Criar e organizar pastas no TrekMail Drive

Pastas evitam que o TrekMail Drive vire uma página com 800 arquivos aleatórios. Este guia aborda criação, nomes, cores, aninhamento, movimentação e hábitos que mantêm a organização útil conforme a conta cresce.

O funcionamento é quase idêntico no Account Drive do painel e no Drive do webmail de cada caixa. As diferenças são indicadas.

Criar uma pasta

Abra o Drive, seja o Account Drive em /drive ou o Drive de uma caixa, e clique em Nova pasta.

A janela pede:

• Nome: aparece na lista e no caminho de navegação. Obrigatório.
• Cor: opcional. Um ponto colorido ao lado do nome para agrupamento visual.

Clique em Criar. A pasta aparece no local atual. Ela é criada dentro da pasta aberta, então entre primeiro no diretório pai correto se quiser uma subpasta.

Regras de nomes

Barras (/) e barras invertidas (\) não são permitidas. Espaços, pontuação, acentos e emoji são aceitos. Duas pastas do mesmo diretório pai não podem ter exatamente o mesmo nome.

Recomendações práticas:

• Seja específico. “Clientes” é melhor que “Coisas”, mas “Propostas T1” é melhor que “Arquivos” dentro de Clientes. O caminho curto não substitui o contexto ausente.
• Mantenha consistência. Se usar maiúscula inicial, como “Recursos da marca”, faça isso em todas. Misturar estilos dificulta a leitura.
• Evite datas, salvo quando forem o objetivo. “Clientes ativos” continua correto; “Clientes de janeiro de 2025” fica incorreto em fevereiro. Se precisar, acrescente a data ao final (Relatórios, 2026) para manter o agrupamento alfabético.

Etiquetas de cor

Ao criar ou editar, você pode escolher uma cor. O ponto aparece ao lado do nome. Cores não alteram permissões nem comportamento; são apenas ajuda visual.

Ideias úteis:

• Por urgência. Vermelho para “requer ação”, âmbar para “em andamento”, verde para “concluído”.
• Por tipo. Uma cor para clientes, outra para conteúdo interno e outra para fiscal/jurídico.
• Por proprietário. Em um Drive compartilhado, cada pessoa escolhe uma cor para suas pastas.

As cores são opcionais. Use-as nas poucas pastas diárias e deixe as demais sem cor.

Para alterar depois, abra o menu de três pontos, escolha Renomear / editar e mude a cor.

Renomear e editar

No menu de três pontos, escolha Renomear / editar. A janela abre com nome e cor atuais. Altere e clique em Salvar.

Renomear não afeta os arquivos internos. Links públicos existentes continuam funcionando porque apontam à identidade do arquivo, não ao caminho.

Mover pastas para outras pastas

Abra o menu e escolha Mover. Selecione o destino na árvore e clique em Mover para cá. A pasta e todo o conteúdo mudam de local.

Não é possível mover uma pasta para si mesma nem para um descendente. O seletor oculta esses destinos.

O caminho de cada arquivo é atualizado. Links públicos continuam funcionando porque estão ligados à identidade do arquivo.

Aninhamento e profundidade

Pastas podem conter pastas sem limite obrigatório de profundidade. Na prática, dois ou três níveis bastam:

Clients/
├── Acme Corp/
│   ├── Contracts
│   ├── Brand assets
│   └── Past deliverables
├── Beta LLC/
│   └── ...
└── Gamma Inc/
    └── ...

Se precisar aprofundar, revise a estrutura. Sinais comuns:

• O mesmo nome aparece em níveis diferentes, como “Rascunhos” em três pastas. Talvez uma pasta superior “Rascunhos” com uma marca no nome de cada arquivo seja melhor.
• Uma pasta contém apenas outra pasta, que contém só um item. Una-as.
• Pastas estão sendo usadas como metadados. “Clientes/Acme/Ativo/Propostas” pode virar “Clientes/Acme/Propostas” com ativo/fechado no nome do arquivo.

Navegação por pastas

A lista mostra primeiro pastas e depois arquivos, em ordem alfabética. Clique no nome para abrir. O caminho no topo mostra a localização e permite voltar a qualquer nível.

A barra esquerda do painel mostra uma árvore expansível. Use-a para saltar vários níveis com um clique.

Comportamentos especiais

Algumas situações funcionam de outra forma:

Compartilhar com a conta inteira

No Account Drive, o menu de uma pasta de nível superior oferece Compartilhar com a conta. Pasta e conteúdo ficam visíveis a todas as caixas pelo webmail. Um selo “Compartilhada” lembra no painel que ela não é privada.

Revogue com Parar de compartilhar. A pasta volta a ser visível só no painel; os arquivos não são excluídos, apenas sua visibilidade muda.

Veja o processo em Compartilhar pastas com a equipe.

Pastas superiores compartilhadas pelo webmail

Se o proprietário de uma caixa cria uma pasta superior no Drive do webmail e escolhe Compartilhar com a conta, ela é migrada para Account Drive. Passa do espaço privado para o espaço da conta. O criador e todas as outras caixas podem vê-la.

Isso ajuda quando o proprietário é o autor natural de um recurso compartilhado, como o responsável de marketing pelos recursos da marca, sem precisar passar pelo proprietário da conta.

Compartilhamentos aninhados são herdados

Você não compartilha cada subpasta. Ao compartilhar uma pasta superior, todas as subpastas e arquivos também são compartilhados. Uma pasta movida para um diretório compartilhado herda o acesso.

Uma pasta compartilhada não pode conter subpasta privada. O compartilhamento se propaga do diretório pai para baixo.

Lixeira

Ao excluir uma pasta, todo o conteúdo vai à Lixeira. Ela pode ser recuperada por 30 dias e a restauração recupera a estrutura original. Veja Lixeira e restauração de arquivos.

Se era compartilhada, o acesso fica pausado na Lixeira e é reativado automaticamente após restaurar.

Ações em lote nas pastas

Marque várias pastas para exibir Mover, Mover para a Lixeira e, se estiverem na Lixeira, Restaurar e Excluir para sempre. Movimentos em lote usam a mesma árvore.

Estruturas por tipo de equipe

Estas estruturas são bons pontos de partida:

Pequena empresa / profissional autônomo:

Brand assets
Templates
Clients/
Personal
Tax & accounting

Agência:

Brand assets (shared)
Templates (shared)
Clients/
├── Active/
└── Archive/
Internal/
├── Operations
├── HR
└── Finance

TI interna / DevOps:

Runbooks (shared)
Architecture diagrams (shared)
Vendor contracts
Postmortems
Drafts

São pontos iniciais. A primeira estrutura não será definitiva. Depois de um mês você descobrirá quais categorias ajudam ou atrapalham. Reorganize sem culpa; é uma árvore de pastas, não uma migração de banco de dados.

Próximos passos

• Enviar arquivos ao Drive, preencha as pastas.
• Compartilhar pastas com a equipe, abra as pastas certas às caixas.
• Operações de arquivos em lote, selecione vários itens ao reorganizar.
• Lixeira e restauração de arquivos, desfaça uma exclusão.