Creare e organizzare cartelle in TrekMail Drive

Le cartelle impediscono che TrekMail Drive diventi una pagina con 800 file casuali. Questa guida spiega come crearle, nominarle, colorarle, annidarle e spostarle, oltre alle abitudini che le mantengono utili mentre l’account cresce.

Il funzionamento è quasi identico tra Account Drive nel pannello e Drive del webmail per casella. Le differenze sono indicate.

Creare una cartella

Apri Drive, Account Drive in /drive o Drive dentro una casella, e fai clic su Nuova cartella.

La finestra chiede:

• Nome: mostrato nell’elenco e nel percorso. Obbligatorio.
• Colore: facoltativo. Un punto colorato accanto al nome per raggruppare visivamente.

Fai clic su Crea. La cartella appare nella posizione corrente. Viene creata nella cartella aperta, quindi apri prima il contenitore corretto per una sottocartella.

Regole per i nomi

Barre (/) e barre inverse (\) non sono consentite. Sono ammessi spazi, punteggiatura, accenti ed emoji. Due cartelle dello stesso contenitore non possono avere esattamente lo stesso nome.

Consigli pratici:

• Sii abbastanza specifico. “Clienti” è meglio di “Cose”, ma “Proposte T1” è meglio di “File” dentro Clienti. Il percorso breve non aggiunge il contesto mancante.
• Mantieni coerenza. Se usi la maiuscola iniziale, come “Risorse del brand”, applicala ovunque. Stili diversi rendono difficile scorrere l’elenco.
• Evita date salvo quando sono lo scopo. “Clienti attivi” resta corretto, “Clienti gennaio 2025” no. Se serve, aggiungi la data alla fine (Report, 2026) per mantenere il raggruppamento alfabetico.

Etichette colorate

Alla creazione o modifica puoi scegliere un colore. Appare come punto vicino al nome. Non modifica permessi o comportamento; è solo un aiuto visivo.

Idee utili:

• Per urgenza. Rosso per “richiede azione”, ambra per “in corso”, verde per “completato”.
• Per tipo. Un colore per clienti, uno per interno, uno per fiscale/legale.
• Per proprietario. In un Drive condiviso, ogni persona sceglie un colore per le proprie cartelle.

I colori non sono obbligatori. Usali per le poche cartelle quotidiane e lascia le altre senza colore.

Per cambiarlo, apri il menu con tre punti, scegli Rinomina / modifica e seleziona il colore.

Rinominare e modificare

Scegli Rinomina / modifica nel menu con tre punti. La finestra mostra nome e colore attuali. Modificali e fai clic su Salva.

Rinominare non influenza i file interni. I link pubblici esistenti continuano a funzionare perché puntano all’identità del file, non al percorso.

Spostare cartelle in altre cartelle

Scegli Sposta, seleziona una destinazione nell’albero e fai clic su Sposta qui. La cartella e tutto il contenuto cambiano posizione.

Non puoi spostare una cartella dentro sé stessa o un discendente. Il selettore nasconde quelle destinazioni.

Il percorso di ogni file viene aggiornato. I link pubblici restano validi perché legati all’identità del file.

Annidamento e profondità

Le cartelle possono contenerne altre senza limite obbligatorio. In pratica bastano due o tre livelli:

Clients/
├── Acme Corp/
│   ├── Contracts
│   ├── Brand assets
│   └── Past deliverables
├── Beta LLC/
│   └── ...
└── Gamma Inc/
    └── ...

Se vai più in profondità, verifica la struttura. Segnali comuni:

• Lo stesso nome appare a livelli diversi, come “Bozze” in tre cartelle. Può essere meglio una cartella superiore “Bozze” con un’indicazione in ogni nome file.
• Una cartella contiene solo un’altra cartella con un solo elemento. Uniscile.
• Le cartelle codificano metadati. “Clienti/Acme/Attivi/Proposte” può diventare “Clienti/Acme/Proposte” con attivo/chiuso nel nome file.

Navigazione delle cartelle

L’elenco mostra prima cartelle e poi file, entrambi in ordine alfabetico. Fai clic sul nome per aprire. Il percorso in alto mostra la posizione e permette di tornare a qualsiasi livello.

La barra sinistra del pannello mostra un albero espandibile. Usalo per saltare più livelli con un clic.

Comportamenti speciali

Alcune situazioni sono diverse:

Condividere con tutto l’account

In Account Drive, il menu di una cartella di livello superiore offre Condividi con l’account. Cartella e contenuto diventano visibili a ogni casella nel webmail. Un badge “Condivisa” ricorda nel pannello che non è privata.

Puoi revocare con Interrompi condivisione. La cartella torna visibile solo nel pannello; i file non vengono eliminati, cambia solo la visibilità.

Vedi Condividere cartelle con il team.

Cartelle superiori condivise dal webmail

Se il proprietario di una casella crea una cartella superiore nel Drive del webmail e sceglie Condividi con l’account, la cartella viene migrata in Account Drive. Passa dallo spazio privato a quello dell’account. Il creatore e tutte le altre caselle la vedono.

È utile quando il proprietario è l’autore naturale di una risorsa comune, come il responsabile marketing delle risorse del brand, senza dover passare dal titolare dell’account.

Le condivisioni annidate vengono ereditate

Non condividi ogni sottocartella. Condividere una cartella superiore condivide tutte le sottocartelle e i file. Una cartella spostata in un contenitore condiviso eredita la condivisione.

Una cartella condivisa non può contenere una sottocartella privata. La condivisione si propaga dall’alto.

Cestino

Una cartella eliminata va nel Cestino con tutto il contenuto. È recuperabile per 30 giorni e il ripristino ricrea la struttura originale. Vedi Cestino e ripristino dei file.

Se era condivisa, la condivisione viene sospesa nel Cestino e riattivata automaticamente al ripristino.

Azioni collettive sulle cartelle

Seleziona più cartelle per mostrare Sposta, Sposta nel Cestino e, nel Cestino, Ripristina e Elimina per sempre. Gli spostamenti usano lo stesso albero.

Strutture per tipo di team

Queste strutture sono buoni punti di partenza:

Piccola impresa / professionista:

Brand assets
Templates
Clients/
Personal
Tax & accounting

Agenzia:

Brand assets (shared)
Templates (shared)
Clients/
├── Active/
└── Archive/
Internal/
├── Operations
├── HR
└── Finance

IT interno / DevOps:

Runbooks (shared)
Architecture diagrams (shared)
Vendor contracts
Postmortems
Drafts

Sono punti iniziali. La prima struttura non sarà definitiva. Dopo un mese capirai quali categorie aiutano e quali ostacolano. Riorganizza senza rimorsi; è un albero di cartelle, non una migrazione di database.

Passaggi successivi

• Caricare file in Drive, riempi le cartelle.
• Condividere cartelle con il team, apri le cartelle giuste alle caselle.
• Operazioni collettive sui file, seleziona più elementi durante la riorganizzazione.
• Cestino e ripristino dei file, annulla un’eliminazione.