إنشاء المجلدات وتنظيمها في TrekMail Drive

تمنع المجلدات TrekMail Drive من التحول إلى صفحة واحدة تضم 800 ملف عشوائي. يغطي هذا الدليل كل ما يمكنك فعله بالمجلدات، بما في ذلك إنشاؤها وتسميتها وتلوينها وتداخلها ونقلها، والعادات البسيطة التي تحافظ على فائدتها مع نمو حسابك.

تتشابه الآلية إلى حد كبير بين Account Drive في لوحة المعلومات وWebmail Drive الخاص بكل صندوق بريد. وتوضح هذه المقالة المواضع التي يختلفان فيها.

إنشاء مجلد

افتح Drive، إما Account Drive على /drive في لوحة المعلومات أو Webmail Drive داخل أي صندوق بريد. انقر على New folder في شريط الأدوات.

يطلب مربع الحوار شيئين:

• Name: الاسم الذي يراه المستخدمون في قائمة الملفات ومسار التنقل. وهو مطلوب.
• Color: اختياري. نقطة ملونة بجوار اسم المجلد في قائمة الملفات، وتفيد في التجميع المرئي.

انقر على Create ليظهر المجلد في موقعك الحالي. ينشئ مربع الحوار المجلد افتراضيا داخل المجلد المفتوح حاليا، لذلك انتقل أولا إلى المجلد الأصل الصحيح إذا كنت تريد مجلدا فرعيا.

قواعد التسمية

لا يسمح باستخدام الشرطة المائلة (/) أو الشرطة المائلة العكسية (\) في أسماء المجلدات. ويسمح بكل ما عدا ذلك، مثل المسافات وعلامات الترقيم والحروف ذات العلامات والإيموجي. لا يمكن لمجلدين داخل المجلد الأصل نفسه أن يحملا الاسم نفسه تماما، وسيطلب منك اختيار اسم مختلف.

بعض الإرشادات العملية المفيدة لاحقا:

• اختر اسما محددا بما يكفي ليكون مفهوما بمفرده. اسم "Clients" أفضل من "Stuff"، واسم "Q1 Pitches" أفضل من "Files" داخل مجلد Clients. مسار التنقل قصير ولا يمكنه تعويض السياق الذي لا يوضحه اسم المجلد.
• حافظ على الاتساق بين المجلدات. إذا استخدمت نمط الجملة، مثل "Brand assets"، في مجلد واحد، فاستخدمه في جميع المجلدات. اختلاف حالة الأحرف يجعل تصفح القوائم أصعب.
• تجنب وضع التواريخ في الاسم إلا إذا كان التاريخ هو المقصود. المجلدات المبنية على التاريخ تفقد دقتها بسرعة. يظل "Active clients" صحيحا، بينما يصبح "January 2025 clients" غير صحيح في فبراير. إذا احتجت فعلا إلى تاريخ، فأضفه في نهاية الاسم (Reports, 2026) حتى يحافظ الفرز الأبجدي على التجميع.

التسميات اللونية

عند إنشاء مجلد أو تعديله، يمكنك اختيار لون من لوحة الألوان. يظهر اللون كنقطة صغيرة بجوار اسم المجلد في أي قائمة ملفات. لا تغير الألوان الأذونات أو السلوك، بل هي وسيلة بصرية لمن ينظرون إلى القائمة.

أفكار مفيدة لاستخدام الألوان:

• حسب الأولوية. الأحمر لما "needs action"، والكهرماني لما هو "in progress"، والأخضر لما هو "done".
• حسب النوع. لون للعملاء، وآخر للمواد الداخلية، وثالث للضرائب أو الشؤون القانونية.
• حسب المالك. إذا كان عدة أشخاص يتشاركون Drive، يختار كل شخص لونا للمجلدات التي يملكها.

لست مضطرا إلى استخدام الألوان. تعمل معظم المجلدات جيدا من دون لون. استخدم اللون للمجلدات القليلة التي تفتحها يوميا، واترك البقية من دون لون.

لتغيير لون مجلد لاحقا، افتح قائمة النقاط الثلاث بجوار صفه، واختر Rename / edit، ثم غير اللون في مربع الحوار.

إعادة التسمية والتعديل

افتح قائمة النقاط الثلاث في صف أي مجلد واختر Rename / edit. يعاد فتح مربع الحوار نفسه الذي استخدمته لإنشاء المجلد، مع تعبئة الاسم واللون الحاليين مسبقا. غير أيا منهما ثم انقر على Save.

لا تؤثر إعادة تسمية المجلد في أي من الملفات داخله. تظل روابط التنزيل العامة الحالية التي أنشأتها لملفات ذلك المجلد صالحة، لأن الرابط يشير إلى الملف وليس إلى مسار.

نقل المجلدات إلى مجلدات أخرى

افتح قائمة النقاط الثلاث واختر Move. يفتح منتقي على شكل شجرة يعرض كل مجلد يمكنك النقل إليه. انقر على الوجهة، ثم على Move here، فينتقل المجلد بكل ما بداخله إلى الموقع الجديد.

لا يمكنك نقل مجلد إلى نفسه أو إلى أحد المجلدات التابعة له. يخفي المنتقي هذه الخيارات لتجنب هذا الخطأ الواضح.

عند نقل مجلد، يتحدث مسار التنقل لكل ملف بداخله. وتستمر روابط المشاركة العامة في العمل، لأن الرابط مرتبط بهوية الملف لا بمساره.

التداخل والعمق

يمكن أن تحتوي المجلدات على مجلدات، ويمكن لهذه المجلدات أن تحتوي على غيرها، من دون حد مفروض للعمق. عمليا، يكفي مستويان إلى ثلاثة مستويات لتلبية احتياجات معظم الفرق:

Clients/
├── Acme Corp/
│   ├── Contracts
│   ├── Brand assets
│   └── Past deliverables
├── Beta LLC/
│   └── ...
└── Gamma Inc/
    └── ...

إذا وجدت نفسك تتعمق أكثر، فاسأل عما إذا كانت البنية غير مناسبة. من العلامات الشائعة:

• سميت مجلدين بالاسم نفسه في مستويين مختلفين، مثل "Drafts" داخل ثلاثة مجلدات مختلفة. فكر في إمكانية دمجها في مجلد "Drafts" من المستوى الأعلى مع إضافة وسم إلى اسم كل ملف.
• لديك مجلد واحد بداخله عنصر واحد، وهذا العنصر مجلد آخر بداخله عنصر واحد. ادمجها.
• تستخدم المجلدات لترميز بيانات وصفية يمكن أن تكون لاحقة لاسم الملف. قد تكون "Clients/Acme/Proposals" مع كلمة حالة active أو closed في كل اسم ملف أوضح من "Clients/Acme/Active/Proposals".

التنقل بين المجلدات

تعرض قائمة الملفات المجلدات أولا ثم الملفات، وكلاهما مرتبان أبجديا افتراضيا. انقر على اسم مجلد لفتحه. يعرض مسار التنقل في الأعلى موقعك الحالي، ويمكنك النقر على أي جزء للعودة مباشرة إلى ذلك المستوى.

يعرض الشريط الجانبي الأيسر في لوحة المعلومات شجرة مجلدات يمكنك توسيعها وطيها. استخدمها للانتقال عدة مستويات بنقرة واحدة بدلا من التنقل عبر مسار التنقل.

سلوكيات خاصة للمجلدات

تتصرف المجلدات بصورة مختلفة في بعض الحالات:

المشاركة مع الحساب كله

في Account Drive، توفر قائمة النقاط الثلاث لمجلد من المستوى الأعلى خيار Share with account. يجعل هذا المجلد وكل ما بداخله مرئيا لكل صندوق بريد عبر webmail Drive. ويحصل المجلد على شارة "Shared" صغيرة في لوحة المعلومات لتتذكر أنه ليس خاصا.

يمكنك إلغاء المشاركة لاحقا عبر Stop sharing في القائمة نفسها، وعندها يعود المجلد مرئيا في لوحة المعلومات فقط. لا تحذف الملفات داخله، بل يتغير فقط ظهورها لمالكي صناديق البريد.

تجد الخطوات الكاملة في مشاركة المجلدات مع فريقك.

المجلدات المشتركة من المستوى الأعلى في webmail

في الاتجاه المقابل، إذا أنشأ مالك صندوق بريد مجلدا من المستوى الأعلى داخل Webmail Drive واختار Share with account أثناء الإنشاء، فسيتم نقل ذلك المجلد إلى Account Drive. ويصبح جزءا من مساحة الحساب المشتركة بدلا من مساحة صندوق البريد الخاصة. يظل المالك قادرا على رؤيته، وكذلك جميع صناديق البريد الأخرى.

يفيد هذا عندما يكون مالك صندوق البريد هو المنشئ الطبيعي لمورد مشترك، مثل مسؤول التسويق الذي ينظم مواد العلامة التجارية، ولا يريد المرور بمالك الحساب لمجرد المشاركة.

المشاركات المتداخلة موروثة

لا تشارك كل مجلد فرعي على حدة. عندما تشارك مجلدا من المستوى الأعلى مع الحساب، تتم مشاركة كل مجلد فرعي وكل ملف بداخله بالتبعية. وعند نقل مجلد إلى مجلد أصل مشترك، يرث المجلد المنقول المشاركة.

وبالمقابل، لا يمكن أن يحتوي مجلد مشترك على مجلد فرعي غير مشترك. تسري المشاركة من المجلد الأصل إلى الأسفل فقط.

سلة المهملات

عند حذف مجلد، ينتقل إلى Trash. وينتقل كل ما بداخله أيضا، بما في ذلك الملفات والمجلدات الفرعية حتى أعمق مستوى. يمكن استعادة المجلدات المحذوفة خلال 30 يوما، واستعادة المجلد تعيد كل ما بداخله ببنيته الأصلية. راجع سلة المهملات واستعادة الملفات.

إذا كان المجلد المحذوف مشتركا مع الحساب، تتوقف المشاركة مؤقتا ما دام في Trash. وتعيد استعادته تنشيط المشاركة تلقائيا.

الإجراءات المجمعة على المجلدات

حدد مربع الاختيار بجوار عدة مجلدات ليظهر شريط الإجراءات المجمعة مع الخيارات Move وMove to Trash، وإذا كان أي منها موجودا في Trash بالفعل، يظهر أيضا Restore وDelete forever. تستخدم عمليات النقل المجمعة منتقي الشجرة نفسه المستخدم لنقل مجلد واحد، لكنه يطبق على كل ما حددته.

بنى مجلدات مناسبة حسب نوع الفريق

إذا كنت تبدأ من الصفر، فهذه بنى مناسبة لأحجام فرق مختلفة:

شركة صغيرة أو فرد يعمل وحده:

Brand assets
Templates
Clients/
Personal
Tax & accounting

وكالة:

Brand assets (shared)
Templates (shared)
Clients/
├── Active/
└── Archive/
Internal/
├── Operations
├── HR
└── Finance

قسم تقنية معلومات داخلي أو DevOps:

Runbooks (shared)
Architecture diagrams (shared)
Vendor contracts
Postmortems
Drafts

هذه نقاط بداية. لن تكون بنية المجلدات الأولى التي تنشئها هي البنية الصحيحة. بعد شهر، ستكتشف الفئات التي تعرقل عملك وتلك التي تبدو طبيعية. أعد التنظيم بلا تردد، فهذه شجرة مجلدات وليست ترحيل قاعدة بيانات.

الخطوة التالية

• رفع الملفات إلى Drive، بعد إنشاء المجلدات، املأها.
• مشاركة المجلدات مع فريقك، افتح المجلدات المناسبة لمالكي صناديق البريد.
• عمليات الملفات المجمعة، عند إعادة التنظيم، حدد عدة عناصر مرة واحدة.
• سلة المهملات واستعادة الملفات، تراجع عن عملية حذف.