Account Drive: premiers pas des administrateurs

Account Drive est l’espace de stockage de l’entreprise dans le tableau de bord TrekMail. Il se trouve au même niveau que Domaines et Boîtes mail. Le propriétaire du compte le contrôle et peut rendre certains dossiers accessibles à l’équipe dans le webmail.

Si vous ouvrez Account Drive pour la première fois, ce guide indique où le trouver, qui peut voir quoi et comment rendre cet espace vide utile en quelques minutes.

Account Drive et Drive du webmail

Avant de commencer, TrekMail possède deux interfaces Drive. Elles se ressemblent, mais leur portée diffère.

Account Drive se trouve sur /drive. Le propriétaire du compte le gère. Ses dossiers sont privés ou partagés avec tout le compte, ce qui les rend visibles dans le Drive du webmail de chaque boîte.

Drive du webmail se trouve dans le webmail, à raison d’un espace par boîte. Chaque boîte possède son espace privé, géré par son propriétaire, et voit les dossiers partagés par le propriétaire du compte.

Ce guide concerne le premier. Pour le webmail, consultez Drive dans le webmail.

Trouver Account Drive

Connectez-vous à TrekMail et ouvrez Drive dans la barre latérale du tableau de bord, ou accédez à /drive.

Lors de la première ouverture, la page est vide. Elle présente:

• Une barre d’outils avec les boutons Nouveau dossier et Importer
• Un fil d’Ariane indiquant Mon Drive, car vous êtes à la racine
• Un écran vide suggérant d’importer ou de créer un dossier
• Un indicateur de la capacité de stockage mutualisée utilisée

Ce total comprend tout le compte: e-mails des boîtes, fichiers Drive du webmail et fichiers Account Drive. Consultez Comprendre les quotas de stockage mutualisés.

Qui peut accéder à Account Drive?

Par défaut, seul le propriétaire du compte voit Account Drive sur /drive. C’est intentionnel: les fichiers de l’entreprise doivent généralement être organisés par le propriétaire, pas parcourus par chaque propriétaire de boîte.

Le propriétaire peut toutefois partager certains dossiers avec le compte. Chaque boîte les voit alors dans son Drive du webmail. L’équipe collabore ainsi sans accéder au tableau de bord.

En pratique:

• Le propriétaire contrôle /drive et voit tout son contenu.
• Chaque boîte voit dans le webmail les dossiers partagés avec le compte.
• Les propriétaires de boîtes ne voient pas les dossiers privés non partagés.

Si vous n’êtes pas propriétaire et ne pouvez pas ouvrir /drive, c’est normal. Demandez au propriétaire de partager les dossiers nécessaires.

Votre premier dossier

Cliquez sur Nouveau dossier. La fenêtre demande:

• Nom: celui qui figure dans la liste. Choisissez un nom court et descriptif: «Ressources de marque» vaut mieux que «Éléments pour le site dont nous aurons besoin plus tard».
• Couleur: facultative. Choisissez une couleur comme repère, par exemple un point vert pour «Clients actifs» et gris pour «Archives».

Cliquez sur Créer. Le dossier apparaît. Vous pourrez modifier son nom et sa couleur dans le menu à trois points de sa ligne.

Quelques conventions utiles:

• Des catégories au premier niveau, pas des dates. Utilisez «Clients», «Modèles», «Ressources de marque», «Documents fiscaux», plutôt que «Janvier 2026» ou «Février 2026». Placez les dates dans les sous-dossiers.
• Majuscule de phrase, pas à chaque mot. «Ressources de marque» se lit mieux que «Ressources De Marque». La cohérence prime.
• Le pluriel pour les collections. «Factures» plutôt que «Facture», «Clients» plutôt que «Client».

Votre premier import

Cliquez sur Importer et choisissez un fichier. L’importation commence immédiatement et une barre de progression s’affiche en bas.

Pendant l’importation:

• Gestion des gros fichiers. TrekMail utilise automatiquement un envoi par blocs, plus rapide sur une bonne connexion et résistant aux brèves coupures.
• Vérification du quota. Avant l’enregistrement, TrekMail vérifie l’espace disponible. Si la limite est atteinte, une erreur apparaît et l’importation est refusée.
• Gestion des noms identiques. Si le nom existe déjà dans le dossier, le nouveau fichier devient «filename (2).ext» et les deux copies sont conservées. L’écrasement par glisser-déposer est une action distincte et volontaire.

Vous pouvez continuer à travailler. Fermer l’onglet annule les importations en cours, mais celles terminées restent sur le serveur.

Sous-dossiers et arborescence

Cliquez sur le nom d’un dossier pour l’ouvrir. Vous retrouvez la même barre, Nouveau dossier, Importer, et les mêmes règles. Le fil d’Ariane permet de remonter niveau par niveau.

La profondeur n’est pas strictement limitée, mais évitez quinze niveaux. Deux ou trois suffisent presque toujours. Au-delà, changez plutôt la structure.

Déplacer fichiers et dossiers

Ouvrez le menu à trois points d’un fichier et choisissez Déplacer. Sélectionnez le dossier de destination et confirmez. Pour plusieurs fichiers, cochez-les au début de chaque ligne puis utilisez la barre d’actions groupées affichée en haut.

Les dossiers se déplacent de la même manière avec tout leur contenu.

Corbeille et restauration

Un fichier ou dossier supprimé rejoint la Corbeille, accessible dans la barre latérale gauche de Drive. Il y reste 30 jours et continue à utiliser votre stockage jusqu’à ce que vous vidiez la Corbeille ou que TrekMail le supprime automatiquement après ce délai.

Vous pouvez le restaurer durant ces 30 jours. Vous pouvez aussi supprimer définitivement un élément ou vider toute la Corbeille pour récupérer immédiatement l’espace. Consultez Corbeille et restauration de fichiers.

Structure de départ suggérée

Si Drive est vide, cette structure convient à la plupart des équipes:

1. Ressources de marque: logos dans plusieurs formats, document des couleurs et polices. Partagez ce dossier pour que chacun puisse les utiliser dans les messages clients.
2. Modèles: propositions, contrats et présentation d’accueil. Partagez ce dossier.
3. Clients: un sous-dossier par client actif contenant contrats signés et derniers livrables. Ne le partagez que si toute l’équipe doit voir tous les clients.
4. Fiscal et juridique: factures, documents administratifs et exports comptables. Réservé au propriétaire.
5. Archives: éléments rarement consultés mais éventuellement utiles. Réservé au propriétaire.

Adaptez cette structure aux usages réels de votre équipe. La première heure doit la rendre utile, pas parfaite.

Étapes suivantes

• Pour partager un dossier, consultez Partager des dossiers avec votre équipe.
• Pour envoyer un fichier hors de l’entreprise, utilisez les Liens de partage publics.
• Pour utiliser Drive comme un dossier local, consultez la Présentation de la synchronisation Drive pour Finder, l’Explorateur Windows, rclone et plus encore.
• Pour connaître votre capacité, consultez Comprendre les quotas de stockage mutualisés.
• Pour l’augmenter, consultez Tarifs et forfaits de l’option Drive.