Je TrekMail-account definitief verwijderen

Het verwijderen van je TrekMail-account is een bewuste, onomkeerbare handeling. Voor een geverifieerd account dat hiervoor in aanmerking komt, vraagt het dashboard om je huidige wachtwoord en om een 2FA-code als die beveiliging is ingeschakeld. De verwijdering wordt vervolgens doorgaans voor 7 dagen later ingepland. Na de bedenktijd begint de verwijdering, met inachtneming van de beperkte bewaring die hieronder wordt beschreven.

Deze gids behandelt de procedure van 7 dagen voor accountverwijdering, de beschikbare herstelstappen en de categorieën gegevens die kunnen worden verwijderd of bewaard.

Voordat je het account verwijdert

Regel het volgende zolang je nog toegang tot het dashboard hebt:

• Download alles wat je later nodig hebt. Exporteer elke mailbox die je wilt bewaren via IMAP naar een desktopclient zoals Thunderbird of Apple Mail. Zodra de verwijdering wordt uitgevoerd, kun je een mailbox of de berichten daarin niet meer terughalen. Bekijk Domein- en mailboxgegevens exporteren voor informatie over de gegevens.
• Verwijs je DNS naar de nieuwe bestemming. Als je naar een andere e-mailprovider overstapt, werk dan de MX-records van je domein bij voordat de verwijdering is voltooid. Anders worden inkomende berichten voor je domein geweigerd in de periode tussen het uitschakelen van TrekMail en het actief worden van je nieuwe MX-records.
• Download facturen. Betalingsproviders en TrekMail mogen factureringsgegevens na accountverwijdering bewaren gedurende toepasselijke wettelijke, fiscale, fraudepreventie- en administratieperiodes. Je hebt dan mogelijk geen toegang meer tot het dashboard om ze op te halen. Bewaar de benodigde pdf-bestanden via Facturen en factureringsgeschiedenis voordat je het account verwijdert.
• Informeer iedereen die van je adres afhankelijk is. Als klanten, leveranciers of contactpersonen je TrekMail-adressen in hun adresboek hebben, stel dan nu doorsturen in en breng hen op de hoogte.
• Als je White Label Lite hebt, informeer dan je eindgebruikers en bereid een overstap voor voordat je de verwijdering aanvraagt. Accountverwijdering kan de add-on opzeggen en het uitfaseren van de merkhosting starten. Vertrouw niet op gecombineerde of opeenvolgende bedenktijden om de merk-URL beschikbaar te houden.

Download ook bestanden uit TrekMail Drive als je bang bent die kwijt te raken. De mappenstructuur van Drive kan niet met één klik worden geëxporteerd. Je moet bestanden afzonderlijk of mappen als ZIP-archieven downloaden vanuit de Drive-interface.

Het account daadwerkelijk verwijderen

1. Klik rechtsboven in het dashboard op je naam en open Account.
2. Scrol helemaal naar beneden, naar het rode onderdeel Gevarenzone.
3. Lees de waarschuwing over verwijdering en de gevolgen voor het account.
4. Klik op Account verwijderen.
5. Er wordt een bevestigingsvenster geopend. Vul het volgende in:
   • Huidig wachtwoord: verplicht als er een wachtwoord voor je account is ingesteld.
   • Tweefactorcode: verplicht als 2FA voor je account is ingeschakeld. Voer de zes cijfers uit je authenticatie-app in.
6. Klik in het venster op Account verwijderen. De verwijdering van een geverifieerd account wordt voor over zeven dagen ingepland. Een niet-geverifieerd account kan zonder die bedenktijd voor verwijdering worden opgepakt.

Als je je alleen via Google, Microsoft of een andere sociale provider hebt aangemeld en nooit een wachtwoord hebt ingesteld, kun je in het venster zonder wachtwoord doorgaan. Er wordt wel een link aangeboden om er eerst een in te stellen als je die extra beveiligingsstap wilt.

Wat er onmiddellijk gebeurt

Wanneer je verwijderingsverzoek wordt geaccepteerd, is de Dienst ontworpen om de volgende beperkingen in te voeren:

• Actieve browsersessies worden ongeldig gemaakt.
• API-tokens worden ingetrokken. Scripts of integraties die de TrekMail-API gebruiken, moet je daarom als niet beschikbaar beschouwen.
• Berichttokens die bij het account horen, worden ingetrokken.
• De interface Account → Gevarenzone is niet meer toegankelijk omdat je bent uitgelogd.
• Voor een geverifieerd account dat hiervoor in aanmerking komt, begint de bedenktijd van 7 dagen. Een account dat niet voor dit herstelvenster in aanmerking komt, kan anders worden verwerkt.

Totdat de verwijdering begint, blijft het account gemarkeerd voor verwijdering. Gebruik deze periode niet als operationele overdracht. Exporteer gegevens en wijzig DNS voordat je de verwijdering inplant.

Tijdens de bedenktijd van 7 dagen

De bedenktijd biedt een beperkte mogelijkheid om een in aanmerking komend verwijderingsverzoek te annuleren. Sommige beveiligings- of operationele gegevens kunnen in deze periode al veranderen of ontoegankelijk worden.

Herstel tijdens de bedenktijd: dien vanuit een toegankelijk TrekMail-account een supportticket in, vermeld welk account voor verwijdering is ingepland en vraag of de verwijdering nog kan worden geannuleerd. Annulering is alleen mogelijk zolang het verzoek zich nog binnen de bedenktijd bevindt. Eerder ingetrokken API- of berichtreferenties moeten mogelijk opnieuw worden aangemaakt.

Wacht niet tot het einde van de bedenktijd. Zodra de verwerking van de verwijdering begint, is herstel via de Diensten niet meer mogelijk.

Abonnementen tijdens de bedenktijd: actieve abonnementen kunnen actief blijven totdat ze door het verwijderingsproces worden opgezegd. Als een verlengingsdatum tijdens de bedenktijd valt, kan de normale afschrijving nog steeds worden geprobeerd. Tenzij de wet anders vereist, geeft verwijdering of opzegging niet automatisch recht op restitutie. Vragen over facturering moeten via het Supportcentrum worden ingediend.

Na het herstelvenster: wat er gebeurt

Na afloop van de toepasselijke bedenktijd kan de verwerking van de verwijdering beginnen. Afhankelijk van het account, de provider, het product en wettelijke bewaarplichten omvat dit proces doorgaans het volgende:

1. Abonnementen worden voor opzegging ingepland. Het tijdstip en de definitieve status kunnen van de betalingsprovider of marketplace afhangen. Controleer de gegevens van de provider en je factureringsstatus in plaats van aan te nemen dat de opzegging onmiddellijk gebeurt.
2. Domeinen worden uit de e-mailconfiguratie van TrekMail verwijderd. Daarna accepteert TrekMail geen inkomende e-mail meer voor die domeinen. Je blijft zelf verantwoordelijk voor het wijzigen van DNS.
3. Mailboxen en actieve Klantinhoud worden voor verwijdering ingepland. Dit omvat opgeslagen berichten en mailboxmappen, met inachtneming van back-ups en de beperkte bewaring die hieronder wordt beschreven.
4. Financiële en affiliategegevens kunnen worden bewaard wanneer dit redelijkerwijs nodig is voor commissies, belastingen, boekhouding, fraudepreventie, geschillen of naleving van de wet.
5. Het actieve accountrecord en bijbehorende gegevens worden verwijderd of geanonimiseerd, met uitzondering van informatie die TrekMail of zijn providers voor de hieronder beschreven doeleinden mag bewaren.

Verwijdering is een proces in meerdere systemen en wordt mogelijk niet overal tegelijk afgerond. Beschouw het einde van de bedenktijd niet als garantie dat elke kopie bij een provider of elk toegestaan bewaard record al is gewist.

Gegevensbewaring en administratie

Bij accountverwijdering worden het actieve account en de bijbehorende diensten verwijderd. Het is geen manier om een aangepaste overeenkomst voor gegevensbewaring te verkrijgen. Download de benodigde gegevens en facturen voordat je de verwijdering inplant.

• Betalingsgegevens. TrekMail en zijn betalingsproviders mogen facturen, transactiegegevens, beperkte klantinformatie en andere factureringsgegevens bewaren gedurende hun respectieve wettelijke, fiscale, fraudepreventie-, geschillen-, beveiligings- en administratieperiodes.
• Affiliate-momentopnamen, indien van toepassing: het financiële overzicht blijft in ons auditlogboek staan, zodat commissies die voor de verwijdering zijn betaald traceerbaar blijven.
• Interne operationele logboeken: deze kunnen informatie over het account, netwerk, de beveiliging of activiteit bevatten en worden volgens het toepasselijke operationele schema bewaard.
• Reguliere back-ups: verwijderde gegevens kunnen tijdelijk in afgeschermde back-ups voor noodherstel blijven staan totdat de toepasselijke back-upcyclus is verstreken. Back-ups zijn geen gewone opslag waartoe klanten toegang hebben en worden na voltooiing van de verwijdering niet op individueel verzoek hersteld.

Vragen over verwijdering of wettelijk beschikbare privacyrechten kun je indienen via het TrekMail Supportcentrum.

Veelgestelde vragen

Kan ik slechts één mailbox of domein verwijderen in plaats van het hele account? Ja. Bekijk Een mailbox verwijderen en de optie 'Verwijderen' op de pagina Domeinen. Met de knop 'Account verwijderen' wis je de volledige werkruimte.

Ik heb mijn account verwijderd, maar heb toch een factuur nodig. Kan ik die krijgen? Open vanuit een toegankelijk TrekMail-account een supportticket en geef voldoende informatie om de transactie te identificeren. Of een kopie kan worden verstrekt, hangt af van identiteitsverificatie en de gegevens die TrekMail of de betalingsprovider nog rechtmatig bewaart. Een bewaard factureringsrecord betekent niet dat het verwijderde account opnieuw kan worden geactiveerd.

Stoppen mijn terugkerende verwijzingscommissies? Accountverwijdering kan de toegang tot het Affiliateprogramma beëindigen en voorkomen dat toekomstige commissies betaalbaar worden. Bestaande commissies met de status In behandeling of Beschikbaar worden afgehandeld volgens het toepasselijke Affiliateprogrammabeleid, waaronder de regels voor vasthouden, beëindiging, belasting, uitbetaling en niet-opgeëiste saldi.

Wat gebeurt er met mijn dashboardsessies op gedeelde computers? Het verwijderingsproces is ontworpen om actieve sessies ongeldig te maken. Meld je uit voorzorg handmatig af en trek waar mogelijk apparaten of referenties in voordat je de verwijdering aanvraagt.

Kan een kwaadwillende die mijn wachtwoord heeft mijn account verwijderen? Die persoon heeft het volgende nodig:

• Je huidige wachtwoord.
• Een actieve 2FA-code uit je authenticatie-app, als je 2FA hebt ingeschakeld.

Als 2FA is ingeschakeld, vereist het verwijderingsformulier ook een actuele 2FA-code. Als je geen 2FA gebruikt, kan iemand met je huidige dashboardwachtwoord de verwijdering inplannen. Een geverifieerd account heeft een herstelvenster van zeven dagen. Een niet-geverifieerd account heeft dat niet.

Worden mijn gegevens bij accountverwijdering uit objectopslag gewist? Drive-bestanden die bij het account horen, worden via het standaardproces voor opslagverwijdering ingepland voor verwijdering. Verwijderde objecten kunnen tijdelijk in afgeschermde providersystemen of back-ups blijven staan totdat de toepasselijke verwijderings- of back-upcyclus is voltooid.

Volgende stappen

• Privacy en gegevensbewaring, het volledige beleid dat beschrijft wat we bewaren en hoelang.
• Domein- en mailboxgegevens exporteren, de exportprocedure voor de verwijdering.
• Een mailbox verwijderen, een beperktere ingreep dan volledige accountverwijdering.
• Je abonnement opzeggen of downgraden, als je alleen de facturering wilt stoppen en de werkruimte wilt behouden.
• Tweefactorauthenticatie, bescherm deze en alle andere destructieve handelingen met 2FA.