TrekMail Drive でフォルダを作成、整理する

フォルダを使えば、TrekMail Drive が 800 個の無作為なファイルを並べた一ページになるのを防げます。このガイドでは、作成、命名、色分け、入れ子、移動などフォルダの全機能と、アカウントの成長後も便利に使うための習慣を説明します。

Dashboard の Account Drive と、メールボックスごとの Webmail Drive の操作はほぼ同じです。違いがある箇所は記事内で明記します。

フォルダを作成する

Drive を開きます。Dashboard の /drive にある Account Drive または任意のメールボックス内の Webmail Drive を使用します。ツールバーの New folder をクリックします。

ダイアログで次の二項目を指定します。

• Name：ファイル一覧とパンくずリストでユーザーに表示される名前。必須です。
• Color：任意です。ファイル一覧のフォルダ名の横に色付きの点が表示され、視覚的な分類に役立ちます。

Create をクリックすると、現在の場所にフォルダが表示されます。初期設定では現在開いているフォルダ内に作成されるため、サブフォルダにしたい場合は先に適切な親フォルダへ移動してください。

命名規則

フォルダ名にスラッシュ（/）とバックスラッシュ（\）は使用できません。スペース、句読点、アクセント付き文字、絵文字など、それ以外は使用できます。同じ親フォルダ内の二つのフォルダに完全に同じ名前を付けることはできず、別の名前を選ぶよう求められます。

後で役立つ実用的な指針は次のとおりです。

• 単独でも意味が分かる程度に具体的にする。 "Stuff" より "Clients"、Clients フォルダ内の "Files" より "Q1 Pitches" が適切です。パンくずリストは短く、名前にない文脈を補うことはできません。
• フォルダ間で統一する。 一つのフォルダで "Brand assets" のような文形式の大文字表記を使うなら、すべてに使用します。大文字小文字が混在すると一覧を読み取りにくくなります。
• 日付が目的でない限り、名前に日付を入れない。 日付別フォルダはすぐに古くなります。"Active clients" は有効なままですが、"January 2025 clients" は二月には誤りです。日付が本当に必要なら名前の末尾に追加し（Reports, 2026）、アルファベット順でもまとまるようにします。

色ラベル

フォルダの作成または編集時に、パレットから色を選べます。色はすべてのファイル一覧でフォルダ名の横に小さな点として表示されます。色によって権限や動作は変わりません。一覧を見る人のための視覚的な目印です。

便利な色の使い方は次のとおりです。

• 緊急度別。 "needs action" は赤、"in progress" は琥珀色、"done" は緑。
• 種類別。 顧客、社内、税務/法務にそれぞれ別の色。
• 所有者別。 複数人で Drive を共有する場合、各自が担当フォルダの色を選びます。

色は必須ではありません。多くのフォルダは色なしでも問題ありません。毎日使う少数のフォルダだけに色を付け、それ以外は色なしにします。

後で色を変更するには、行の横にある三点メニューを開き、Rename / edit を選び、ダイアログで色を変更します。

名前の変更と編集

任意のフォルダ行で三点メニューを開き、Rename / edit を選びます。作成時と同じダイアログが、現在の名前と色を入力済みの状態で開きます。いずれかを変更して Save をクリックします。

フォルダ名を変えても、その中のファイルには影響しません。フォルダ内のファイルに作成済みの公開ダウンロードリンクも機能し続けます。リンクはパスではなくファイルを指します。

フォルダを別のフォルダへ移動する

三点メニューを開き、Move を選びます。移動可能なすべてのフォルダを示すツリー選択画面が開きます。移動先をクリックし、Move here をクリックすると、フォルダと全内容が新しい場所へ移ります。

フォルダをそれ自体や自身の子孫へ移動することはできません。この明らかな誤操作を防ぐため、選択画面では該当する項目が非表示になります。

フォルダを移動すると、その中にある全ファイルのパンくずリストが更新されます。公開共有リンクは、パスではなくファイルの識別情報に結び付いているため、そのまま機能します。

入れ子と深さ

フォルダ内にフォルダを作成でき、深さに強制的な上限はありません。実際には二、三階層でほぼすべてのチームのニーズに対応できます。

Clients/
├── Acme Corp/
│   ├── Contracts
│   ├── Brand assets
│   └── Past deliverables
├── Beta LLC/
│   └── ...
└── Gamma Inc/
    └── ...

さらに深くなる場合は、構造が適切か確認してください。よくある兆候は次のとおりです。

• 異なる階層に同じ名前のフォルダがある。たとえば三つのフォルダ内にそれぞれ "Drafts" がある場合、最上位の "Drafts" に統合し、各ファイル名にタグを加える方法を検討します。
• フォルダ内に項目が一つだけあり、その項目も中身が一つだけのフォルダである。これらをまとめます。
• ファイル名の末尾で表現できるメタデータをフォルダで表している。"Clients/Acme/Active/Proposals" より "Clients/Acme/Proposals" とし、各ファイル名に active/closed の状態語を含める方が明確な場合があります。

フォルダの移動

ファイル一覧には初期設定でフォルダ、その後にファイルが表示され、どちらもアルファベット順です。フォルダ名をクリックして開きます。上部のパンくずリストに現在のパスが表示され、任意の区分をクリックするとその階層へ戻れます。

Dashboard 表示の左サイドバーには、展開、折りたたみができるフォルダツリーがあります。パンくずを順にたどらず、ワンクリックで複数階層を移動できます。

フォルダの特別な動作

フォルダの動作が異なる状況がいくつかあります。

アカウント全体との共有

Account Drive では、最上位フォルダの三点メニューに Share with account があります。フォルダとその全内容が Webmail Drive を通じてすべてのメールボックスに表示されます。Dashboard 表示では小さな "Shared" バッジが付き、非公開ではないことを示します。

後で同じメニューの Stop sharing から共有を取り消すと、Dashboard だけに表示される状態へ戻ります。中のファイルは削除されず、メールボックス所有者からの見え方だけが変わります。

完全な手順はチームとフォルダを共有するにあります。

Webmail から作成する最上位共有フォルダ

逆に、メールボックス所有者が Webmail Drive 内で最上位フォルダを作成し、作成時に Share with account を選ぶと、そのフォルダは Account Drive へ移行されます。メールボックスの非公開領域ではなく、アカウント全体の領域になります。所有者だけでなく、他のすべてのメールボックスからも見えます。

メールボックス所有者が共有リソースの自然な作成者であり、たとえばマーケティング責任者がブランド素材を整理している場合、共有のためだけにアカウント所有者を経由せずに済みます。

サブフォルダは共有を継承する

各サブフォルダを個別に共有する必要はありません。最上位フォルダをアカウントと共有すると、すべてのサブフォルダとファイルも共有されます。共有された親へフォルダを移動すると、移動したフォルダが共有を継承します。

逆に、共有フォルダ内に非共有のサブフォルダは作れません。共有は親から下方向だけに適用されます。

Trash

フォルダを削除すると Trash へ移り、すべてのファイルと任意の深さのサブフォルダも一緒に移ります。削除したフォルダは 30 日間復元でき、復元するとすべての内容が元の構造で戻ります。Trash とファイルの復元をご覧ください。

削除したフォルダがアカウントと共有されていた場合、Trash 内では共有が一時停止します。復元すると自動的に再開します。

フォルダの一括操作

複数のフォルダ横のチェックボックスをオンにすると、Move、Move to Trash、さらに選択項目が Trash 内にある場合は Restore と Delete forever を含む一括操作バーが表示されます。一括移動では単一フォルダと同じツリー選択画面が使われ、選択したすべてに適用されます。

チーム別の実用的なフォルダ構造

新規に始める場合は、チーム規模別に次の構造を利用できます。

小規模企業または個人事業者：

Brand assets
Templates
Clients/
Personal
Tax & accounting

代理店：

Brand assets (shared)
Templates (shared)
Clients/
├── Active/
└── Archive/
Internal/
├── Operations
├── HR
└── Finance

社内 IT または DevOps：

Runbooks (shared)
Architecture diagrams (shared)
Vendor contracts
Postmortems
Drafts

これらは出発点です。最初のフォルダ構造が正解になることはありません。一か月後には、扱いにくい分類と自然な分類が分かります。遠慮なく整理し直してください。これはフォルダツリーであり、データベース移行ではありません。

次のステップ

• Drive へファイルをアップロードする、フォルダを作ったらファイルを入れます。
• チームとフォルダを共有する、適切なフォルダをメールボックス所有者へ公開します。
• ファイルの一括操作、整理時に複数を一度に選択します。
• Trash とファイルの復元、削除を元に戻します。