Создание и организация папок в TrekMail Drive

Папки не дают TrekMail Drive превратиться в одну страницу с 800 случайными файлами. Это руководство описывает все возможности папок: создание, присвоение имен, выбор цвета, вложение и перемещение, а также полезные привычки для растущего аккаунта.

Механика почти одинакова в Account Drive в Dashboard и Webmail Drive для каждого почтового ящика. Статья отдельно отмечает различия.

Создание папки

Откройте Drive: Account Drive по адресу /drive в Dashboard или Webmail Drive внутри любого почтового ящика. Нажмите New folder на панели инструментов.

В диалоге запрашиваются два значения:

• Name: видимое в списке файлов и навигационной цепочке имя. Обязательно.
• Color: необязательная цветная точка рядом с именем папки в списке файлов. Удобна для визуальной группировки.

Нажмите Create, и папка появится в текущем расположении. По умолчанию она создается внутри открытой папки, поэтому для вложенной папки сначала перейдите в нужную родительскую.

Правила именования

Косая черта (/) и обратная косая черта (\) запрещены в именах папок. Остальное допустимо: пробелы, знаки препинания, символы с диакритикой и эмодзи. Две папки в одной родительской папке не могут иметь полностью одинаковые имена; система попросит выбрать другое.

Несколько практических рекомендаций на будущее:

• Имя должно быть достаточно конкретным и понятным без контекста. "Clients" лучше "Stuff", а "Q1 Pitches" лучше "Files" внутри Clients. Навигационная цепочка короткая и не компенсирует недостающий контекст.
• Соблюдайте единый стиль. Если одна папка названа в стиле предложения, например "Brand assets", используйте его везде. Смешанный регистр затрудняет просмотр списка.
• Не включайте даты без необходимости. Папки по датам быстро устаревают. "Active clients" остается верным, а "January 2025 clients" станет неверным в феврале. Если дата нужна, добавьте ее в конец (Reports, 2026), чтобы алфавитная сортировка сохраняла группировку.

Цветные метки

При создании или редактировании папки можно выбрать цвет из палитры. Он отображается небольшой точкой рядом с именем в любом списке файлов. Цвет не меняет разрешения или поведение. Это визуальная подсказка для пользователей списка.

Полезные варианты применения цветов:

• По срочности. Красный для "needs action", янтарный для "in progress", зеленый для "done".
• По типу. Один цвет для клиентов, другой для внутренних данных, третий для налоговых и юридических документов.
• По владельцу. Если Drive используют несколько человек, каждый выбирает свой цвет для принадлежащих ему папок.

Цвета необязательны. Большинство папок прекрасно работает без них. Выделите несколько ежедневно используемых папок, а остальные оставьте без цвета.

Чтобы изменить цвет позже, откройте меню с тремя точками рядом со строкой, выберите Rename / edit и измените цвет в диалоге.

Переименование и редактирование

Откройте меню с тремя точками в строке папки и выберите Rename / edit. Снова откроется диалог создания с уже заполненными текущими именем и цветом. Измените нужное и нажмите Save.

Переименование не влияет на файлы внутри. Существующие общедоступные ссылки на файлы продолжают работать: ссылка указывает на сам файл, а не на путь.

Перемещение папок в другие папки

Откройте меню с тремя точками и выберите Move. Появится дерево всех допустимых папок назначения. Выберите место, нажмите Move here, и папка со всем содержимым переместится.

Нельзя переместить папку в нее саму или в одного из ее потомков. Чтобы исключить эту ошибку, такие варианты скрыты.

После перемещения обновляется навигационная цепочка каждого вложенного файла. Общедоступные ссылки продолжают работать, поскольку привязаны к идентификатору файла, а не к пути.

Вложенность и глубина

Папки могут содержать другие папки без установленного ограничения глубины. На практике почти любой команде хватает двух или трех уровней:

Clients/
├── Acme Corp/
│   ├── Contracts
│   ├── Brand assets
│   └── Past deliverables
├── Beta LLC/
│   └── ...
└── Gamma Inc/
    └── ...

Если нужна большая глубина, подумайте, правильно ли построена структура. Типичные признаки:

• Вы одинаково назвали две папки на разных уровнях, например "Drafts" внутри трех разных папок. Возможно, их стоит объединить в "Drafts" верхнего уровня, добавив метку к имени каждого файла.
• В одной папке лежит один элемент, представляющий собой другую папку с одним элементом. Объедините их.
• Папки используются для кодирования метаданных, которые могли бы быть суффиксом имени. "Clients/Acme/Active/Proposals" может быть понятнее как "Clients/Acme/Proposals", а active/closed можно указать словом статуса в каждом имени файла.

Навигация по папкам

Список файлов по умолчанию показывает сначала папки, затем файлы, обе группы по алфавиту. Нажмите имя папки, чтобы открыть ее. Навигационная цепочка наверху показывает текущий путь; нажмите любой сегмент, чтобы вернуться на этот уровень.

Левая боковая панель в Dashboard показывает раскрываемое и сворачиваемое дерево папок. Оно позволяет перейти через несколько уровней одним нажатием вместо последовательной навигации.

Особое поведение папок

Некоторые ситуации меняют поведение папок.

Общий доступ для всего аккаунта

В Account Drive меню с тремя точками у папки верхнего уровня содержит Share with account. Папка и все содержимое становятся видны каждому почтовому ящику через Webmail Drive. В Dashboard папка получает небольшую метку "Shared", напоминающую, что она не является частной.

Позже доступ можно отозвать через Stop sharing в том же меню, после чего папка снова будет видна только в Dashboard. Файлы внутри не удаляются; меняется лишь их видимость для владельцев почтовых ящиков.

Полная процедура приведена в статье Общий доступ к папкам для команды.

Общие папки верхнего уровня из webmail

Есть и обратный сценарий: если владелец почтового ящика создает папку верхнего уровня в Webmail Drive и при создании выбирает Share with account, папка переносится в Account Drive. Она становится частью общего пространства аккаунта вместо частного пространства ящика. Владелец по-прежнему видит ее, как и все остальные ящики.

Это удобно, когда владелец ящика естественным образом создает общий ресурс, например руководитель маркетинга собирает материалы бренда, и не хочет обращаться к владельцу аккаунта только ради публикации.

Вложенные папки наследуют общий доступ

Каждую вложенную папку не нужно публиковать отдельно. При публикации папки верхнего уровня для аккаунта все ее вложенные папки и файлы также становятся общими. Перемещенная в общую родительскую папка наследует доступ.

Нельзя поместить закрытую вложенную папку в общую папку. Общий доступ распространяется только сверху вниз.

Trash

Удаленная папка попадает в Trash вместе со всем содержимым, файлами и вложенными папками любого уровня. Папки можно восстановить в течение 30 дней; при восстановлении возвращается все содержимое с исходной структурой. См. Trash и восстановление файлов.

Если удаленная папка была доступна аккаунту, общий доступ приостанавливается на время нахождения в Trash. После восстановления он автоматически включается снова.

Массовые действия с папками

Отметьте флажками несколько папок, и появится панель массовых действий с вариантами Move, Move to Trash, а если какие-то папки уже в Trash, также Restore и Delete forever. При массовом перемещении используется то же дерево выбора, но действие применяется ко всем выбранным папкам.

Рабочие структуры для разных команд

Если начинаете с нуля, используйте подходящие разным командам структуры:

Малый бизнес или индивидуальный специалист:

Brand assets
Templates
Clients/
Personal
Tax & accounting

Агентство:

Brand assets (shared)
Templates (shared)
Clients/
├── Active/
└── Archive/
Internal/
├── Operations
├── HR
└── Finance

Внутренний IT или DevOps:

Runbooks (shared)
Architecture diagrams (shared)
Vendor contracts
Postmortems
Drafts

Это отправные точки. Первая созданная структура не будет идеальной. Через месяц вы поймете, какие категории мешают, а какие удобны. Смело перестраивайте: это дерево папок, а не миграция базы данных.

Что дальше

• Загрузка файлов в Drive: заполните созданные папки.
• Общий доступ к папкам для команды: откройте нужные папки владельцам почтовых ящиков.
• Массовые операции с файлами: при реорганизации выбирайте сразу несколько элементов.
• Trash и восстановление файлов: отмените удаление.