Liens publics de téléchargement pour Drive

Un fichier doit parfois quitter l’entreprise. Un contrat signé repart chez un client, un livrable est transmis à un acheteur, un document fiscal est envoyé au comptable. Les pièces jointes conviennent aux petits fichiers, mais tout fichier de plus de quelques Mo devient peu pratique, et le destinataire n’utilise peut-être même pas TrekMail.

Les liens de partage publics répondent à ce besoin. Générez un lien vers n’importe quel fichier de Drive, envoyez-le par le moyen de votre choix (e-mail, Slack ou SMS), puis le destinataire télécharge le fichier depuis une page TrekMail épurée. Aucun compte ni aucune redirection vers un tiers n’est nécessaire.

Créer un lien de partage

Dans une vue Drive, cliquez sur le menu à trois points de la ligne du fichier, puis choisissez Partager. Une fenêtre présente les options du lien:

• Date d’expiration: facultative. Choisissez la date et l’heure auxquelles le lien cessera de fonctionner. Laissez ce champ vide pour «aucune expiration»: le lien reste valable jusqu’à sa révocation manuelle.
• Limite de téléchargements: facultative. Limitez le nombre de téléchargements réussis à une valeur comprise entre 1 et 100,000. Laissez le champ vide pour un nombre illimité.

Cliquez sur Créer le lien. TrekMail renvoie une URL qui se termine par /d/{token}, dont le jeton est propre à ce lien. Copiez-la et ne l’envoyez qu’aux personnes qui doivent y accéder.

Ce que voient les destinataires

Lorsqu’une personne ouvre un lien de partage, elle voit une page simple avec:

• Le nom du fichier
• La taille du fichier
• Un grand bouton «Télécharger»
• Une courte note indiquant que le fichier est partagé depuis un compte TrekMail

C’est tout. Aucun écran de connexion, aucune publicité et aucun fichier associé. Le destinataire clique sur Télécharger et le fichier est transmis à son navigateur. La plupart des navigateurs l’enregistrent dans le dossier Téléchargements par défaut.

Si le lien a expiré ou atteint sa limite de téléchargements, la page affiche plutôt le message courtois «Ce lien n’est plus disponible», sans autre précision. Nous ne révélons ni l’expéditeur d’origine ni le nom du fichier. Ces renseignements ne sont d’aucune utilité à une personne qui ne devrait pas posséder le lien.

Pourquoi préférer un lien à une pièce jointe

Taille. La plupart des systèmes de messagerie refusent les pièces jointes de plus de 25 Mo. Certains rejettent les fichiers de plus de 10 Mo. Les liens de partage conviennent mieux aux fichiers volumineux, comme une vidéo de 800 Mo, car le destinataire télécharge le fichier au lieu de le recevoir en pièce jointe.

Suivi. Chaque lien enregistre son nombre de téléchargements. Vous pouvez voir combien de fois le destinataire, ou les destinataires si le même lien a été transféré, a ouvert le fichier. Les pièces jointes n’offrent aucune visibilité.

Révocation. Si vous avez envoyé le mauvais fichier ou souhaitez couper l’accès à une date précise, révoquez le lien. Le clic suivant affiche la page «plus disponible». Avec une pièce jointe, le fichier reste à jamais dans la boîte de réception du destinataire.

Une question revient souvent: «Un lien permet-il à toute personne qui obtient l’URL de télécharger le fichier?» Oui, les liens ne demandent volontairement aucune authentification. Le jeton est assez aléatoire pour être impossible à deviner en pratique. Si vous avez besoin de contrôles plus stricts, comme un accès lié à un compte ou un destinataire nommé, les pièces jointes et les archives ZIP protégées par mot de passe restent possibles.

Afficher et gérer vos liens

Dans le menu Partager d’un fichier, sous le formulaire de création, vous voyez tous les liens existants pour ce fichier:

• L’URL de chaque lien, avec un bouton de copie
• La date d’expiration, ou «Jamais»
• Le nombre de téléchargements par rapport à la limite (23 / 100 ou 7 / illimité)
• L’état, Actif ou Révoqué
• La date de création

Vous pouvez révoquer tout lien actif de cette liste avec le bouton Révoquer. La révocation est irréversible. Pour partager de nouveau ce fichier, créez un autre lien. Les liens révoqués restent affichés pendant 90 jours pour votre piste d’audit, puis sont supprimés automatiquement.

Un fichier peut avoir plusieurs liens actifs en même temps. Vous pouvez ainsi envoyer le même fichier à différents destinataires avec des périodes d’expiration ou des limites de téléchargement distinctes. Chaque lien est suivi séparément.

Liens créés dans l’éditeur (webmail uniquement)

Lorsque vous rédigez un e-mail dans le webmail et joignez un fichier, deux situations sont possibles:

• Le fichier fait 18 Mo ou moins: la pièce jointe est livrée normalement avec l’e-mail.
• Le fichier dépasse 18 Mo: le webmail l’importe en arrière-plan dans votre Drive et remplace la pièce jointe par un lien public. Le destinataire reçoit un message normal avec un lien de téléchargement plutôt qu’une pièce jointe énorme susceptible d’être refusée.

Les liens créés dans l’éditeur ont une limite par défaut de 100 téléchargements. C’est un équilibre: assez généreux pour la plupart des transferts légitimes, mais assez strict pour limiter les abus si la boîte du destinataire est compromise. Vous pouvez modifier cette limite pendant la rédaction.

Vous pouvez aussi joindre explicitement un fichier de Drive grâce à l’icône Drive de la barre d’outils. Parcourez vos dossiers, choisissez un fichier et un lien public de téléchargement est ajouté à l’e-mail. Le fichier n’est pas dupliqué, car le lien pointe vers la copie existante. L’expérience du destinataire reste la même, tout comme la limite par défaut de 100 téléchargements.

Consultez le fonctionnement complet dans Envoyer des pièces jointes volumineuses avec Drive.

Détails de sécurité

Voici quelques points à connaître pour les fichiers sensibles:

• Les liens ne révèlent pas l’identité du compte. La page affichée aux destinataires ne nomme ni votre compte ni votre domaine.
• Les liens révoqués cessent immédiatement de fonctionner. Il n’existe aucun délai de grâce. La requête suivante reçoit l’équivalent d’une erreur 404.
• TrekMail ne propose aucune prévisualisation publique. Un lien sert uniquement au téléchargement. Le destinataire doit télécharger le fichier pour en voir le contenu. Aucune route de «prévisualisation dans le navigateur» n’expose le fichier sans téléchargement.

Quand un lien cesse de fonctionner

Un lien peut cesser de fonctionner pour l’une des raisons suivantes:

• Expiration. La date d’expiration définie est passée.
• Limite de téléchargements atteinte. Le fichier a été téléchargé le nombre maximal de fois autorisé.
• Révocation manuelle. Une personne ayant accès au fichier a révoqué le lien dans la vue de gestion.
• Suppression du fichier. Le déplacement du fichier source vers la Corbeille révoque immédiatement ses liens actifs. Vider la Corbeille ou attendre la suppression définitive rend également le fichier indisponible.
• Suppression définitive du fichier. Si vous avez supprimé définitivement le fichier avant la fin du délai de 30 jours, le lien a cessé de fonctionner immédiatement.

Pour partager un fichier restauré depuis la Corbeille, créez un nouveau lien public. Les liens révoqués lors de la suppression du fichier restent révoqués.

Étape suivante

• Envoyer des pièces jointes volumineuses avec Drive, acheminement automatique depuis l’éditeur pour les messages contenant des fichiers de plus de 18 Mo.
• Partager des dossiers avec votre équipe, partage avec des boîtes internes plutôt qu’avec des destinataires externes.
• FAQ et dépannage de Drive, lorsqu’un lien ne fonctionne pas comme prévu.

Liens de partage via API et MCP

TrekMail Drive est aussi disponible via l’API REST et le serveur MCP pour une automatisation aux droits limités. Le catalogue stdio local complet contient actuellement 261 outils, dont 42 outils Drive. Une connexion réelle ne charge que les outils autorisés par son jeton, son forfait, les ensembles d’outils choisis, le transport et les paramètres de sécurité. Les agents peuvent utiliser les autorisations Drive pour lire les dossiers, importer des fichiers, créer des liens publics, exécuter des opérations groupées contrôlées et vérifier l’état du stockage.

La facturation du module Drive reste sous le contrôle de l’utilisateur: les achats, changements de capacité et résiliations se font dans le tableau de bord, jamais avec les outils d’écriture de l’API ou de MCP. Pour intégrer l’API et les agents d’IA, consultez Présentation de l’API Drive et Présentation des outils MCP de Drive.