TrekMail Drive 폴더 만들기 및 정리

폴더를 사용하면 TrekMail Drive가 무작위 파일 800개가 있는 단일 페이지가 되는 일을 막을 수 있습니다. 이 가이드에서는 만들기, 이름 지정, 색상 설정, 중첩, 이동 등 폴더의 모든 기능과 계정이 성장해도 유용하게 유지하는 작은 습관을 설명합니다.

Dashboard의 Account Drive와 메일함별 Webmail Drive의 작동 방식은 거의 같습니다. 차이가 있는 부분은 이 문서에서 따로 설명합니다.

폴더 만들기

Drive를 여세요. Dashboard의 /drive에 있는 Account Drive 또는 모든 메일함 안의 Webmail Drive를 사용할 수 있습니다. 도구 모음에서 New folder를 클릭하세요.

대화 상자에서 두 가지를 요청합니다.

• Name: 파일 목록과 이동 경로에 표시되는 이름입니다. 필수입니다.
• Color: 선택 사항입니다. 파일 목록에서 폴더 이름 옆에 색상 점이 표시되며 시각적 그룹화에 유용합니다.

Create를 클릭하면 현재 위치에 폴더가 표시됩니다. 기본적으로 현재 열려 있는 폴더 안에 만들므로 하위 폴더를 원하면 먼저 올바른 상위 폴더로 이동하세요.

이름 규칙

폴더 이름에는 슬래시(/)와 백슬래시(\)를 사용할 수 없습니다. 공백, 문장 부호, 악센트 문자, 이모지 등 나머지는 모두 사용할 수 있습니다. 같은 상위 폴더 안의 두 폴더는 정확히 같은 이름을 사용할 수 없으며 다른 이름을 선택하라는 안내가 표시됩니다.

나중에 도움이 되는 실용적인 지침은 다음과 같습니다.

• 이름만으로 의미가 충분히 구체적이어야 합니다. "Stuff"보다 "Clients"가 낫고 Clients 폴더 안에서는 "Files"보다 "Q1 Pitches"가 낫습니다. 이동 경로는 짧아서 폴더 이름에 빠진 맥락을 보충할 수 없습니다.
• 폴더 간 일관성을 유지하세요. 한 폴더에 "Brand assets" 같은 문장식 대소문자를 사용한다면 모든 폴더에 사용하세요. 대소문자가 섞이면 목록을 훑기 어렵습니다.
• 날짜 자체가 목적이 아니라면 이름에 날짜를 넣지 마세요. 날짜별 폴더는 금방 낡습니다. "Active clients"는 계속 맞지만 "January 2025 clients"는 February가 되면 틀립니다. 날짜가 꼭 필요하면 이름 뒤에 붙여(Reports, 2026) 알파벳순 정렬에서도 그룹이 유지되게 하세요.

색상 라벨

폴더를 만들거나 수정할 때 팔레트에서 색상을 선택할 수 있습니다. 모든 파일 목록에서 폴더 이름 옆에 작은 점으로 표시됩니다. 색상은 권한이나 작동 방식을 바꾸지 않으며 목록을 보는 사람을 위한 시각적 도구입니다.

효과적인 색상 사용 예시는 다음과 같습니다.

• 긴급도별. "needs action"은 빨간색, "in progress"는 황색, "done"은 녹색.
• 유형별. 고객용, 내부용, 세무/법률용에 각각 다른 색상.
• 소유자별. 여러 사람이 Drive를 공유하면 각자 담당 폴더의 색상을 선택합니다.

색상을 사용할 필요는 없습니다. 대부분의 폴더는 색상 없이도 괜찮습니다. 매일 사용하는 몇 개에만 색상을 적용하고 나머지는 그대로 두세요.

나중에 색상을 바꾸려면 행 옆의 점 세 개 메뉴를 열고 Rename / edit를 선택한 뒤 대화 상자에서 색상을 변경하세요.

이름 변경 및 수정

폴더 행의 점 세 개 메뉴를 열고 Rename / edit를 선택하세요. 만들 때 사용한 대화 상자가 현재 이름과 색상이 미리 채워진 상태로 다시 열립니다. 둘 중 하나를 변경하고 Save를 클릭하세요.

폴더 이름을 변경해도 내부 파일에는 영향이 없습니다. 폴더의 파일에 대해 만든 기존 공개 다운로드 링크도 계속 작동합니다. 링크는 경로가 아니라 파일을 가리킵니다.

다른 폴더로 이동하기

점 세 개 메뉴를 열고 Move를 선택하세요. 이동할 수 있는 모든 폴더를 보여 주는 트리 선택기가 열립니다. 대상을 클릭하고 Move here를 클릭하면 폴더와 모든 내용이 새 위치로 이동합니다.

폴더를 자기 자신이나 자신의 하위 폴더로 옮길 수 없습니다. 선택기는 명백한 실수를 막기 위해 해당 옵션을 숨깁니다.

폴더를 이동하면 내부 모든 파일의 이동 경로가 업데이트됩니다. 공개 공유 링크는 경로가 아니라 파일의 식별 정보에 연결되므로 계속 작동합니다.

중첩 및 깊이

폴더 안에 폴더를 넣을 수 있으며 시스템이 강제하는 깊이 제한은 없습니다. 실제로는 두세 단계면 거의 모든 팀의 요구를 처리할 수 있습니다.

Clients/
├── Acme Corp/
│   ├── Contracts
│   ├── Brand assets
│   └── Past deliverables
├── Beta LLC/
│   └── ...
└── Gamma Inc/
    └── ...

더 깊어진다면 구조가 잘못되었는지 생각해 보세요. 일반적인 징후는 다음과 같습니다.

• 서로 다른 단계에서 같은 폴더 이름을 사용했습니다. 예를 들어 세 폴더 안에 각각 "Drafts"가 있다면 최상위 "Drafts"로 합치고 각 파일 이름에 태그를 붙이는 방법을 고려하세요.
• 한 폴더 안에 항목 하나만 있고 그 항목도 항목 하나가 든 폴더입니다. 하나로 합치세요.
• 파일 이름 접미사로 표현할 수 있는 메타데이터에 폴더를 사용합니다. "Clients/Acme/Active/Proposals"보다 "Clients/Acme/Proposals"로 만들고 각 파일 이름에 active/closed 상태 단어를 사용하는 편이 더 명확할 수 있습니다.

폴더 탐색

파일 목록은 기본적으로 폴더를 먼저, 파일을 그다음에 표시하며 둘 다 알파벳순입니다. 폴더 이름을 클릭하여 여세요. 상단의 이동 경로는 현재 경로를 보여 주며 원하는 구간을 클릭하면 해당 단계로 돌아갑니다.

Dashboard 보기의 왼쪽 사이드바에는 펼치고 접을 수 있는 폴더 트리가 있습니다. 이동 경로를 하나씩 거치는 대신 클릭 한 번으로 여러 단계를 이동할 수 있습니다.

특수한 폴더 동작

폴더가 다르게 작동하는 몇 가지 상황이 있습니다.

계정 전체와 공유하기

Account Drive에서 최상위 폴더의 점 세 개 메뉴는 Share with account를 제공합니다. 폴더와 모든 내용이 Webmail Drive를 통해 모든 메일함에 표시됩니다. Dashboard 보기에서 폴더에 작은 "Shared" 배지가 표시되어 비공개가 아님을 알려 줍니다.

나중에 같은 메뉴의 Stop sharing으로 공유를 취소하면 Dashboard에서만 보이는 상태로 돌아갑니다. 내부 파일은 삭제되지 않으며 메일함 소유자에게 보이는 상태만 바뀝니다.

전체 과정은 팀과 폴더 공유하기를 참조하세요.

Webmail에서 만드는 최상위 공유 폴더

반대로 메일함 소유자가 Webmail Drive 안에 최상위 폴더를 만들고 생성 시 Share with account를 선택하면 해당 폴더가 Account Drive로 이전됩니다. 메일함 비공개 공간이 아니라 계정 전체 공간의 일부가 됩니다. 소유자뿐 아니라 다른 모든 메일함에서도 볼 수 있습니다.

메일함 소유자가 공유 자료의 자연스러운 작성자인 경우에 유용합니다. 예를 들어 마케팅 책임자가 브랜드 자료를 정리하면서 단지 공유하기 위해 계정 소유자를 거치지 않아도 됩니다.

중첩 공유 상속

각 하위 폴더를 따로 공유하지 않습니다. 최상위 폴더를 계정과 공유하면 모든 하위 폴더와 파일도 함께 공유됩니다. 폴더를 공유된 상위 폴더로 옮기면 이동된 폴더가 공유를 상속합니다.

반대로 공유 폴더 안에 공유되지 않은 하위 폴더를 둘 수 없습니다. 공유는 상위에서 아래 방향으로만 적용됩니다.

Trash

폴더를 삭제하면 Trash로 이동하며 내부의 파일과 모든 단계의 하위 폴더도 함께 이동합니다. 삭제된 폴더는 30일 동안 복구할 수 있으며 복원하면 모든 내용이 원래 구조로 돌아옵니다. Trash 및 파일 복원을 참조하세요.

삭제된 폴더가 계정과 공유되었다면 Trash에 있는 동안 공유가 일시 중지됩니다. 복원하면 자동으로 다시 활성화됩니다.

폴더 일괄 작업

여러 폴더 옆의 확인란을 선택하면 Move, Move to Trash, 그리고 선택 항목이 이미 Trash에 있는 경우 Restore와 Delete forever 옵션이 있는 일괄 작업 표시줄이 나타납니다. 일괄 이동은 단일 폴더와 같은 트리 선택기를 사용하지만 선택한 모든 항목에 적용됩니다.

팀 유형별 실용적인 폴더 구조

처음 시작한다면 팀 규모별로 다음 구조를 사용할 수 있습니다.

소기업 또는 개인 사업자:

Brand assets
Templates
Clients/
Personal
Tax & accounting

에이전시:

Brand assets (shared)
Templates (shared)
Clients/
├── Active/
└── Archive/
Internal/
├── Operations
├── HR
└── Finance

내부 IT 또는 DevOps:

Runbooks (shared)
Architecture diagrams (shared)
Vendor contracts
Postmortems
Drafts

이는 출발점일 뿐입니다. 처음 만든 폴더 구조가 정답일 수는 없습니다. 한 달 후에는 어떤 분류가 불편하고 어떤 분류가 자연스러운지 알게 됩니다. 마음 놓고 다시 정리하세요. 폴더 트리일 뿐 데이터베이스 마이그레이션이 아닙니다.

다음 단계

• Drive에 파일 업로드하기, 폴더를 만들었다면 파일을 채우세요.
• 팀과 폴더 공유하기, 메일함 소유자에게 적절한 폴더를 공개하세요.
• 파일 일괄 작업, 정리할 때 여러 항목을 한 번에 선택하세요.
• Trash 및 파일 복원, 삭제를 되돌리세요.