Crear y organizar carpetas en TrekMail Drive

Las carpetas evitan que TrekMail Drive se convierta en una página con 800 archivos sin orden. Esta guía explica cómo crearlas, nombrarlas, colorearlas, anidarlas y moverlas, además de los hábitos que las mantienen útiles al crecer la cuenta.

El funcionamiento es casi idéntico en Account Drive, dentro del panel, y Drive de webmail, por buzón. El artículo señala las diferencias.

Crear una carpeta

Abre Drive, ya sea Account Drive en /drive o Drive dentro de un buzón, y haz clic en Nueva carpeta.

El cuadro solicita:

• Nombre: lo que aparece en la lista y ruta de navegación. Obligatorio.
• Color: opcional. Añade un punto de color junto al nombre para agrupar visualmente.

Haz clic en Crear. La carpeta aparece en la ubicación actual. Se crea dentro de la carpeta abierta, así que entra primero en el contenedor correcto si quieres una subcarpeta.

Reglas de nombres

No se permiten barras (/) ni barras inversas (\) en los nombres. Se aceptan espacios, puntuación, acentos y emoji. Dos carpetas del mismo contenedor no pueden tener exactamente el mismo nombre.

Recomendaciones prácticas:

• Sé lo bastante específico. «Clientes» es mejor que «Cosas», pero «Propuestas T1» es mejor que «Archivos» dentro de Clientes. La ruta es corta y no puede aportar el contexto que falta.
• Mantén la coherencia. Si usas mayúscula inicial, como «Recursos de marca», úsala siempre. Mezclar estilos dificulta leer las listas.
• Evita fechas salvo que sean el propósito. «Clientes activos» sigue siendo correcto; «Clientes de enero de 2025» deja de serlo en febrero. Si necesitas una fecha, añádela al final (Informes, 2026) para mantener la agrupación alfabética.

Etiquetas de color

Al crear o editar una carpeta puedes elegir un color. Aparece como un punto junto al nombre. No cambia permisos ni comportamiento; solo ayuda visualmente a quien consulta la lista.

Ideas útiles:

• Por urgencia. Rojo para «requiere acción», ámbar para «en curso» y verde para «terminado».
• Por tipo. Un color para clientes, otro para contenido interno y otro para fiscal/legal.
• Por propietario. Si varias personas comparten Drive, cada una elige un color para sus carpetas.

No es obligatorio usar colores. Aplícalos a las pocas carpetas diarias y deja el resto sin color.

Para cambiarlo, abre el menú de tres puntos de la fila, elige Renombrar / editar y modifica el color.

Renombrar y editar

Abre el menú de tres puntos de una carpeta y elige Renombrar / editar. Aparece el mismo cuadro con nombre y color actuales. Cambia lo necesario y haz clic en Guardar.

Renombrar no afecta al contenido. Los enlaces públicos de archivos siguen funcionando porque apuntan a la identidad del archivo, no a su ruta.

Mover carpetas dentro de otras

Abre el menú de tres puntos y elige Mover. Selecciona un destino en el árbol y haz clic en Mover aquí. La carpeta y todo su contenido cambian de ubicación.

No puedes mover una carpeta dentro de sí misma ni de sus descendientes. El selector oculta esos destinos.

Al moverla se actualiza la ruta de todos sus archivos. Los enlaces públicos siguen funcionando porque están vinculados a la identidad, no a la ruta.

Anidamiento y profundidad

Las carpetas pueden contener otras sin un límite de profundidad obligatorio. En la práctica, dos o tres niveles bastan para casi todos los equipos:

Clients/
├── Acme Corp/
│   ├── Contracts
│   ├── Brand assets
│   └── Past deliverables
├── Beta LLC/
│   └── ...
└── Gamma Inc/
    └── ...

Si necesitas más profundidad, revisa la estructura. Señales comunes:

• Has usado el mismo nombre en distintos niveles, por ejemplo «Borradores» en tres carpetas. Quizá convenga una carpeta superior «Borradores» y una etiqueta en cada nombre de archivo.
• Una carpeta contiene un único elemento que es otra carpeta con un único elemento. Combínalas.
• Usas carpetas como metadatos. «Clientes/Acme/Activo/Propuestas» puede ser más claro como «Clientes/Acme/Propuestas» con el estado activo/cerrado en el nombre de archivo.

Navegar por carpetas

La lista muestra primero carpetas y luego archivos, ambos por orden alfabético. Haz clic en una carpeta para abrirla. La ruta de navegación muestra la ubicación y permite volver a cualquier nivel.

La barra izquierda del panel muestra un árbol expandible. Úsalo para saltar varios niveles con un clic.

Comportamientos especiales

Algunas situaciones funcionan de otra manera:

Compartir con toda la cuenta

En Account Drive, el menú de una carpeta de nivel superior ofrece Compartir con la cuenta. La carpeta y todo su contenido se muestran a todos los buzones en webmail. Una insignia «Compartida» recuerda en el panel que ya no es privada.

Puedes revocar el acceso mediante Dejar de compartir. La carpeta vuelve a ser visible solo en el panel; los archivos no se eliminan, solo cambia su visibilidad.

El proceso completo se explica en Compartir carpetas con tu equipo.

Carpetas superiores compartidas desde webmail

Si el propietario de un buzón crea una carpeta superior en Drive de webmail y elige Compartir con la cuenta, esta se migra a Account Drive. Pasa del espacio privado del buzón al espacio de toda la cuenta. Su creador y todos los demás buzones pueden verla.

Esto ayuda cuando el propietario de un buzón crea naturalmente un recurso compartido, como un responsable de marketing con recursos de marca, y no quiere pasar por el propietario de la cuenta.

Las carpetas anidadas heredan el acceso

No compartes cada subcarpeta por separado. Al compartir una carpeta superior, todas sus subcarpetas y archivos quedan compartidos. Una carpeta movida a un contenedor compartido hereda el acceso.

No puede haber una subcarpeta privada dentro de una compartida. El acceso se propaga desde el contenedor.

Papelera

Al eliminar una carpeta, esta y todo su contenido pasan a la Papelera. Se pueden recuperar durante 30 días y la restauración conserva la estructura original. Consulta Papelera y restauración de archivos.

Si la carpeta estaba compartida, el acceso se pausa en la Papelera y se reactiva automáticamente al restaurarla.

Acciones en lote con carpetas

Marca varias carpetas y aparecerá una barra con Mover, Mover a la Papelera y, si están en la Papelera, Restaurar y Eliminar para siempre. Los movimientos usan el mismo árbol que una carpeta individual.

Estructuras según el tipo de equipo

Si empiezas desde cero, estas estructuras funcionan bien:

Pequeña empresa / profesional independiente:

Brand assets
Templates
Clients/
Personal
Tax & accounting

Agencia:

Brand assets (shared)
Templates (shared)
Clients/
├── Active/
└── Archive/
Internal/
├── Operations
├── HR
└── Finance

TI interna / DevOps:

Runbooks (shared)
Architecture diagrams (shared)
Vendor contracts
Postmortems
Drafts

Son puntos de partida. La primera estructura no será definitiva. Tras un mes descubrirás qué categorías resultan naturales y cuáles molestan. Reorganiza sin miedo; es un árbol de carpetas, no una migración de base de datos.

Siguientes pasos

• Subir archivos a Drive, llena las carpetas creadas.
• Compartir carpetas con tu equipo, abre las carpetas correctas a los propietarios de buzones.
• Operaciones de archivos en lote, selecciona muchos elementos al reorganizar.
• Papelera y restauración de archivos, deshaz una eliminación.