Créer et organiser des dossiers dans TrekMail Drive

Les dossiers empêchent TrekMail Drive de devenir une page de 800 fichiers disparates. Ce guide explique leur création, leur nom, leur couleur, leur imbrication et leur déplacement, ainsi que les habitudes qui les maintiennent utiles quand le compte grandit.

Le fonctionnement est presque identique entre Account Drive, dans le tableau de bord, et Drive du webmail, par boîte. Les différences sont indiquées.

Créer un dossier

Ouvrez Drive, Account Drive sur /drive ou Drive dans une boîte, puis cliquez sur Nouveau dossier.

La fenêtre demande:

• Nom: affiché dans la liste et le fil d’Ariane. Obligatoire.
• Couleur: facultative. Un point coloré accompagne le nom pour le classement visuel.

Cliquez sur Créer. Le dossier apparaît à l’emplacement actuel. Il est créé dans le dossier ouvert; ouvrez donc le bon parent si vous souhaitez un sous-dossier.

Règles de nommage

Les barres obliques (/) et inverses (\) sont interdites. Espaces, ponctuation, accents et emoji sont acceptés. Deux dossiers du même parent ne peuvent porter exactement le même nom.

Conseils pratiques:

• Soyez assez précis. «Clients» vaut mieux que «Divers», mais «Propositions T1» vaut mieux que «Fichiers» dans Clients. Le fil d’Ariane est court et ne remplace pas le contexte absent.
• Restez cohérent. Si vous utilisez la casse de phrase comme «Ressources de marque», faites-le partout. Mélanger les casses gêne la lecture.
• Évitez les dates sauf si elles sont le sujet. «Clients actifs» reste juste; «Clients de janvier 2025» devient faux en février. Si une date est nécessaire, ajoutez-la à la fin (Rapports, 2026) pour préserver le tri alphabétique.

Étiquettes de couleur

Vous pouvez choisir une couleur à la création ou à la modification. Le point apparaît près du nom. Il ne change ni les autorisations ni le comportement; c’est seulement un repère visuel.

Quelques idées:

• Par urgence. Rouge pour «action requise», orange pour «en cours», vert pour «terminé».
• Par type. Une couleur pour les clients, une pour l’interne, une pour fiscal/juridique.
• Par propriétaire. Dans un Drive partagé, chaque personne choisit une couleur pour ses dossiers.

Les couleurs sont facultatives. Réservez-les aux quelques dossiers utilisés chaque jour.

Pour modifier une couleur, ouvrez le menu à trois points, choisissez Renommer / modifier et changez-la.

Renommer et modifier

Dans le menu à trois points d’un dossier, choisissez Renommer / modifier. La fenêtre revient avec le nom et la couleur actuels. Modifiez-les et cliquez sur Enregistrer.

Renommer n’affecte pas le contenu. Les liens publics existants continuent de fonctionner, car ils pointent vers l’identité du fichier et non son chemin.

Déplacer un dossier dans un autre

Ouvrez le menu à trois points et choisissez Déplacer. Sélectionnez une destination dans l’arborescence, puis Déplacer ici. Le dossier et tout son contenu changent d’emplacement.

Vous ne pouvez pas déplacer un dossier dans lui-même ni dans un descendant. Ces destinations sont masquées.

Le fil d’Ariane de chaque fichier est actualisé. Les liens publics restent valides puisqu’ils reposent sur l’identité du fichier.

Imbrication et profondeur

Les dossiers peuvent s’imbriquer sans limite imposée. En pratique, deux ou trois niveaux suffisent presque toujours:

Clients/
├── Acme Corp/
│   ├── Contracts
│   ├── Brand assets
│   └── Past deliverables
├── Beta LLC/
│   └── ...
└── Gamma Inc/
    └── ...

Si vous allez plus loin, vérifiez la structure. Signes courants:

• Le même nom apparaît à plusieurs niveaux, par exemple «Brouillons» dans trois dossiers. Un dossier supérieur «Brouillons» avec une indication dans chaque nom de fichier serait peut-être préférable.
• Un dossier ne contient qu’un dossier, qui ne contient lui-même qu’un élément. Fusionnez-les.
• Les dossiers servent de métadonnées. «Clients/Acme/Actif/Propositions» peut devenir «Clients/Acme/Propositions», avec actif/clos dans chaque nom de fichier.

Navigation

La liste affiche d’abord les dossiers puis les fichiers, par ordre alphabétique. Cliquez sur un dossier pour l’ouvrir. Le fil d’Ariane indique le chemin et permet de revenir à tout niveau.

Dans le tableau de bord, la barre gauche présente une arborescence extensible. Utilisez-la pour sauter plusieurs niveaux en un clic.

Comportements particuliers

Quelques situations diffèrent:

Partage avec tout le compte

Dans Account Drive, le menu d’un dossier de premier niveau propose Partager avec le compte. Le dossier et son contenu deviennent visibles dans le Drive du webmail de chaque boîte. Un badge «Partagé» rappelle dans le tableau de bord qu’il n’est plus privé.

Vous pouvez révoquer le partage avec Arrêter le partage. Le dossier redevient visible seulement dans le tableau de bord; aucun fichier n’est supprimé, seule la visibilité change.

Le processus complet est décrit dans Partager des dossiers avec votre équipe.

Dossiers de premier niveau partagés depuis le webmail

Si un propriétaire de boîte crée un dossier de premier niveau dans Drive du webmail et choisit Partager avec le compte, ce dossier est migré vers Account Drive. Il quitte l’espace privé pour l’espace commun. Son créateur et toutes les autres boîtes le voient.

C’est utile quand un propriétaire de boîte est l’auteur naturel d’une ressource commune, comme le responsable marketing des ressources de marque, et ne veut pas passer par le propriétaire du compte.

Héritage du partage par les sous-dossiers

Vous ne partagez pas chaque sous-dossier séparément. Partager un dossier supérieur partage tous ses sous-dossiers et fichiers. Un dossier déplacé dans un parent partagé hérite du partage.

Un dossier partagé ne peut contenir de sous-dossier non partagé. Le partage se propage du parent vers le bas.

Corbeille

Supprimer un dossier le place dans la Corbeille avec tout son contenu. Il est récupérable pendant 30 jours et sa restauration rétablit sa structure d’origine. Consultez Corbeille et restauration de fichiers.

Si le dossier était partagé, le partage est suspendu dans la Corbeille et réactivé automatiquement lors de la restauration.

Actions groupées sur les dossiers

Cochez plusieurs dossiers pour afficher Déplacer, Placer dans la Corbeille et, s’ils sont dans la Corbeille, Restaurer et Supprimer définitivement. Le déplacement groupé utilise la même arborescence.

Structures selon le type d’équipe

Pour commencer, ces structures fonctionnent bien:

Petite entreprise / indépendant:

Brand assets
Templates
Clients/
Personal
Tax & accounting

Agence:

Brand assets (shared)
Templates (shared)
Clients/
├── Active/
└── Archive/
Internal/
├── Operations
├── HR
└── Finance

Informatique interne / DevOps:

Runbooks (shared)
Architecture diagrams (shared)
Vendor contracts
Postmortems
Drafts

Ce sont des points de départ. La première structure ne sera pas définitive. Après un mois, vous saurez quelles catégories sont naturelles ou gênantes. Réorganisez sans hésiter; c’est une arborescence, pas une migration de base de données.

Étapes suivantes

• Importer des fichiers dans Drive, remplissez les dossiers créés.
• Partager des dossiers avec votre équipe, ouvrez les bons dossiers aux propriétaires de boîtes.
• Opérations groupées sur les fichiers, sélectionnez plusieurs éléments lors d’une réorganisation.
• Corbeille et restauration de fichiers, annulez une suppression.