在 TrekMail Drive 中创建和整理文件夹

文件夹可以防止 TrekMail Drive 变成一页包含 800 个随机文件的列表。本指南介绍文件夹的全部功能，包括创建、命名、着色、嵌套和移动，以及随着账号增长仍能保持文件夹实用的小习惯。

Account Drive（位于 Dashboard）与每个邮箱的 Webmail Drive 的操作几乎完全相同。如有差异，本文会特别指出。

创建文件夹

打开 Drive，可在 Dashboard 中通过 /drive 访问 Account Drive，或在任一邮箱中打开 Webmail Drive。点击工具栏中的 New folder。

对话框会要求填写两项内容：

• Name：用户将在文件列表和面包屑导航中看到的名称。必填。
• Color：可选。文件列表中的文件夹名称旁会显示一个彩色圆点，便于视觉分组。

点击 Create 后，文件夹会出现在当前位置。对话框默认在你当前所在的文件夹中创建，因此要创建子文件夹，请先进入正确的父文件夹。

命名规则

文件夹名称不能包含正斜杠（/）或反斜杠（\）。其他内容均可使用，包括空格、标点、带重音字符和表情符号。同一个父文件夹下的两个文件夹不能使用完全相同的名称；系统会要求选择其他名称。

以下实用建议可以避免日后的麻烦：

• 名称应足够具体，脱离上下文也有意义。 "Clients" 优于 "Stuff"，而 Clients 文件夹中的 "Q1 Pitches" 优于 "Files"。面包屑导航很短，无法补充文件夹名称缺失的上下文。
• 不同文件夹保持一致。 如果一个文件夹使用句式大小写，例如 "Brand assets"，其他文件夹也应采用相同方式。混合大小写会让列表更难浏览。
• 除非日期本身很重要，否则避免写入名称。 按日期命名的文件夹很快过时。"Active clients" 会一直正确，而 "January 2025 clients" 到二月就会不准确。如果确实需要日期，请将其作为名称后缀（Reports, 2026），这样按字母排序时仍会分组。

彩色标签

创建或编辑文件夹时，可以从调色板中选择颜色。该颜色会作为小圆点显示在所有文件列表的文件夹名称旁。颜色不会改变权限或行为，只是为查看列表的人提供视觉提示。

效果良好的颜色用法包括：

• 按紧急程度。 红色代表 "needs action"，琥珀色代表 "in progress"，绿色代表 "done"。
• 按类型。 客户、内部资料、税务/法律资料各使用一种颜色。
• 按所有者。 如果多人共享 Drive，每个人可以为自己负责的文件夹选择一种颜色。

颜色并非必需，大多数文件夹无需颜色也能正常使用。可以只为每天使用的少数文件夹设置颜色，其余保持无色。

以后如需更改颜色，请打开文件夹行旁的三点菜单，选择 Rename / edit，然后在对话框中更改颜色。

重命名和编辑

打开任意文件夹行的三点菜单，然后选择 Rename / edit。创建文件夹时使用的对话框会重新打开，并预填当前名称和颜色。更改其中一项或两项，然后点击 Save。

重命名文件夹不会影响其中的任何文件。你已为其中的文件创建的公开下载链接仍会工作，因为链接指向文件本身，而不是路径。

将文件夹移入其他文件夹

打开三点菜单并选择 Move。文件夹树选择器会显示所有可移动到的文件夹。点击目标位置，再点击 Move here，文件夹及其中全部内容便会移至新位置。

不能将文件夹移入自身或自己的任何后代文件夹。选择器会隐藏这些选项，以免发生这种明显错误。

移动后，其中每个文件的面包屑导航都会更新。公开分享链接仍会工作，因为链接绑定到文件身份，而不是路径。

嵌套和深度

文件夹可以包含文件夹，且系统不强制限制深度。实际使用中，两到三层几乎足以满足所有团队需求：

Clients/
├── Acme Corp/
│   ├── Contracts
│   ├── Brand assets
│   └── Past deliverables
├── Beta LLC/
│   └── ...
└── Gamma Inc/
    └── ...

如果结构更深，请考虑其设计是否有问题。常见迹象包括：

• 你在不同层级使用了相同的文件夹名称，例如三个不同文件夹中都有 "Drafts"。考虑是否可以合并为顶层 "Drafts"，并在每个文件名中添加标签。
• 一个文件夹里只有一个项目，而该项目又是仅含一个项目的文件夹。请将它们合并。
• 你使用文件夹表示本可放入文件名后缀的元数据。"Clients/Acme/Active/Proposals" 可以简化为 "Clients/Acme/Proposals"，并在每个文件名中用 active/closed 表示状态。

文件夹导航

默认情况下，文件列表先显示文件夹，再显示文件，两者均按字母排序。点击文件夹名称即可打开。顶部的面包屑导航显示当前路径；点击任意区段可跳回该层级。

Dashboard 视图的左侧边栏显示可展开和折叠的文件夹树。可以用它一次跳转多个层级，无需逐级使用面包屑导航。

文件夹的特殊行为

以下情况中的文件夹行为有所不同：

与整个账号共享

在 Account Drive 中，顶层文件夹的三点菜单会提供 Share with account。这样，文件夹及其中所有内容会通过 Webmail Drive 对每个邮箱可见。Dashboard 视图中，文件夹会显示一个小型 "Shared" 标记，提醒你它并非私有。

以后可以在同一菜单中通过 Stop sharing 撤销共享，文件夹会恢复为仅在 Dashboard 中可见。其中的文件不会被删除，只会改变邮箱所有者对它们的可见性。

完整流程请参阅与团队共享文件夹。

从 webmail 创建顶层共享文件夹

反过来，如果邮箱所有者在自己的 Webmail Drive 中创建顶层文件夹，并在创建时选择 Share with account，该文件夹会被迁移到 Account Drive。它会从邮箱私有空间转为账号范围空间。所有者仍能看到它，其他每个邮箱也可以看到。

如果邮箱所有者本来就是共享资源的合适创建者，例如负责整理品牌素材的营销主管，又不想仅为共享而通过账号所有者中转，这项功能会很有用。

嵌套文件夹继承共享

不需要分别分享每个子文件夹。与账号共享一个顶层文件夹后，其中的所有子文件夹和文件都会随之共享。将文件夹移入共享的父文件夹后，被移动的文件夹会继承共享状态。

相反，共享文件夹内不能包含未共享的子文件夹。共享只能从父级向下传递。

Trash

删除文件夹后，它会进入 Trash。其中的所有文件和任意深度的子文件夹也会一同进入。已删除的文件夹可在 30 天内恢复；恢复文件夹会按原始结构还原其中全部内容。请参阅 Trash 和文件恢复。

如果删除的文件夹曾与账号共享，其共享会在 Trash 中暂停。恢复后，共享会自动重新启用。

文件夹批量操作

选中多个文件夹旁的复选框后，批量操作栏会显示 Move、Move to Trash；如果其中已有文件夹位于 Trash，还会显示 Restore 和 Delete forever。批量移动使用与单个文件夹移动相同的树状选择器，但会应用于所有选中项。

按团队类型组织文件夹

如果从头开始，可以参考以下适合不同团队规模的结构：

小型企业/个人经营者：

Brand assets
Templates
Clients/
Personal
Tax & accounting

代理机构：

Brand assets (shared)
Templates (shared)
Clients/
├── Active/
└── Archive/
Internal/
├── Operations
├── HR
└── Finance

内部 IT/DevOps：

Runbooks (shared)
Architecture diagrams (shared)
Vendor contracts
Postmortems
Drafts

这些只是起点。第一次创建的文件夹结构不会是最终的正确方案。一个月后，你会发现哪些分类妨碍使用，哪些很自然。请放心重新整理，因为这只是文件夹树，并非数据库迁移。

后续步骤

• 将文件上传到 Drive：创建文件夹后，将文件放入其中。
• 与团队共享文件夹：向邮箱所有者开放正确的文件夹。
• 批量文件操作：重新整理时一次选择多个项目。
• Trash 和文件恢复：撤销删除。