Partager des dossiers Drive avec votre équipe

Quand le titulaire du compte partage un dossier, celui-ci apparaît dans le webmail Drive de chaque boîte du compte. Il n’existe ni grille d’autorisations par boîte, ni e-mail d’invitation, ni acceptation. Un seul bouton sur le dossier suffit pour que tous le voient.

Ce guide explique quand le partage est pertinent, son fonctionnement et les rares cas limites importants, dont les boîtes des domaines d’un client dotés d’une limite de stockage, qui ne voient pas les dossiers partagés.

Deux façons de partager un dossier

Deux parcours mènent au même état partagé:

1. Le titulaire partage un dossier existant. Dans Account Drive (/drive), il trouve le dossier, ouvre le menu à trois points et choisit Partager avec toutes les boîtes mail. Toutes les boîtes le voient alors dans leur webmail.

2. Le propriétaire d’une boîte partage un dossier racine depuis le webmail. Dans webmail Drive, il peut cocher Disponible pour toutes les boîtes mail en créant un dossier racine, ou choisir Partager avec toutes les boîtes mail dans le menu d’un dossier racine existant. Un nouveau dossier est créé directement dans Account Drive ; un dossier existant y est déplacé avec tout son contenu, et ses fichiers comptent alors pour le compte au lieu de la boîte. Dans les deux cas, il est partagé immédiatement.

Le second parcours convient lorsque le propriétaire d’une boîte gère naturellement une ressource commune. Le responsable marketing peut créer «Ressources de marque» et celui des opérations «Procédures». Passer par le titulaire uniquement pour partager ajouterait une étape inutile.

Dans les deux cas, le dossier se trouve dans Account Drive et reste visible par tous.

Ce que voient les propriétaires de boîtes

Dans webmail Drive, la liste comporte deux zones:

• Leurs dossiers personnels: créés dans leur propre webmail Drive et privés.
• Les dossiers partagés: tous ceux que le titulaire ou un autre propriétaire par le parcours 2 a partagés avec le compte.

Une petite étiquette «Partagé» les distingue. Les propriétaires peuvent les parcourir, télécharger, téléverser et supprimer leur contenu comme dans leurs propres dossiers. Le partage accorde un accès complet en lecture et écriture. Il est binaire: partagé ou non, sans mode lecture seule.

Ce modèle volontaire simplifie les règles. Si une boîte ne doit pas écrire dans un dossier, ne partagez pas celui-ci avec le compte.

Ce qui est partagé exactement

Le partage entraîne trois choses:

• Tous les fichiers déjà présents deviennent visibles par toutes les boîtes.
• Tous les sous-dossiers sont inclus récursivement jusqu’au dernier niveau.
• Tout ajout ultérieur devient automatiquement visible sans autre action.

Vous ne pouvez pas partager un sous-dossier en laissant son parent privé, ni exclure un fichier d’un dossier partagé. Le partage descend uniquement depuis le parent. Pour une séparation plus précise, réorganisez les dossiers et placez les éléments privés dans un dossier non partagé.

Limites du partage

Un dossier Account Drive existant est partagé sur place, sans copie ni stockage supplémentaire. La limite de migration de 1,000 fichiers concerne seulement un dossier personnel racine déplacé vers Account Drive par un parcours de migration compatible.

Pour un partage normal depuis le tableau de bord, créez ou déplacez d’abord le contenu dans Account Drive, puis utilisez Partager avec toutes les boîtes mail. Si une migration signale un dossier personnel trop volumineux, divisez-le avant de réessayer.

Quand partager ou non

Partagez lorsque:

• Le dossier est une ressource commune, comme des ressources de marque, modèles, procédures ou présentations d’accueil. Tous profitent d’une copie unique et actuelle.
• Vous enverriez sinon des copies par e-mail. Si trois boîtes utilisent les mêmes contrats, partagez une fois le dossier.
• Vous souhaitez un responsable visible. Si le marketing maintient les ressources de marque, donnez-lui accès au dossier sans détour par le titulaire.

Ne partagez pas lorsque:

• Le dossier contient des éléments sensibles, comme des données financières, documents RH ou procès-verbaux. Gardez-les dans des dossiers non partagés visibles uniquement du titulaire.
• Il est propre à un client et ne doit jamais être vu par un autre. Gardez les dossiers privés et déplacez uniquement les fichiers pertinents vers un dossier de livrables partagé, ou donnez à chaque client une limite de stockage, qui masque les dossiers partagés à ses boîtes.
• Il est personnel à un propriétaire de boîte. Les fichiers personnels vont dans webmail Drive, privé par défaut, et non dans Account Drive.

Arrêter le partage

Le titulaire peut révoquer un partage à tout moment : dans Account Drive, ouvrez le menu à trois points du dossier et choisissez Arrêter le partage. Les propriétaires de boîtes ne peuvent pas le faire depuis webmail Drive : le dossier disparaîtrait pour tout le monde, eux compris. Le dossier redevient visible uniquement dans le tableau de bord et disparaît de webmail Drive.

Important: arrêter le partage ne supprime aucun fichier. Tout reste en place, mais seul le titulaire y accède par l’URL /drive du tableau de bord.

Si un fichier était ouvert ou en cours de téléchargement lors de la révocation, l’opération peut se terminer car l’URL était déjà signée. Tout accès futur exige de réactiver le partage.

Arrêter le partage d’un dossier créé par une boîte

Dans le second parcours, un propriétaire de boîte partage un dossier racine avec le compte. Dès qu’il existe dans Account Drive, il appartient au compte, et seul le titulaire du compte peut arrêter son partage. Le créateur ne peut pas le faire lui-même.

Cette protection est volontaire. Un dossier dans l’espace du compte fait partie des ressources communes de l’entreprise, et arrêter son partage le masque à toutes les boîtes à la fois. Permettre au créateur de le retirer seul perturberait l’équipe, et le dossier ne reviendrait de toute façon pas dans son Drive privé : après l’arrêt du partage, il reste dans Account Drive.

Pour récupérer son travail sous forme de fichiers privés, le créateur s’adresse au titulaire du compte. Rien ne revient tout seul dans son Drive : le titulaire peut télécharger depuis Account Drive les fichiers dont il a besoin et les lui transmettre, puis le créateur les importe dans son propre webmail Drive.

Partage et Corbeille

Un dossier partagé supprimé va dans la Corbeille. Pendant ce temps:

• Le partage est suspendu et les boîtes ne voient plus le dossier.
• La conservation de 30 jours commence.
• Les octets comptent toujours dans le stockage.

Restaurer le dossier réactive automatiquement le partage, sans nouveau réglage. Sa suppression définitive depuis la Corbeille élimine le dossier et le partage.

Partage et stockage

Un dossier partagé n’est pas compté deux fois. Chaque fichier possède une copie accessible depuis plusieurs endroits. Un fichier de 1 GB compte une fois, pas une fois par boîte.

Le partage est donc pratiquement gratuit en termes de stockage. Surveillez le contenu du dossier, pas son partage.

Clients avec leur propre limite de stockage

Si vous donnez une limite de stockage aux domaines d’un client, les boîtes de ces domaines fonctionnent autrement :

• Elles ne voient aucun dossier partagé et ne peuvent pas y ajouter de fichiers. Les dossiers partagés appartiennent à votre compte et peuvent contenir les fichiers d’autres clients.
• Leurs propriétaires ne peuvent pas partager un dossier avec toutes les boîtes, ni depuis le webmail ni ailleurs. L’option est masquée et toute tentative est refusée.

Leur propre Drive du webmail continue de fonctionner et compte dans la limite du client.

Un parcours pratique

Pour une petite équipe configurant un nouveau compte:

1. Le titulaire crée les dossiers Account Drive à partager: Ressources de marque, Modèles, Procédures et Livrables clients, par exemple.
2. Il partage chaque dossier depuis le menu à trois points.
3. Il téléverse les premiers fichiers. Les propriétaires de boîtes les voient aussitôt.
4. Les propriétaires ajoutent de nouveaux fichiers directement depuis le webmail, sans intermédiaire pour les ajouts courants.
5. Les dossiers sensibles, comme Finance, RH et Fiscalité, ne sont pas partagés et restent réservés au tableau de bord.

Cette organisation clarifie la séparation entre privé et partagé et évite les fuites accidentelles.

Étapes suivantes

• Liens de partage publics, pour partager un fichier hors de l’entreprise.
• Drive dans le webmail, ce que voient les propriétaires et comment ils utilisent les dossiers partagés.
• Corbeille et restauration de fichiers, pour récupérer un dossier partagé supprimé par erreur.
• Account Drive: premiers pas, pour revenir aux bases.