Mappen maken en ordenen in TrekMail Drive

Mappen voorkomen dat TrekMail Drive één pagina met 800 willekeurige bestanden wordt. Deze handleiding behandelt maken, benoemen, kleuren, nesten en verplaatsen, plus gewoonten die mappen bruikbaar houden terwijl het account groeit.

De werking is vrijwel gelijk in Account Drive in het dashboard en Webmail Drive per mailbox. Verschillen worden vermeld.

Een map maken

Open Drive, Account Drive op /drive of Drive in een mailbox, en klik op Nieuwe map.

Het venster vraagt:

• Naam: zichtbaar in lijst en kruimelpad. Verplicht.
• Kleur: optioneel. Een gekleurde stip naast de naam voor visuele groepering.

Klik op Maken. De map verschijnt op de huidige plek. Hij wordt in de geopende map gemaakt, dus open eerst de juiste bovenliggende map voor een submap.

Naamregels

Schuine strepen (/) en backslashes (\) zijn verboden. Spaties, leestekens, accenten en emoji zijn toegestaan. Twee mappen onder dezelfde ouder kunnen niet exact dezelfde naam hebben.

Praktische richtlijnen:

• Wees specifiek genoeg. ‘Klanten’ is beter dan ‘Spullen’, maar ‘Offertes Q1’ beter dan ‘Bestanden’ binnen Klanten. Het korte kruimelpad kan ontbrekende context niet aanvullen.
• Blijf consistent. Gebruik je zinskapitalisatie zoals ‘Merkmateriaal’, doe dat overal. Gemengde stijlen zijn moeilijker te scannen.
• Vermijd datums tenzij ze het doel zijn. ‘Actieve klanten’ blijft juist, ‘Klanten januari 2025’ niet. Voeg zo nodig de datum achteraan toe (Rapporten, 2026) voor alfabetische groepering.

Kleurlabels

Bij maken of bewerken kun je een kleur kiezen. De stip verschijnt naast de naam. Kleuren veranderen geen rechten of gedrag; ze helpen alleen visueel.

Handige ideeën:

• Op urgentie. Rood voor ‘actie nodig’, oranje voor ‘bezig’, groen voor ‘klaar’.
• Op type. Een kleur voor klanten, intern en belasting/juridisch.
• Op eigenaar. In een gedeelde Drive kiest iedereen een kleur voor eigen mappen.

Kleuren zijn niet verplicht. Gebruik ze voor dagelijkse mappen en laat de rest ongekleurd.

Open later het menu met drie punten, kies Naam wijzigen / bewerken en pas de kleur aan.

Naam wijzigen en bewerken

Kies Naam wijzigen / bewerken in het menu. Het venster opent met huidige naam en kleur. Wijzig ze en klik Opslaan.

Een nieuwe naam beïnvloedt de bestanden niet. Bestaande openbare links blijven werken omdat ze naar de bestandsidentiteit wijzen, niet naar het pad.

Mappen naar andere mappen verplaatsen

Kies Verplaatsen, selecteer een doel in de boom en klik Hierheen verplaatsen. De map en alle inhoud verhuizen.

Je kunt een map niet naar zichzelf of een afstammeling verplaatsen. De kiezer verbergt die doelen.

Het kruimelpad van elk bestand wordt bijgewerkt. Openbare links blijven werken omdat ze aan de identiteit gebonden zijn.

Nesten en diepte

Mappen kunnen zonder opgelegde dieptelimiet andere mappen bevatten. In de praktijk zijn twee of drie niveaus genoeg:

Clients/
├── Acme Corp/
│   ├── Contracts
│   ├── Brand assets
│   └── Past deliverables
├── Beta LLC/
│   └── ...
└── Gamma Inc/
    └── ...

Ga je dieper, controleer dan de structuur. Veelvoorkomende signalen:

• Dezelfde naam staat op meerdere niveaus, zoals ‘Concepten’ in drie mappen. Een bovenste map ‘Concepten’ met een aanduiding in elke bestandsnaam is mogelijk beter.
• Een map bevat alleen een map die slechts één item bevat. Voeg ze samen.
• Mappen coderen metadata. ‘Klanten/Acme/Actief/Offertes’ kan ‘Klanten/Acme/Offertes’ worden met actief/gesloten in de bestandsnaam.

Mapnavigatie

De lijst toont eerst mappen en dan bestanden, standaard alfabetisch. Klik op een naam om te openen. Het kruimelpad toont de huidige plek en laat je naar elk niveau springen.

De linkerzijbalk in het dashboard toont een uitklapbare boom. Gebruik die om meerdere niveaus in één klik over te slaan.

Speciaal mapgedrag

Enkele situaties werken anders:

Delen met het hele account

In Account Drive biedt het menu van een map op het hoogste niveau de optie Delen met account. Map en inhoud worden zichtbaar voor elke mailbox via Webmail Drive. Een badge ‘Gedeeld’ herinnert dat de map niet privé is.

Trek dit in met Delen stoppen. De map wordt weer alleen in het dashboard zichtbaar; bestanden worden niet verwijderd, alleen de zichtbaarheid verandert.

Zie Mappen delen met je team.

Bovenste gedeelde mappen vanuit webmail

Maakt een mailboxeigenaar een bovenste map in Webmail Drive en kiest die Delen met account, dan wordt de map naar Account Drive gemigreerd. Hij verhuist van privéruimte naar accountbrede ruimte. De maker en alle andere mailboxen zien hem.

Dit is nuttig wanneer een mailboxeigenaar een gedeelde bron beheert, zoals de marketingleider met merkmateriaal, zonder tussenkomst van de accounteigenaar.

Geneste shares worden overgenomen

Je deelt submappen niet afzonderlijk. Een gedeelde bovenste map deelt alle submappen en bestanden. Een map die naar een gedeelde ouder verhuist, neemt de share over.

Een gedeelde map kan geen niet-gedeelde submap bevatten. Delen werkt van ouder naar beneden.

Prullenbak

Een verwijderde map gaat met alle inhoud naar de Prullenbak. Hij is 30 dagen herstelbaar en herstel brengt de oorspronkelijke structuur terug. Zie Prullenbak en bestandsherstel.

Was de map gedeeld, dan pauzeert de share in de Prullenbak en wordt die na herstel automatisch opnieuw actief.

Bulkacties voor mappen

Selecteer meerdere mappen voor Verplaatsen, Naar Prullenbak en, in de Prullenbak, Herstellen en Definitief verwijderen. Bulkverplaatsingen gebruiken dezelfde boom.

Mapstructuren per teamtype

Goede startpunten:

Klein bedrijf / zelfstandige:

Brand assets
Templates
Clients/
Personal
Tax & accounting

Bureau:

Brand assets (shared)
Templates (shared)
Clients/
├── Active/
└── Archive/
Internal/
├── Operations
├── HR
└── Finance

Interne IT / DevOps:

Runbooks (shared)
Architecture diagrams (shared)
Vendor contracts
Postmortems
Drafts

Dit zijn startpunten. De eerste structuur blijft niet definitief. Na een maand ontdek je welke categorieën helpen of hinderen. Orden gerust opnieuw; dit is een mappenboom, geen databasemigratie.

Volgende stappen

• Bestanden uploaden naar Drive, vul de gemaakte mappen.
• Mappen delen met je team, open de juiste mappen voor mailboxeigenaren.
• Bulkbewerkingen voor bestanden, selecteer veel items tijdens herorganisatie.
• Prullenbak en bestandsherstel, maak een verwijdering ongedaan.