יצירה וארגון של תיקיות ב-TrekMail Drive

תיקיות מונעות מ-TrekMail Drive להפוך לדף יחיד ובו 800 קבצים אקראיים. מדריך זה מכסה את כל מה שאפשר לעשות עם תיקיות: ליצור אותן, לתת להן שמות וצבעים, לקנן ולהעביר אותן, וכן הרגלים קטנים ששומרים עליהן שימושיות כשהחשבון גדל.

אופן הפעולה כמעט זהה ב-Account Drive שבלוח הבקרה וב-Webmail Drive של כל תיבת דואר. במקומות שבהם יש הבדל, המאמר מציין אותו.

יצירת תיקייה

פתחו את Drive, כלומר Account Drive בכתובת /drive בלוח הבקרה או Webmail Drive בתוך תיבת דואר כלשהי. לחצו על New folder בסרגל הכלים.

תיבת הדו-שיח מבקשת שני פרטים:

• Name: השם שהמשתמשים יראו ברשימת הקבצים ובנתיב הניווט. חובה.
• Color: אופציונלי. נקודה צבעונית לצד שם התיקייה ברשימת הקבצים, שימושית לקיבוץ חזותי.

לחצו על Create והתיקייה תופיע במיקום הנוכחי. כברירת מחדל תיבת הדו-שיח יוצרת אותה בתוך התיקייה הפתוחה כעת, לכן אם אתם רוצים תיקיית משנה, היכנסו תחילה לתיקיית האב הנכונה.

כללי מתן שמות

אסור להשתמש בלוכסן (/) או בלוכסן הפוך (\) בשמות תיקיות. כל השאר מותר, לרבות רווחים, סימני פיסוק, אותיות עם סימנים ואמוג'י. שתי תיקיות באותה תיקיית אב אינן יכולות לקבל שם זהה לחלוטין, ותתבקשו לבחור שם אחר.

כמה המלצות מעשיות שמועילות בהמשך:

• בחרו שם מפורט מספיק כדי שיהיה מובן בפני עצמו. "Clients" עדיף על "Stuff", ו-"Q1 Pitches" עדיף על "Files" בתוך תיקיית Clients. נתיב הניווט קצר ואינו יכול לספק הקשר ששם התיקייה השמיט.
• שמרו על עקביות בין התיקיות. אם השתמשתם בסגנון משפט, למשל "Brand assets", בתיקייה אחת, השתמשו בו בכולן. שימוש לא עקבי באותיות רישיות מקשה לסרוק רשימות.
• הימנעו מהוספת תאריכים לשם, אלא אם התאריך הוא העיקר. תיקיות לפי תאריך מתיישנות מהר. "Active clients" נשאר נכון, אבל "January 2025 clients" כבר אינו נכון בפברואר. אם באמת צריך לציין תאריך, הוסיפו אותו בסוף השם (Reports, 2026) כדי שהמיון האלפביתי עדיין יקבץ אותו כראוי.

תוויות צבע

בעת יצירה או עריכה של תיקייה אפשר לבחור צבע מלוח צבעים. הצבע מופיע כנקודה קטנה לצד שם התיקייה בכל רשימת קבצים. צבעים אינם משנים הרשאות או התנהגות, אלא משמשים עזר חזותי למי שמסתכל ברשימה.

רעיונות שימושיים לצבעים:

• לפי דחיפות. אדום עבור "needs action", ענבר עבור "in progress" וירוק עבור "done".
• לפי סוג. צבע אחד ללקוחות, צבע אחר לתוכן פנימי וצבע נוסף למסמכי מס או מסמכים משפטיים.
• לפי בעלים. אם כמה אנשים חולקים Drive, כל אחד בוחר צבע לתיקיות שבבעלותו.

לא חייבים להשתמש בצבעים. רוב התיקיות פועלות היטב בלעדיהם. השתמשו בצבע עבור התיקיות המעטות שאתם פותחים מדי יום, והשאירו את היתר ללא צבע.

כדי לשנות צבע של תיקייה מאוחר יותר, פתחו את תפריט שלוש הנקודות לצד השורה שלה, בחרו Rename / edit ושנו את הצבע בתיבת הדו-שיח.

שינוי שם ועריכה

פתחו את תפריט שלוש הנקודות בשורה של תיקייה כלשהי ובחרו Rename / edit. אותה תיבת דו-שיח ששימשה ליצירת התיקייה תיפתח שוב, כשהשם והצבע הנוכחיים כבר מוזנים. שנו את הרצוי ולחצו על Save.

שינוי שם התיקייה אינו משפיע על הקבצים שבתוכה. קישורי הורדה ציבוריים קיימים שיצרתם לקבצים בתיקייה ממשיכים לעבוד, כי הקישור מפנה לקובץ ולא לנתיב.

העברת תיקיות לתיקיות אחרות

פתחו את תפריט שלוש הנקודות ובחרו Move. ייפתח בורר בצורת עץ המציג כל תיקייה שאליה מותר להעביר. לחצו על היעד, לחצו על Move here, והתיקייה עם כל תכולתה תעבור למיקום החדש.

אי אפשר להעביר תיקייה לתוך עצמה או לתוך אחת מצאצאיותיה. הבורר מסתיר את האפשרויות האלה כדי למנוע את הטעות הברורה.

כשמעבירים תיקייה, נתיב הניווט של כל קובץ בתוכה מתעדכן. קישורי שיתוף ציבוריים ממשיכים לעבוד, כי הקישור קשור לזהות הקובץ ולא לנתיב שלו.

קינון ועומק

תיקיות יכולות להכיל תיקיות, שיכולות להכיל תיקיות נוספות, ללא מגבלת עומק נאכפת. בפועל, שניים עד שלושה מפלסים מספיקים כמעט לכל צורך של צוות:

Clients/
├── Acme Corp/
│   ├── Contracts
│   ├── Brand assets
│   └── Past deliverables
├── Beta LLC/
│   └── ...
└── Gamma Inc/
    └── ...

אם אתם מוצאים את עצמכם יורדים לעומק רב יותר, בדקו אם המבנה שגוי. סימנים נפוצים:

• נתתם לשתי תיקיות אותו שם במפלסים שונים, למשל "Drafts" בתוך שלוש תיקיות שונות. שקלו למזג אותן לתיקיית "Drafts" ברמה העליונה ולהוסיף תג לכל שם קובץ.
• יש לכם תיקייה יחידה שבתוכה פריט יחיד, והפריט הוא תיקייה נוספת שבתוכה פריט יחיד. אחדו אותן.
• אתם משתמשים בתיקיות כדי לקודד מטא-נתונים שיכולים להיות סיומת לשם הקובץ. "Clients/Acme/Proposals" עם המילה active או closed כמצב בכל שם קובץ עשוי להיות ברור יותר מ-"Clients/Acme/Active/Proposals".

ניווט בתיקיות

רשימת הקבצים מציגה תחילה תיקיות ואחר כך קבצים, ושניהם ממוינים כברירת מחדל בסדר אלפביתי. לחצו על שם תיקייה כדי לפתוח אותה. נתיב הניווט למעלה מציג את המיקום הנוכחי, ואפשר ללחוץ על כל מקטע כדי לחזור ישירות למפלס הזה.

סרגל הצד השמאלי בתצוגת לוח הבקרה מציג עץ תיקיות שאפשר להרחיב ולכווץ. השתמשו בו כדי לדלג כמה מפלסים בלחיצה אחת במקום לעבור דרך נתיב הניווט.

התנהגויות מיוחדות של תיקיות

יש כמה מצבים שבהם תיקיות מתנהגות אחרת:

שיתוף עם החשבון כולו

ב-Account Drive, תפריט שלוש הנקודות של תיקייה ברמה העליונה מציע את האפשרות Share with account. פעולה זו הופכת את התיקייה וכל מה שבתוכה לגלויים לכל תיבת דואר דרך webmail Drive. התיקייה מקבלת תג קטן "Shared" בתצוגת לוח הבקרה כדי להזכיר שאינה פרטית.

אפשר לבטל את השיתוף מאוחר יותר באמצעות Stop sharing באותו תפריט, ואז התיקייה חוזרת להיות גלויה רק בלוח הבקרה. הקבצים שבתוכה אינם נמחקים, ורק הנראות שלהם לבעלי תיבות הדואר משתנה.

התהליך המלא מופיע במאמר שיתוף תיקיות עם הצוות.

תיקיות משותפות ברמה העליונה מ-webmail

מן הצד השני, אם בעל תיבת דואר יוצר תיקייה ברמה העליונה בתוך Webmail Drive ובוחר Share with account בזמן היצירה, התיקייה מועברת ל-Account Drive. היא הופכת לחלק מהמרחב הכללי של החשבון במקום מהמרחב הפרטי של תיבת הדואר. הבעלים עדיין יכול לראות אותה, וכך גם כל תיבת דואר אחרת.

הדבר שימושי כאשר בעל תיבת הדואר הוא היוצר הטבעי של משאב משותף, למשל מנהל השיווק שמארגן נכסי מותג, ואינו רוצה לעבור דרך בעל החשבון רק כדי לשתף.

שיתופים מקוננים עוברים בירושה

אין צורך לשתף כל תיקיית משנה בנפרד. כשמשתפים תיקייה ברמה העליונה עם החשבון, כל תיקיית משנה וכל קובץ בתוכה משותפים מכוח השיתוף. העברת תיקייה לתיקיית אב משותפת גורמת לתיקייה שהועברה לרשת את השיתוף.

מן הצד השני, תיקייה משותפת אינה יכולה להכיל תיקיית משנה לא משותפת. השיתוף חל רק מתיקיית האב כלפי מטה.

אשפה

כשמוחקים תיקייה היא עוברת אל Trash. כל מה שבתוכה עובר יחד איתה, כולל קבצים ותיקיות משנה עד המפלס העמוק ביותר. אפשר לשחזר תיקיות שנמחקו במשך 30 יום, ושחזור תיקייה משחזר את כל תכולתה במבנה המקורי. ראו אשפה ושחזור קבצים.

אם התיקייה שנמחקה הייתה משותפת עם החשבון, השיתוף מושהה בזמן שהיא ב-Trash. השחזור מפעיל את השיתוף מחדש באופן אוטומטי.

פעולות מרובות על תיקיות

סמנו את תיבת הסימון לצד כמה תיקיות, וסרגל הפעולות המרובות יופיע עם Move, Move to Trash, ואם חלקן כבר נמצאות ב-Trash, גם Restore ו-Delete forever. העברה מרובה משתמשת באותו בורר עץ כמו העברה של תיקייה יחידה, אך חלה על כל הפריטים שבחרתם.

מבני תיקיות יעילים לפי סוג צוות

אם אתם מתחילים מאפס, הנה מבנים שמתאימים לגדלים שונים של צוותים:

עסק קטן או מפעיל יחיד:

Brand assets
Templates
Clients/
Personal
Tax & accounting

סוכנות:

Brand assets (shared)
Templates (shared)
Clients/
├── Active/
└── Archive/
Internal/
├── Operations
├── HR
└── Finance

מחלקת IT פנימית או DevOps:

Runbooks (shared)
Architecture diagrams (shared)
Vendor contracts
Postmortems
Drafts

אלה נקודות התחלה. מבנה התיקיות הראשון שתבנו לא יהיה המבנה הנכון. אחרי חודש תגלו אילו קטגוריות מקשות עליכם ואילו מרגישות טבעיות. ארגנו מחדש בלי היסוס, זהו עץ תיקיות ולא העברת מסד נתונים.

מה הלאה

• העלאת קבצים ל-Drive, לאחר יצירת תיקיות, מלאו אותן.
• שיתוף תיקיות עם הצוות, פתחו את התיקיות המתאימות לבעלי תיבות הדואר.
• פעולות מרובות על קבצים, בעת ארגון מחדש, בחרו פריטים רבים בבת אחת.
• אשפה ושחזור קבצים, בטלו מחיקה.