenviar facturas de un proveedor a tu contable

Situación: recibes facturas mensuales de FreshBooks. Tu contable Sara necesita una copia, pero no quieres reenviárselas a mano cada mes.

Cómo configurarlo:

1. Ve a Buzones, localiza el buzón y elige Administrar.
2. Abre la pestaña Filtros y haz clic en + Añadir filtro.
3. Asigna este nombre al filtro: Forward FreshBooks invoices to Sara
4. Define la condición:
   • Campo: De
   • Comparación: contiene
   • Valor: freshbooks.com
5. Define la acción:
   • Acción: Reenviar una copia a
   • Valor: sara@myaccountant.com
6. Marca Detener el procesamiento de otros filtros.
7. Haz clic en Guardar filtro.

A partir de ahora, cada correo de FreshBooks se copiará automáticamente a Sara. El original seguirá en tu buzón.

Mejora opcional: añade una segunda acción para mover también el mensaje a una carpeta llamada «Facturas». Haz clic en + Añadir acción, elige Mover a carpeta y selecciona la carpeta. Así, las facturas se reenvían a Sara y quedan organizadas al mismo tiempo.

Caso 2: reenviar a tu equipo los correos de un cliente concreto

Situación: gestionas la cuenta de Acme Corp. El responsable del proyecto debe ver todos los correos que te envíen, pero no quieres añadirlo manualmente en copia en cada respuesta.

Cómo configurarlo:

1. Ve a Buzones -> elige Administrar en el buzón -> Filtros -> + Añadir filtro.
2. Asigna este nombre al filtro: Forward Acme Corp to project manager
3. Define la condición:
   • Campo: De
   • Comparación: contiene
   • Valor: acmecorp.com
4. Define la acción:
   • Acción: Reenviar una copia a
   • Valor: pm@myagency.com
5. Marca Detener el procesamiento de otros filtros.
6. Haz clic en Guardar filtro.

Cada correo enviado por alguien de Acme Corp, ya sea de ventas, facturación, dirección o cualquier dirección con @acmecorp.com, se copiará al responsable del proyecto.

Caso 3: reenviar correos urgentes a tu dirección personal

Situación: quieres recibir de inmediato los correos que incluyan «urgente» en el asunto, incluso cuando no estés ante el ordenador. Tu teléfono muestra notificaciones de una cuenta de correo personal.

Cómo configurarlo:

1. Ve a Buzones -> elige Administrar en el buzón -> Filtros -> + Añadir filtro.
2. Asigna este nombre al filtro: Urgent to phone
3. Define la condición:
   • Campo: Asunto
   • Comparación: contiene
   • Valor: urgent
4. Define la acción:
   • Acción: Reenviar una copia a
   • Valor: yourname@gmail.com
5. Si quieres, añade una segunda acción: Marcar como destacado, para reconocer el mensaje cuando revises después tu bandeja de TrekMail.
6. Marca Detener el procesamiento de otros filtros.
7. Haz clic en Guardar filtro.

Ahora, cualquier correo que contenga «urgente» en alguna parte del asunto se enviará también a tu dirección personal y aparecerá destacado en TrekMail.

Consejo: si en tu organización se usa una etiqueta concreta como «[URGENTE]» o «PRIORIDAD», introdúcela como valor en lugar de una palabra común. Cuanto más precisa sea la condición, menos coincidencias erróneas habrá.

Caso 4: reenviar confirmaciones de pedidos a la bandeja de un CRM

Situación: tu equipo usa un CRM con una dirección de correo entrante para registrar interacciones. Quieres que las confirmaciones de compra y los recibos aparezcan automáticamente en el CRM.

Cómo configurarlo:

1. Ve a Buzones -> elige Administrar en el buzón -> Filtros -> + Añadir filtro.
2. Asigna este nombre al filtro: Order confirmations to CRM
3. Selecciona Cualquier condición como tipo de coincidencia, ya que quieres detectar mensajes que cumplan cualquiera de estos patrones y no todos a la vez.
4. Añade las condiciones:
   • Condición 1, Asunto contiene order confirmation
   • Condición 2, Asunto contiene receipt
   • Condición 3, Asunto contiene purchase confirmed
5. Define la acción:
   • Acción: Reenviar una copia a
   • Valor: inbox@yourcrm.com
6. Haz clic en Guardar filtro.

La opción «Cualquier condición» amplía la búsqueda: si un mensaje coincide con uno solo de los tres patrones del asunto, se reenvía al CRM.

«Reenviar una copia» y «Reenviar sin copia»: ¿cuál debes usar?

Aunque estas acciones suenan parecidas, funcionan de forma muy distinta:

Reenviar una copia a envía un duplicado a la dirección de destino. El mensaje original permanece en tu buzón, donde puedes leerlo, responderlo y organizarlo con normalidad. Es la opción más segura y habitual.

Reenviar sin copia redirige el mensaje a la dirección de destino y lo elimina por completo de tu buzón. Es como si nunca te lo hubieran entregado. Úsala solo si realmente no necesitas ver el mensaje, por ejemplo para enviar incidencias de soporte a una cola compartida que supervisas por separado.

Nuestra recomendación: empieza con «Reenviar una copia a». Más adelante podrás cambiar a «Reenviar sin copia» cuando hayas comprobado que el correo se gestiona en otro lugar y no necesitas conservarlo localmente.

¿Qué ocurre con el correo reenviado?

Estas son algunas dudas habituales:

¿Sabe el remitente original que el correo se ha reenviado? No. El reenvío se realiza de forma silenciosa en el servidor. El remitente no recibe ningún aviso de que el mensaje se ha copiado o redirigido a otra dirección.

¿Cambia la dirección «De» en la copia reenviada? No. El mensaje reenviado sigue mostrando el nombre y la dirección del remitente original. TrekMail aplica el tratamiento de entrega necesario para que la copia supere las comprobaciones de seguridad habituales. No tienes que configurar nada.

¿Puede el destinatario responder al correo reenviado? Sí. Al pulsar Responder, la respuesta se dirige al remitente original y no a tu buzón de TrekMail. Normalmente es lo deseado, porque mantiene la conversación directa.

Consideraciones y límites

Antes de configurar el reenvío condicional, ten en cuenta lo siguiente:

No puedes reenviar al mismo buzón. Esta restricción incluye sus alias de recepción activos. TrekMail bloquea esos destinos porque crearían un bucle de entrega.

La dirección de destino debe ser válida. Al guardar un filtro con una acción de reenvío, TrekMail comprueba que la dirección de destino tenga registros válidos del servidor de correo, llamados registros MX. Si la dirección no parece admitir entregas, verás un error. Comprueba que no haya errores tipográficos.

Los filtros de reenvío tienen límites propios. En Pro, hasta 5 de los 10 filtros pueden contener una acción de reenvío. En Agency, pueden hacerlo hasta 25 de los 50 filtros. Los filtros que solo mueven, destacan, marcan como leído o descartan mensajes no cuentan para ese límite.

Los planes Starter solo incluyen reenvío directo e incondicional. El reenvío condicional mediante filtros requiere Pro o Agency. Con Starter puedes reenviar todo el correo de un buzón desde la pestaña Reenvío, pero no crear reglas de reenvío basadas en filtros.

Los correos detectados como spam no se reenvían. El filtro antispam de TrekMail se ejecuta antes que tus filtros. Si un mensaje se marca como spam, va directamente a Correo no deseado y el filtro de reenvío no llega a procesarlo. Esto evita que envíes spam por accidente a tu contable o al CRM.

Prueba las reglas amplias antes de depender de ellas. Envía a un destinatario real un mensaje que cumpla la regla y comprueba que tanto la copia reenviada como el original se comporten como esperas. Es especialmente importante con direcciones de CRM y listas de correo grandes, que pueden aplicar sus propias reglas de entrega.

Combinar el reenvío con otras acciones

El reenvío no tiene por qué ser la única acción de un filtro. Puedes añadir varias acciones al mismo filtro. Estas combinaciones resultan útiles:

• Reenviar una copia + Mover a carpeta: el mensaje llega a tu contable Y se archiva automáticamente en la carpeta Facturas.
• Reenviar una copia + Marcar como destacado: el mensaje llega al responsable del proyecto Y aparece destacado en tu bandeja para que recuerdes hacer el seguimiento.
• Reenviar sin copia + ninguna otra acción: el mensaje se redirige por completo. Como sale de tu buzón, otras acciones como «Mover a carpeta» no tendrían efecto.

Para añadir varias acciones, haz clic en + Añadir acción en el cuadro del filtro y elige otra acción en el menú desplegable.

Resumen de inicio rápido

Si solo quieres activar un reenvío condicional en sesenta segundos:

1. Ve a Buzones -> elige Administrar en el buzón -> Filtros.
2. Haz clic en + Añadir filtro.
3. Define una condición, por ejemplo, De contiene vendor.com.
4. Elige Reenviar una copia a como acción e introduce la dirección de destino.
5. Haz clic en Guardar filtro.

Listo. A partir de ahora, los mensajes que cumplan la regla se reenviarán automáticamente.