Ordner in TrekMail Drive erstellen und organisieren

Ordner verhindern, dass TrekMail Drive zu einer Seite mit 800 ungeordneten Dateien wird. Dieser Leitfaden erklärt Erstellen, Benennen, Färben, Verschachteln und Verschieben sowie Gewohnheiten, die Ordner bei wachsendem Konto nützlich halten.

Die Bedienung ist in Account Drive im Dashboard und in Webmail Drive pro Postfach nahezu gleich. Unterschiede werden genannt.

Einen Ordner erstellen

Öffnen Sie Drive, entweder Account Drive unter /drive oder Webmail Drive in einem Postfach, und klicken Sie auf Neuer Ordner.

Der Dialog fragt nach:

• Name: erscheint in Liste und Breadcrumb. Erforderlich.
• Farbe: optional. Ein farbiger Punkt neben dem Namen zur visuellen Gruppierung.

Klicken Sie auf Erstellen. Der Ordner erscheint am aktuellen Ort. Er wird im gerade geöffneten Ordner erstellt; öffnen Sie für einen Unterordner zuerst das richtige übergeordnete Verzeichnis.

Namensregeln

Schrägstriche (/) und umgekehrte Schrägstriche (\) sind verboten. Leerzeichen, Satzzeichen, Akzente und Emojis sind erlaubt. Zwei Ordner desselben übergeordneten Ordners dürfen nicht exakt gleich heißen.

Praktische Hinweise:

• Seien Sie aussagekräftig. „Kunden“ ist besser als „Sachen“, „Angebote Q1“ in Kunden besser als „Dateien“. Ein kurzer Breadcrumb ersetzt keinen fehlenden Kontext.
• Bleiben Sie einheitlich. Verwenden Sie etwa „Markenmaterial“ konsequent in Satzschreibung. Gemischte Großschreibung erschwert das Lesen.
• Vermeiden Sie Daten, sofern sie nicht der Zweck sind. „Aktive Kunden“ bleibt richtig, „Kunden Januar 2025“ nicht. Falls nötig, hängen Sie das Datum an (Berichte, 2026), damit alphabetisch gruppiert wird.

Farbmarkierungen

Beim Erstellen oder Bearbeiten können Sie eine Farbe wählen. Sie erscheint als Punkt neben dem Namen. Farben ändern weder Rechte noch Verhalten; sie dienen nur als visuelle Hilfe.

Geeignete Ideen:

• Nach Dringlichkeit. Rot für „Handlung nötig“, Gelb für „in Arbeit“, Grün für „fertig“.
• Nach Art. Je eine Farbe für Kunden, Internes und Steuern/Recht.
• Nach Eigentümer. In einem geteilten Drive wählt jede Person eine Farbe für eigene Ordner.

Farben sind optional. Nutzen Sie sie für täglich verwendete Ordner und lassen Sie den Rest ungefärbt.

Öffnen Sie später das Dreipunktmenü, wählen Sie Umbenennen / bearbeiten und ändern Sie die Farbe.

Umbenennen und bearbeiten

Wählen Sie im Dreipunktmenü Umbenennen / bearbeiten. Der Dialog öffnet sich mit aktuellem Namen und aktueller Farbe. Ändern Sie beides und klicken Sie auf Speichern.

Umbenennen beeinflusst die enthaltenen Dateien nicht. Vorhandene öffentliche Downloadlinks funktionieren weiter, da sie auf die Dateiidentität und nicht den Pfad zeigen.

Ordner in andere Ordner verschieben

Wählen Sie im Dreipunktmenü Verschieben. Wählen Sie im Baum ein Ziel und klicken Sie Hierher verschieben. Der Ordner wird mit seinem gesamten Inhalt verschoben.

Ein Ordner kann nicht in sich selbst oder einen Nachkommen verschoben werden. Diese Ziele werden ausgeblendet.

Die Breadcrumbs aller enthaltenen Dateien werden aktualisiert. Öffentliche Links bleiben gültig, weil sie an die Dateiidentität gebunden sind.

Verschachtelung und Tiefe

Ordner dürfen ohne erzwungenes Tiefenlimit weitere Ordner enthalten. In der Praxis genügen zwei bis drei Ebenen:

Clients/
├── Acme Corp/
│   ├── Contracts
│   ├── Brand assets
│   └── Past deliverables
├── Beta LLC/
│   └── ...
└── Gamma Inc/
    └── ...

Bei größerer Tiefe sollten Sie die Struktur prüfen. Typische Anzeichen:

• Derselbe Name steht auf mehreren Ebenen, etwa „Entwürfe“ in drei Ordnern. Vielleicht eignet sich ein oberster Ordner „Entwürfe“ mit einer Kennzeichnung in jedem Dateinamen.
• Ein Ordner enthält nur einen weiteren Ordner mit nur einem Element. Fassen Sie sie zusammen.
• Ordner bilden Metadaten ab. „Kunden/Acme/Aktiv/Angebote“ ist womöglich klarer als „Kunden/Acme/Angebote“ mit aktiv/geschlossen im Dateinamen.

Ordnernavigation

Die Liste zeigt zuerst Ordner, dann Dateien, jeweils standardmäßig alphabetisch. Klicken Sie einen Namen zum Öffnen. Der Breadcrumb zeigt den Pfad und ermöglicht den Sprung zu jeder Ebene.

Die linke Seitenleiste im Dashboard zeigt einen ein- und ausklappbaren Baum. Damit springen Sie mehrere Ebenen auf einmal.

Besondere Verhaltensweisen

Einige Situationen unterscheiden sich:

Mit dem gesamten Konto teilen

In Account Drive bietet das Menü eines Ordners auf oberster Ebene die Option Mit Konto teilen. Ordner und Inhalt werden jedem Postfach über Webmail Drive angezeigt. Das Dashboard kennzeichnet ihn mit „Geteilt“ als nicht privat.

Mit Freigabe beenden können Sie dies widerrufen. Der Ordner wird wieder nur im Dashboard sichtbar; Dateien werden nicht gelöscht, nur ihre Sichtbarkeit ändert sich.

Der vollständige Ablauf steht unter Ordner mit Ihrem Team teilen.

Oberste geteilte Ordner aus Webmail

Erstellt ein Postfachinhaber in Webmail Drive einen Ordner auf oberster Ebene und wählt Mit Konto teilen, wird er in Account Drive migriert. Er wechselt vom privaten zum kontoweiten Speicher. Der Ersteller und alle anderen Postfächer sehen ihn.

Das ist nützlich, wenn ein Postfachinhaber eine gemeinsame Ressource pflegt, etwa der Marketingleiter Markenmaterial, und nicht erst den Kontoinhaber einschalten möchte.

Verschachtelte Freigaben werden vererbt

Unterordner werden nicht einzeln geteilt. Die Freigabe eines obersten Ordners umfasst alle Unterordner und Dateien. Ein in einen geteilten Ordner verschobener Ordner erbt die Freigabe.

Ein geteilter Ordner kann keinen nicht geteilten Unterordner enthalten. Freigaben gelten von oben nach unten.

Papierkorb

Gelöschte Ordner landen mit allen Dateien und Unterordnern im Papierkorb. Sie sind 30 Tage wiederherstellbar; die Wiederherstellung stellt die ursprüngliche Struktur wieder her. Siehe Papierkorb und Dateiwiederherstellung.

War der Ordner geteilt, pausiert die Freigabe im Papierkorb und wird bei Wiederherstellung automatisch reaktiviert.

Gruppenaktionen für Ordner

Markieren Sie mehrere Ordner. Die Gruppenleiste bietet Verschieben, In Papierkorb verschieben und für Papierkorbelemente Wiederherstellen sowie Endgültig löschen. Gruppenverschiebungen verwenden denselben Baum.

Ordnerstrukturen nach Teamtyp

Diese Strukturen eignen sich als Ausgangspunkt:

Kleinunternehmen / Einzelperson:

Brand assets
Templates
Clients/
Personal
Tax & accounting

Agentur:

Brand assets (shared)
Templates (shared)
Clients/
├── Active/
└── Archive/
Internal/
├── Operations
├── HR
└── Finance

Interne IT / DevOps:

Runbooks (shared)
Architecture diagrams (shared)
Vendor contracts
Postmortems
Drafts

Dies sind Ausgangspunkte. Die erste Struktur bleibt nicht endgültig. Nach einem Monat erkennen Sie unpraktische und natürliche Kategorien. Ordnen Sie ohne Bedenken neu; es ist ein Ordnerbaum, keine Datenbankmigration.

Nächste Schritte

• Dateien in Drive hochladen, füllen Sie erstellte Ordner.
• Ordner mit Ihrem Team teilen, geben Sie passende Ordner für Postfachinhaber frei.
• Gruppenaktionen für Dateien, wählen Sie beim Neuordnen mehrere Elemente.
• Papierkorb und Dateiwiederherstellung, machen Sie eine Löschung rückgängig.