Envoyer de gros fichiers avec Drive

La plupart des systèmes de messagerie rejettent discrètement les pièces jointes de plus de 25 Mo environ. Certains sont plus stricts; les déploiements Outlook d’entreprise limitent souvent à 10 Mo. Vous joignez alors un PDF de 30 Mo, cliquez sur Send et recevez 20 minutes plus tard un échec de livraison d’un serveur inconnu.

Lorsque Drive est disponible pour votre boîte, le webmail TrekMail peut acheminer les grosses pièces jointes par Drive. Le destinataire reçoit un lien de téléchargement plutôt qu’une pièce jointe traditionnelle susceptible d’être rejetée. Aucun compte TrekMail n’est nécessaire pour utiliser un lien valide.

Fonctionnement de l’acheminement automatique

Rédigez un message dans le webmail et joignez les fichiers normalement: bouton trombone, glisser-déposer dans l’éditeur ou collage d’une image depuis le presse-papiers. Le webmail mesure chaque fichier à son ajout.

Un fichier de 18 Mo ou moins reste une pièce jointe. Le destinataire voit un trombone et télécharge le fichier dans son client de messagerie.

Un fichier de plus de 18 Mo est téléversé en arrière-plan vers Drive et remplacé par un lien public. L’éditeur l’affiche comme pièce jointe par lien, avec son nom et la progression.

Le seuil de 18 Mo correspond à ce que la plupart des systèmes acceptent de façon fiable. Un seuil supérieur risquerait des rejets; un seuil inférieur acheminerait inutilement trop de pièces jointes ordinaires par Drive.

Ce que voit le destinataire

Le message conserve l’objet, le corps et la signature. Il inclut aussi une section de lien Drive avec:

• Le nom du fichier
• La taille du fichier
• Un lien de téléchargement

L’ouverture d’un lien valide lance le téléchargement dans le navigateur. Aucune connexion ni acceptation n’est requise.

Le message contient le lien en HTML et en texte brut, utilisable dans les clients standard.

Emplacement du fichier dans Drive

Les pièces jointes acheminées automatiquement sont enregistrées dans l’espace Drive de la boîte expéditrice. Aucun second téléversement n’est nécessaire.

Avec un accès Drive complet, vous pouvez les retrouver et les gérer comme les autres fichiers. Une boîte configurée avec un accès Drive réservé aux pièces jointes ne dispose pas du navigateur de fichiers personnel.

Ces fichiers comptent dans votre réserve de stockage. Si vous envoyez des dizaines de gros fichiers sans nettoyage, ils s’accumulent.

Limites de téléchargement

Chaque lien créé automatiquement possède par défaut une limite de 100 téléchargements. Après 100 téléchargements réussis, il cesse de fonctionner et le destinataire, ou toute personne ayant reçu un transfert, voit la page « no longer available ».

100 est généreux pour un usage normal. Un message typique a un destinataire qui télécharge une fois. Même avec trois ou quatre transferts et quelques destinataires chacun, cela représente une douzaine de téléchargements. 100 laisse une marge, mais limite les dégâts en cas de fuite.

Le lien créé par l’éditeur utilise la limite standard de 100. Pour une boîte réservée aux pièces jointes, il reçoit aussi l’échéance de conservation des pièces jointes de la boîte. Pour choisir une autre expiration ou limite, créez un lien public de partage pour un fichier Drive et collez-le dans le message.

Envoyer un fichier déjà présent dans Drive

Vous pouvez envoyer un fichier existant sans le téléverser de nouveau. Dans la barre de l’éditeur, cliquez sur l’icône Drive. Parcourez le sélecteur de dossiers, choisissez le fichier et un lien public est ajouté. Le lien pointe vers la copie existante.

Cette méthode convient aux fichiers conservés et envoyés régulièrement: modèles, accords standard, ressources de marque et livrables préparés. Le destinataire obtient la même section Drive, avec la limite standard de 100 téléchargements.

Si vous ne voulez pas l’acheminement automatique

Vous pouvez vouloir une vraie pièce jointe quelle que soit sa taille, à la demande du destinataire ou pour un système exigeant des pièces jointes intégrées.

Pour les fichiers de 18 Mo ou moins, l’acheminement automatique ne s’applique pas.

Pour les fichiers de plus de 18 Mo:

• Compressez à 18 Mo ou moins si possible: archive ZIP, images réduites ou vidéo à débit inférieur.
• Divisez en plusieurs fichiers de 18 Mo ou moins et joignez-les tous.
• Utilisez un autre canal compatible; les liens publics de partage fonctionnent hors de l’éditeur, tout comme Slack, SFTP, etc.

Aucune option par message ne force un gros fichier à devenir une vraie pièce jointe; la plupart des systèmes le rejetteraient quand même.

Effet sur la réserve

Les fichiers acheminés utilisent votre stockage. Une pièce jointe de 30 Mo occupe 30 Mo jusqu’à sa suppression de Drive. Le téléchargement ne duplique pas le stockage.

Avec beaucoup de grosses pièces jointes, la réserve se remplit. Supprimez l’inutile, videz Trash ou augmentez la réserve.

Prenez aussi l’habitude d’examiner régulièrement les fichiers créés pour les messages et de supprimer ceux devenus inutiles.

Comportement hors du webmail

Cette option ne s’applique que dans le TrekMail webmail composer. Depuis Outlook, Apple Mail, Thunderbird ou une autre application, celle-ci crée et envoie elle-même la pièce jointe. Utilisez au besoin un lien Drive.

Dans ce cas:

• Les fichiers sont de vraies pièces jointes MIME, quelle que soit leur taille.
• Votre application et le système du destinataire appliquent chacun leurs propres limites.

Si vous envoyez souvent de gros fichiers depuis un client de bureau, téléversez-les d’abord dans Drive, générez un lien public de partage, puis collez-le dans le corps. L’expérience est la même que pour l’acheminement automatique, mais l’opération est manuelle.

Scénarios courants

« Mon destinataire ne peut pas télécharger le fichier. » Vérifiez le fichier et son lien dans Drive. Le lien peut avoir expiré, atteint sa limite ou le fichier peut se trouver dans Trash. Le déplacement vers Trash révoque les liens actifs; créez-en un nouveau après restauration.

« Le fichier apparaît comme pièce jointe dans certains clients et comme lien dans d’autres. » Cela ne se produit pas: le corps contient un lien HTML et une référence dans la partie texte brut. Tous voient le lien, avec une présentation différente. Il n’existe aucune commutation selon le client.

« Je veux envoyer le même gros fichier à 50 personnes sans 50 liens. » Envoyez un seul message avec le fichier joint; les 50 destinataires voient le même lien. Vous pouvez aussi coller un lien de partage dans un message envoyé en BCC à 50 personnes.

« L’entreprise du destinataire supprime les liens de téléchargement. » Certains filtres considèrent tout lien externe comme suspect. Réduisez le fichier ou utilisez un autre canal. TrekMail ne permet pas de contourner le filtrage du destinataire.

Étapes suivantes

• Liens publics de partage, mécanisme sous-jacent, création manuelle et options complètes.
• Téléverser des fichiers dans Drive, pour préparer modèles et ressources de marque avant la rédaction.
• Comprendre les quotas de stockage partagé, pour savoir comment les pièces jointes comptent dans la réserve.