Partager des dossiers Drive avec votre équipe

Quand le titulaire du compte partage un dossier, celui-ci apparaît dans le webmail Drive de chaque boîte du compte. Il n’existe ni grille d’autorisations par boîte, ni e-mail d’invitation, ni acceptation. Un seul bouton sur le dossier suffit pour que tous le voient.

Ce guide explique quand le partage est pertinent, son fonctionnement et les rares cas limites importants.

Deux façons de partager un dossier

Deux parcours mènent au même état partagé:

1. Le titulaire partage un dossier existant. Dans Account Drive (/drive), il trouve le dossier, ouvre le menu à trois points et choisit Partager avec le compte. Toutes les boîtes le voient alors dans leur webmail.

2. Le propriétaire d’une boîte crée un dossier racine partagé. Lors de sa création dans webmail Drive, il peut cocher Partager avec le compte. Le dossier est créé directement dans Account Drive, et non dans l’espace privé de la boîte, et partagé immédiatement.

Le second parcours convient lorsque le propriétaire d’une boîte gère naturellement une ressource commune. Le responsable marketing peut créer «Ressources de marque» et celui des opérations «Procédures». Passer par le titulaire uniquement pour partager ajouterait une étape inutile.

Dans les deux cas, le dossier se trouve dans Account Drive et reste visible par tous.

Ce que voient les propriétaires de boîtes

Dans webmail Drive, la liste comporte deux zones:

• Leurs dossiers personnels: créés dans leur propre webmail Drive et privés.
• Les dossiers partagés: tous ceux que le titulaire ou un autre propriétaire par le parcours 2 a partagés avec le compte.

Une petite étiquette «Partagé» les distingue. Les propriétaires peuvent les parcourir, télécharger, téléverser et supprimer leur contenu comme dans leurs propres dossiers. Le partage accorde un accès complet en lecture et écriture. Il est binaire: partagé ou non, sans mode lecture seule.

Ce modèle volontaire simplifie les règles. Si une boîte ne doit pas écrire dans un dossier, ne partagez pas celui-ci avec le compte.

Ce qui est partagé exactement

Le partage entraîne trois choses:

• Tous les fichiers déjà présents deviennent visibles par toutes les boîtes.
• Tous les sous-dossiers sont inclus récursivement jusqu’au dernier niveau.
• Tout ajout ultérieur devient automatiquement visible sans autre action.

Vous ne pouvez pas partager un sous-dossier en laissant son parent privé, ni exclure un fichier d’un dossier partagé. Le partage descend uniquement depuis le parent. Pour une séparation plus précise, réorganisez les dossiers et placez les éléments privés dans un dossier non partagé.

Limites du partage

Un dossier Account Drive existant est partagé sur place, sans copie ni stockage supplémentaire. La limite de migration de 1,000 fichiers concerne seulement un dossier personnel racine déplacé vers Account Drive par un parcours de migration compatible.

Pour un partage normal depuis le tableau de bord, créez ou déplacez d’abord le contenu dans Account Drive, puis utilisez Partager avec le compte. Si une migration signale un dossier personnel trop volumineux, divisez-le avant de réessayer.

Quand partager ou non

Partagez lorsque:

• Le dossier est une ressource commune, comme des ressources de marque, modèles, procédures ou présentations d’accueil. Tous profitent d’une copie unique et actuelle.
• Vous enverriez sinon des copies par e-mail. Si trois boîtes utilisent les mêmes contrats, partagez une fois le dossier.
• Vous souhaitez un responsable visible. Si le marketing maintient les ressources de marque, donnez-lui accès au dossier sans détour par le titulaire.

Ne partagez pas lorsque:

• Le dossier contient des éléments sensibles, comme des données financières, documents RH ou procès-verbaux. Gardez-les dans des dossiers non partagés visibles uniquement du titulaire.
• Il est propre à un client et ne doit jamais être vu par un autre. Utilisez des comptes distincts ou gardez les dossiers privés et déplacez uniquement les fichiers pertinents vers un dossier de livrables partagé.
• Il est personnel à un propriétaire de boîte. Les fichiers personnels vont dans webmail Drive, privé par défaut, et non dans Account Drive.

Arrêter le partage

Le titulaire peut révoquer un partage à tout moment. Dans le menu à trois points, choisissez Arrêter le partage. Le dossier redevient visible uniquement dans le tableau de bord et disparaît de webmail Drive.

Important: arrêter le partage ne supprime aucun fichier. Tout reste en place, mais seul le titulaire y accède par l’URL /drive du tableau de bord.

Si un fichier était ouvert ou en cours de téléchargement lors de la révocation, l’opération peut se terminer car l’URL était déjà signée. Tout accès futur exige de réactiver le partage.

Arrêter le partage d’un dossier créé par une boîte

Dans le second parcours, un propriétaire de boîte crée et partage le dossier immédiatement. Dès qu’il existe dans Account Drive, seul le titulaire du compte peut arrêter son partage. Le créateur ne peut pas le faire lui-même.

Cette protection est volontaire. Un dossier dans l’espace du compte fait partie des ressources communes de l’entreprise. Permettre au créateur de le retirer seul perturberait l’équipe.

Pour récupérer son travail comme fichier privé, le créateur doit: demander au titulaire d’arrêter le partage → le dossier reste dans Account Drive, visible du titulaire seulement → le titulaire redéplace les fichiers appropriés vers le créateur.

Partage et Corbeille

Un dossier partagé supprimé va dans la Corbeille. Pendant ce temps:

• Le partage est suspendu et les boîtes ne voient plus le dossier.
• La conservation de 30 jours commence.
• Les octets comptent toujours dans le stockage.

Restaurer le dossier réactive automatiquement le partage, sans nouveau réglage. Sa suppression définitive depuis la Corbeille élimine le dossier et le partage.

Partage et stockage

Un dossier partagé n’est pas compté deux fois. Chaque fichier possède une copie accessible depuis plusieurs endroits. Un fichier de 1 GB compte une fois, pas une fois par boîte.

Le partage est donc pratiquement gratuit en termes de stockage. Surveillez le contenu du dossier, pas son partage.

Un parcours pratique

Pour une petite équipe configurant un nouveau compte:

1. Le titulaire crée les dossiers Account Drive à partager: Ressources de marque, Modèles, Procédures et Livrables clients, par exemple.
2. Il partage chaque dossier depuis le menu à trois points.
3. Il téléverse les premiers fichiers. Les propriétaires de boîtes les voient aussitôt.
4. Les propriétaires ajoutent de nouveaux fichiers directement depuis le webmail, sans intermédiaire pour les ajouts courants.
5. Les dossiers sensibles, comme Finance, RH et Fiscalité, ne sont pas partagés et restent réservés au tableau de bord.

Cette organisation clarifie la séparation entre privé et partagé et évite les fuites accidentelles.

Étapes suivantes

• Liens de partage publics, pour partager un fichier hors de l’entreprise.
• Drive dans le webmail, ce que voient les propriétaires et comment ils utilisent les dossiers partagés.
• Corbeille et restauration de fichiers, pour récupérer un dossier partagé supprimé par erreur.
• Account Drive: premiers pas, pour revenir aux bases.